Politique de confidentialité

Qui nous sommes

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont Ciosanna LLC, une société à responsabilité limitée constituée aux États-Unis, exerçant ses activités sous le nom commercial Ciosanna Connect (« Ciosanna », « nous » ou « notre »), collecte, utilise, divulgue, conserve, sécurise et traite de toute autre manière les informations personnelles dans le cadre de la plateforme Ciosanna, du site web CiosannaConnect.com, des applications mobiles et web Ciosanna, des canaux d'assistance à la clientèle et de communication, ainsi que de l'ensemble des services, fonctionnalités, contenus et fonctions connexes (collectivement, les « Services »).

Ciosanna est une entreprise appartenant à un vétéran. Notre adresse postale principale est 714 W 2nd St, Waitsburg, WA 99361. Vous pouvez nous contacter concernant la présente Politique de confidentialité ou toute question relative à la protection de la vie privée à l'adresse support@ciosanna.com. Nous ne proposons pas actuellement les Services dans l'Union européenne et n'avons donc pas désigné de représentant dans l'Union au titre de l'article 27 du GDPR ; un représentant sera désigné avant tout lancement des Services dans l'Union européenne.

Personnes auxquelles s'applique la présente Politique

La présente Politique de confidentialité s'applique à toutes les personnes qui interagissent avec Ciosanna ou dont nous traitons les informations personnelles dans le cadre de la fourniture des Services. Cela inclut, sans s'y limiter :

• Les Visiteurs — toute personne qui visite, consulte ou accède de toute autre manière au site web marketing CiosannaConnect.com, y compris les personnes qui demandent des informations, s'abonnent à une lettre d'information, planifient une démonstration, nous contactent via un formulaire web ou interagissent avec notre assistant commercial basé sur l'intelligence artificielle.
• Les Clients (également désignés par les termes « Abonnés », « Locataires », « Entreprises » ou « comptes Boss ») — les entreprises qui souscrivent à la plateforme Ciosanna, ainsi que leurs représentants autorisés, notamment les propriétaires d'entreprise, les gestionnaires immobiliers et les membres du personnel.
• Les Résidents — les personnes qui résident dans un bien immobilier géré au moyen de la plateforme Ciosanna, qui en sont locataires ou qui y sont autrement associées, y compris les candidats à la location, les résidents actuels et les anciens résidents, ainsi que les membres de leur foyer ou les codemandeurs le cas échéant.
• Les Propriétaires (également désignés par le terme « Investisseurs ») — les personnes physiques ou morales propriétaires de biens immobiliers gérés par un Client de Ciosanna et accédant au portail investisseur.
• Les Prestataires — les fournisseurs de services tiers, entrepreneurs ou personnels de maintenance qui accèdent au portail prestataire afin de recevoir, accepter, exécuter ou documenter des ordres de travail.
• Les Autres Personnes — toute autre personne physique dont les informations personnelles sont susceptibles d'être traitées dans le cadre des Services, y compris les employés, mandataires ou contacts des Clients, Propriétaires ou Prestataires ; les personnes à contacter en cas d'urgence pour les Résidents ; les représentants légaux ; et les personnes qui nous contactent par tout autre moyen.

La présente Politique s'applique indépendamment de la manière dont vous interagissez avec les Services — via nos sites web, applications mobiles, API, canaux d'assistance à la clientèle, courrier électronique, courrier postal, téléphone ou en personne.

Définitions

• « Informations Personnelles » désigne toute information qui identifie, se rapporte à, décrit, est raisonnablement susceptible d'être associée à, ou pourrait raisonnablement être liée, directement ou indirectement, à une personne physique ou à un foyer particulier. Lorsque la loi applicable utilise un terme différent (tel que « données à caractère personnel » au sens du règlement général sur la protection des données de l'Union européenne), ce terme a la signification qui lui est attribuée par ladite loi applicable.
• « Informations Personnelles Sensibles » désigne le sous-ensemble des Informations Personnelles faisant l'objet d'une protection renforcée en vertu de la loi applicable, notamment les numéros d'identification délivrés par des autorités gouvernementales, les informations relatives aux comptes financiers, la géolocalisation précise, l'origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses, l'orientation sexuelle, la nationalité ou le statut migratoire, les informations relatives à la santé, les données biométriques, ainsi que le contenu des courriers, messages électroniques et messages textuels.
• « Traitement » désigne toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des Informations Personnelles, y compris la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la récupération, l'utilisation, la divulgation, l'alignement, la combinaison, la restriction, l'effacement ou la destruction.
• « Données Client » désigne les Informations Personnelles relatives aux Résidents, Propriétaires, Prestataires ou autres personnes d'un Client, qui sont fournies aux Services ou générées par les Services par un Client ou pour son compte. Lorsque nous Traitons des Données Client pour le compte d'un Client, ce dernier est en principe le « responsable du traitement » (GDPR) ou l'« entreprise » (CCPA), et Ciosanna agit en qualité de « sous-traitant » ou de « prestataire de services ». Lorsque nous Traitons des Informations Personnelles pour nos propres finalités (par exemple, les données des Visiteurs sur notre site web marketing), Ciosanna agit en qualité de responsable du traitement ou d'entreprise.
• « Cio » désigne les fonctionnalités alimentées par l'intelligence artificielle intégrées dans les Services, notamment le Cio AI Assistant disponible pour les utilisateurs authentifiés au sein de la plateforme et le Cio Sales Agent disponible pour les Visiteurs sur le site web marketing.
• « Sous-Traitant Ultérieur » désigne un prestataire de services tiers qui Traite des Informations Personnelles pour notre compte dans le cadre du soutien aux Services.

Relation entre la présente Politique et les accords conclus avec les Clients

Lorsque Ciosanna Traite des Données Client pour le compte d'un Client, ce Traitement est également régi par l'accord conclu entre Ciosanna et le Client, y compris tout avenant relatif au traitement des données. En cas de conflit entre la présente Politique de confidentialité et un accord écrit conclu avec un Client concernant les Données Client de ce dernier, l'accord écrit prévaut.

Si vous êtes un Résident, un Propriétaire ou un Prestataire dont les informations sont traitées dans le cadre de l'utilisation des Services par un Client, veuillez noter que c'est généralement le Client (et non Ciosanna) qui détermine quelles informations sont collectées auprès de vous, la manière dont elles sont utilisées dans le cadre de la relation de gestion immobilière, et la durée pendant laquelle elles sont conservées aux fins commerciales du Client. Pour exercer vos droits en matière de protection de la vie privée à l'égard des Données Client, vous devez en règle générale contacter le Client en premier lieu. Nous assisterons les Clients dans le traitement de ces demandes dans les conditions requises par la loi.

Acceptation et modifications

En accédant aux Services ou en les utilisant, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité. Nous sommes susceptibles de mettre à jour la présente Politique de confidentialité périodiquement. Lorsque nous apportons des modifications substantielles, nous vous en informerons en publiant la Politique mise à jour sur notre site web, en actualisant la date de « Dernière mise à jour » figurant en tête de la présente Politique, et, lorsque la loi l'exige ou lorsque la modification affecte substantiellement la manière dont nous Traitons vos Informations Personnelles, en vous fournissant une notification supplémentaire, telle qu'un message électronique à votre adresse électronique enregistrée ou une notification bien visible au sein du produit. Votre utilisation continue des Services après la date d'entrée en vigueur d'une Politique mise à jour vaut acceptation de ladite Politique mise à jour dans la mesure permise par la loi applicable. Lorsque la loi applicable requiert votre consentement exprès à une modification substantielle, nous obtiendrons ce consentement avant d'appliquer ladite modification.

Langue

La présente Politique de confidentialité est publiée en langue anglaise et est disponible dans onze langues supplémentaires à titre de commodité. En cas de conflit ou de divergence entre la version anglaise et toute traduction, la version anglaise prévaut et est considérée comme le texte faisant foi et juridiquement contraignant.

Informations que nous collectons auprès des Visiteurs

Lorsque vous visitez CiosannaConnect.com ou interagissez de toute autre manière avec nos canaux marketing, nous sommes susceptibles de collecter :

• Des informations de contact et d'identification que vous fournissez volontairement via des formulaires, notamment votre nom, la dénomination de votre entreprise, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre intitulé de poste, votre pays, ainsi que toute autre information que vous saisissez dans des champs de texte libre.
• Des informations relatives aux démonstrations et aux demandes de renseignements que vous fournissez lorsque vous planifiez une démonstration, demandez un devis, téléchargez une ressource ou soumettez un formulaire de contact, notamment le nombre de logements que vous gérez, les types de biens immobiliers, votre mode de contact préféré et toute note en texte libre.
• Des données de conversation avec l'agent commercial, notamment le contenu de vos interactions avec le Cio Sales Agent, les questions que vous posez, les réponses que vous recevez, vos préférences déclarées, votre intention apparente (par exemple, la navigation en mode découverte par opposition à une recherche active) et toute information que vous choisissez de communiquer au cours de la conversation.
• Des préférences en matière de lettres d'information et d'abonnement, notamment votre adresse électronique et toute préférence thématique que vous indiquez.
• Des informations relatives à votre appareil et à votre navigation, collectées automatiquement, notamment l'IP address, la localisation géographique approximative déduite de votre IP address (au niveau de la ville et du pays), le type et la version du navigateur, le système d'exploitation, le type d'appareil, la résolution d'écran, le site web référent, les pages consultées, le temps passé sur les pages, les événements de clic, la profondeur de défilement et les préférences linguistiques.
• Des cookies et technologies similaires, tels que décrits plus en détail dans notre Politique relative aux cookies.
• Des enregistrements de consentement, notamment vos réponses aux bannières de consentement aux cookies et tout signal de refus émis par votre navigateur au titre du Global Privacy Control ou d'un mécanisme similaire.

Informations que nous collectons auprès des Clients

Lorsque vous ou votre organisation souscrivez à la plateforme Ciosanna en qualité de Client, y accédez ou l'utilisez, nous sommes susceptibles de collecter :

• Des informations de compte, notamment votre nom, votre adresse électronique professionnelle, votre numéro de téléphone, votre intitulé de poste, votre rôle au sein de l'organisation et vos identifiants de connexion.
• Des informations relatives à l'organisation, notamment la dénomination sociale, l'adresse professionnelle, le numéro d'identification fiscale le cas échéant, le nombre de biens immobiliers et de logements gérés, les adresses des biens immobiliers et tout autre élément relatif aux opérations de l'entreprise.
• Des informations de facturation et de paiement, notamment le nom et l'adresse électronique du contact de facturation, l'adresse de facturation, les quatre derniers chiffres des cartes de paiement, la marque et la date d'expiration de la carte, les informations de compte bancaire ACH (transmises à notre prestataire de traitement des paiements et conservées par celui-ci ; nous ne stockons pas les numéros complets de cartes de paiement ni les numéros complets de comptes bancaires sur nos propres systèmes), l'historique des factures, le statut de l'abonnement et les informations fiscales.
• Des informations d'authentification et de sécurité, notamment les mots de passe hachés, les jetons d'authentification multifacteur MFA, les identifiants de session, les IP addresses et les appareils utilisés pour se connecter, les horodatages de connexion et les journaux d'événements de sécurité.
• Des métadonnées et contenus de communications, notamment les courriers électroniques, les messages internes à la plateforme, les tickets d'assistance, les transcriptions vocales ou de chat selon le cas, ainsi que les métadonnées telles que les destinataires des messages, les horodatages et le statut de lecture.
• Des informations relatives à l'utilisation de la plateforme, notamment les fonctionnalités auxquelles vous accédez, les choix de configuration que vous effectuez, les contenus que vous téléchargez, les biens immobiliers et logements que vous créez, les Résidents que vous ajoutez, les baux que vous enregistrez, les paiements que vous saisissez, les ordres de travail que vous générez, les décisions de notation que vous examinez et les entrées du journal d'audit reflétant les actions effectuées dans votre compte.
• Des données d'interactions avec l'intelligence artificielle, notamment vos conversations avec le Cio AI Assistant, les requêtes que vous soumettez, les réponses que vous recevez et tout retour d'information que vous formulez sur ces réponses.

Informations que nous collectons auprès des Résidents

Si vous êtes un Résident d'un bien immobilier géré au moyen de la plateforme Ciosanna, le Client collecte des informations vous concernant et les télécharge ou les génère dans la plateforme, ou vous demande de les fournir directement. Les informations Traitées peuvent inclure :

• Des informations d'identification et de contact, notamment votre nom légal complet, votre date de naissance, votre adresse postale et résidentielle, vos numéros de téléphone, votre adresse électronique, votre photographie (lorsque celle-ci est requise à des fins d'identification ou d'accès à l'immeuble), votre langue préférée et vos coordonnées de contact d'urgence.
• Des identifiants délivrés par des autorités gouvernementales, notamment votre numéro de sécurité sociale ou ses quatre derniers chiffres, votre numéro de permis de conduire ou de carte d'identité d'État, ainsi que des documents relatifs à votre immigration ou à votre nationalité lorsque la loi applicable ou le Client l'exige à des fins d'éligibilité au logement. Ces informations sont traitées en tant qu'Informations Personnelles Sensibles, chiffrées au repos selon le protocole AES-256-GCM avec dérivation de clé par locataire via HKDF, et ne sont accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
• Des informations relatives à la candidature et au bail, notamment l'historique de location, les adresses précédentes, les informations professionnelles, les documents de justification de revenus, les références, les codemandeurs et les membres du foyer, les animaux domestiques, les véhicules, les conditions du bail, les dépôts de garantie et toute autre information que vous fournissez dans le cadre d'un dossier de candidature à la location ou en lien avec un bail.
• Des informations financières, notamment l'historique des paiements de loyer, les informations de compte bancaire ou de carte de paiement utilisées pour effectuer des paiements (transmises à notre prestataire de traitement des paiements et conservées par celui-ci), les autorisations de paiement récurrent, les soldes du grand livre, les pénalités de retard et autres frais ou crédits.
• Des communications, notamment les messages échangés avec la gestion immobilière, les prestataires de maintenance ou d'autres parties autorisées via la plateforme ; les messages vocaux et les enregistrements d'appels lorsque la plateforme enregistre les communications ; ainsi que les interactions par chat ou avec l'assistant basé sur l'intelligence artificielle.
• Des informations relatives à la maintenance et aux ordres de travail, notamment les descriptions des problèmes que vous signalez, les photographies ou vidéos que vous téléchargez, les autorisations d'accès que vous accordez et les comptes rendus de visites des prestataires.
• Des données de notation et comportementales, notamment les points de données utilisés par le système de notation comportementale Cio (tels que l'historique de paiement dans les délais, la réactivité aux communications, le comportement en matière de maintenance et les événements de conformité au bail) et les scores qui en résultent. Le recours à la prise de décision automatisée dans le cadre de cette notation est décrit à la Section 10 de la présente Politique et dans notre divulgation FCRA.
• Des informations relatives à l'appareil, à la navigation et aux accès, notamment l'IP address, les identifiants d'appareil, les horodatages de connexion et les événements d'accès physique tels que les entrées dans l'immeuble ou le logement lorsque la plateforme est intégrée à des systèmes de contrôle d'accès.

Informations que nous collectons auprès des Propriétaires

Si vous accédez à la plateforme Ciosanna en qualité de Propriétaire ou d'Investisseur, nous sommes susceptibles de collecter :

• Des informations d'identification et de contact, notamment votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et vos informations d'identification fiscale lorsque celles-ci sont requises aux fins des distributions aux propriétaires ou des déclarations fiscales (par exemple, un Form 1099).
• Des informations relatives à la propriété et à l'entité, notamment la structure juridique par laquelle vous détenez un bien immobilier (le cas échéant), les pourcentages de détention, les biens immobiliers et logements vous appartenant et votre rôle au sein de toute entité propriétaire.
• Des informations financières et relatives aux distributions, notamment les informations de compte bancaire pour les distributions ACH (conservées par notre prestataire de traitement des paiements), l'historique des distributions, les barèmes de frais et les documents fiscaux.
• Des informations d'authentification, de communication, d'interaction avec l'intelligence artificielle et d'utilisation des mêmes types que ceux décrits à la Section 2.2.

Informations que nous collectons auprès des Prestataires

Si vous accédez à la plateforme Ciosanna en qualité de Prestataire, nous sommes susceptibles de collecter :

• Des informations d'identification et professionnelles, notamment votre nom, la dénomination de votre entreprise, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, vos numéros de licence et vos informations d'assurance le cas échéant, vos zones d'intervention et vos tarifs.
• Des informations relatives aux ordres de travail, notamment les missions attribuées, les plannings, les photos et les notes que vous soumettez en lien avec les travaux réalisés, ainsi que les évaluations ou retours d'information formulés par les Clients ou les Résidents.
• Des informations de paiement, notamment les informations de compte bancaire pour les versements (conservées par notre prestataire de traitement des paiements) et l'historique des paiements.
• Des informations d'authentification, de communication, d'interaction avec l'intelligence artificielle et d'utilisation des mêmes types que ceux décrits à la Section 2.2.

Informations que nous collectons automatiquement auprès de tous les utilisateurs

Quel que soit votre rôle, lorsque vous utilisez les Services, nous sommes susceptibles de collecter automatiquement des informations relatives à votre appareil et à votre connexion (IP address, type et version du navigateur, système d'exploitation, type et identifiants d'appareil, paramètres de langue, fuseau horaire, résolution d'écran, URL de référence) ; des informations relatives à votre utilisation et aux événements (pages consultées, actions effectuées, horodatages, journaux d'erreurs, métriques de performance, événements de sécurité) ; une localisation approximative déduite de votre IP address (au niveau de la ville et du pays uniquement — nous ne collectons pas de géolocalisation précise telle que les coordonnées GPS, sauf si vous y consentez expressément) ; ainsi que des cookies et technologies similaires tels que décrits dans notre Politique relative aux cookies.

Informations que nous recevons de tiers

Nous sommes susceptibles de recevoir des Informations Personnelles vous concernant de la part de tiers en lien avec les Services, notamment : les prestataires de traitement des paiements (tels que Stripe), qui confirment le succès ou l'échec des transactions, fournissent des données partielles de carte à des fins d'affichage et communiquent des signaux de fraude et de risque ; les prestataires de vérification d'identité et d'enquêtes de solvabilité (lorsqu'ils sont mandatés par un Client dans le cadre de dossiers de candidature à la location), qui fournissent les résultats de la vérification d'identité, des informations de crédit, des antécédents judiciaires, des historiques d'expulsion et d'autres informations contenues dans des rapports d'information sur les consommateurs régis par le Fair Credit Reporting Act et le droit applicable des États ; les prestataires de communication et de notification (tels que SendGrid pour les courriers électroniques et tout prestataire de services SMS) ; les prestataires d'authentification (lorsque des intégrations d'authentification unique ou de connexion via des réseaux sociaux sont activées) ; les prestataires d'infrastructure (tels que Cloudflare), qui fournissent des signaux liés à la sécurité, notamment la géolocalisation par IP address, les scores de détection de bots et les renseignements sur les menaces ; les partenaires, intégrateurs et sources de recommandation ; ainsi que les sources accessibles au public, notamment les annuaires professionnels, les registres publics et les réseaux sociaux, utilisés aux fins de vérification des informations commerciales ou dans le cadre de la prospection commerciale.

Catégories d'Informations Personnelles au sens de la législation californienne

Aux fins du California Consumer Privacy Act et du California Privacy Rights Act, les catégories d'Informations Personnelles que nous collectons comprennent : les identifiants ; les informations visées au California Civil Code Section 1798.80(e) ; les caractéristiques des classifications protégées en vertu du droit californien ou fédéral (uniquement dans la mesure nécessaire aux décisions d'éligibilité au logement et dans les limites autorisées par les lois applicables en matière de logement équitable) ; les informations commerciales ; les informations relatives à l'activité sur internet ou sur d'autres réseaux électroniques ; les données de géolocalisation (approximatives et non précises) ; les informations audio, électroniques, visuelles et similaires ; les informations professionnelles ou liées à l'emploi ; les informations relatives à l'éducation ; les inférences tirées de l'une ou l'autre des catégories précédentes ; ainsi que les informations personnelles sensibles (notamment les numéros de sécurité sociale, les numéros de permis de conduire, les identifiants de connexion à des comptes, les informations d'accès aux comptes, le contenu des communications et les informations relatives aux comptes financiers).

Ce que nous ne collectons pas

Nous ne collectons pas sciemment d'Informations Personnelles auprès de personnes âgées de moins de treize ans (ou de l'âge minimum équivalent prévu par la loi applicable dans d'autres juridictions). Nous ne collectons pas d'identifiants biométriques (tels que les empreintes digitales ou la géométrie faciale), sauf dans le cas où un Client active expressément et divulgue une telle collecte en lien avec des fonctionnalités de contrôle d'accès et obtient tous les consentements requis de la part des Résidents. Nous ne pratiquons pas de surveillance commerciale sans lien avec les Services et nous ne collectons pas d'Informations Personnelles dans le but de les vendre (voir la Section 13).

Fourniture et exploitation des Services

Nous Traitons les Informations Personnelles afin d'inscrire et d'authentifier les utilisateurs, de créer et de maintenir des comptes, de permettre aux Clients de gérer des biens immobiliers et des Résidents, de permettre aux Résidents d'effectuer des paiements et de communiquer avec leur gestionnaire immobilier, de permettre aux Propriétaires et aux Prestataires d'accéder aux portails correspondants, de délivrer des communications, de générer des rapports et de fournir de manière générale les fonctionnalités et les caractéristiques des Services.

Fondement juridique : Exécution d'un contrat conclu avec vous ou avec le Client qui vous a accordé l'accès ; ou, en l'absence de relation contractuelle directe, nos intérêts légitimes à fournir des Services fonctionnels et les intérêts légitimes du Client à exploiter son activité de gestion immobilière.

Traitement des Paiements et des Distributions

Nous utilisons les informations relatives aux paiements pour traiter les paiements d'abonnement des Clients, pour faciliter le paiement des loyers par les Résidents, pour traiter les distributions aux Propriétaires et pour traiter les versements aux Prestataires, dans chaque cas par l'intermédiaire de notre prestataire de services de paiement.

Fondement juridique : Exécution d'un contrat ; respect de nos obligations légales, notamment en matière de déclarations fiscales et de lutte contre le blanchiment de capitaux.

Communication avec Vous

Nous Traitons les informations de contact et de communication afin de vous envoyer des messages transactionnels (confirmations de compte, réinitialisations de mot de passe, reçus de paiement, mises à jour d'ordres de travail, rappels de bail et autres avis opérationnels), de répondre aux demandes d'assistance, de vous informer des évolutions des Services et, lorsque vous avez donné votre consentement ou que la loi applicable le permet, de vous envoyer des communications à caractère commercial. Vous pouvez vous désabonner des communications commerciales à tout moment en suivant les instructions de désinscription figurant dans tout courrier électronique commercial ou en nous contactant à l'adresse support@ciosanna.com.

Fondement juridique : Exécution d'un contrat pour les communications transactionnelles ; votre consentement pour les communications commerciales lorsque celui-ci est requis ; nos intérêts légitimes à tenir les utilisateurs informés lorsque le consentement n'est pas requis.

Fourniture des Fonctionnalités Alimentées par l'Intelligence Artificielle

Nous Traitons le contenu de vos interactions avec Cio (y compris le Cio Sales Agent sur le site web marketing et le Cio AI Assistant au sein de la plateforme) afin de générer des réponses, de fournir une assistance contextuelle, de faire remonter des informations pertinentes et de soutenir les flux de travail de vente et de succès client. Cio est alimenté par des modèles de langage de grande taille fournis par notre Sous-Traitant Ultérieur spécialisé en intelligence artificielle et opère dans le cadre de restrictions contractuelles qui interdisent l'utilisation de vos conversations à des fins d'entraînement de modèles d'intelligence artificielle tiers. Nous informons de l'utilisation de l'intelligence artificielle lors de toute interaction avec Cio, conformément au EU AI Act et aux lois similaires applicables.

Fondement juridique : Exécution d'un contrat (pour l'assistance par intelligence artificielle au sein de la plateforme) ; intérêts légitimes (pour l'assistance commerciale alimentée par l'intelligence artificielle, sous réserve de votre droit d'opposition) ; votre consentement lorsque celui-ci est requis.

Exploitation du Système de Notation Comportementale Cio

Pour les Résidents et les candidats à la location pour lesquels le Client a activé les fonctionnalités de notation, nous Traitons les informations relatives aux comportements et à l'historique des paiements afin de générer des scores Cio destinés à aider le Client à comprendre les comportements locatifs des résidents. L'utilisation du score par le Client est régie par les politiques propres au Client, par la législation applicable en matière de logement équitable, notamment le Fair Housing Act, et par le Fair Credit Reporting Act lorsque le score est utilisé pour prendre des décisions d'éligibilité. La section 10 de la présente Politique ainsi que notre Déclaration FCRA fournissent des informations complémentaires, notamment en ce qui concerne votre droit à un examen humain des décisions automatisées.

Fondement juridique : Exécution d'un contrat avec le Client ; intérêts légitimes du Client dans l'évaluation du risque locatif, mis en balance avec vos droits et libertés ; respect du Fair Credit Reporting Act lorsque celui-ci est applicable.

Personnalisation des Services

Nous utilisons les informations relatives à la langue, aux paramètres régionaux et aux préférences afin d'afficher les Services dans votre langue préférée, de mémoriser vos paramètres d'interface et de faire apparaître les contenus pertinents eu égard à votre rôle.

Fondement juridique : Exécution d'un contrat ; intérêts légitimes à fournir une expérience utilisateur fonctionnelle.

Maintien de la Sécurité et Prévention de la Fraude

Nous Traitons les IP address, les identifiants d'appareils, les événements de connexion, les journaux d'événements de sécurité, les signaux de détection de bots et des informations similaires afin de détecter et de prévenir les accès non autorisés, la fraude, les abus, les incidents de sécurité et les violations de nos Conditions d'utilisation ou de la loi applicable. Nous utilisons les services de gestion des bots et de renseignements sur les menaces de Cloudflare, notamment le CAPTCHA Turnstile, dans le cadre de ces finalités.

Fondement juridique : Intérêts légitimes à protéger la sécurité des Services et de nos utilisateurs ; respect des obligations légales.

Respect des Obligations Légales

Nous Traitons les Informations Personnelles afin de respecter nos obligations légales, y compris les obligations découlant du droit fiscal, du droit comptable, de la législation relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, de la législation relative au logement équitable, du droit de la protection des consommateurs (notamment le FCRA, le CCPA, le GDPR et les lois similaires), les réponses aux demandes légales émanant des autorités chargées de l'application de la loi, aux décisions de justice et aux autorités de réglementation, ainsi que l'établissement, l'exercice ou la défense de réclamations juridiques.

Fondement juridique : Respect d'une obligation légale ; intérêts légitimes à établir ou à défendre des réclamations juridiques ; intérêts vitaux dans les rares situations d'urgence.

Analyse et Amélioration des Services

Nous utilisons les données d'utilisation, les journaux d'erreurs et les données agrégées ou anonymisées afin de comprendre la manière dont les Services sont utilisés, de diagnostiquer les problèmes techniques, de mesurer l'adoption des fonctionnalités, de tester de nouvelles fonctionnalités et d'améliorer les Services. Dans la mesure du possible, nous utilisons des données agrégées ou anonymisées à ces fins. Nous n'utilisons pas les Informations Personnelles individuelles des Résidents pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle mis à la disposition d'autres Clients sans autorisation explicite.

Fondement juridique : Intérêts légitimes à exploiter et à améliorer les Services.

Conduite d'Activités de Marketing et de Développement Commercial

Nous Traitons les informations de contact de prospects commerciaux (généralement des employés d'organisations clientes potentielles) afin de mener des actions de prospection, de présenter la plateforme Ciosanna, de planifier des démonstrations et de soutenir le processus de vente. Nous donnons suite aux demandes de désinscription sans délai. Nous ne pratiquons pas la publicité comportementale intersites et ne partageons pas les Informations Personnelles avec des annonceurs tiers à des fins publicitaires.

Fondement juridique : Intérêts légitimes en matière de vente et de développement commercial ; votre consentement lorsque celui-ci est requis par la loi.

Réalisation de Transferts d'Entreprise

Si nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition, un financement, une réorganisation, une procédure de faillite, une mise sous séquestre, une cession d'actifs de la société ou un transfert de services à un autre prestataire, nous pouvons Traiter et divulguer des Informations Personnelles dans le cadre d'une telle opération, sous réserve de protections appropriées en matière de confidentialité et de l'application continue de la présente Politique ou de conditions qui lui succèdent et lui sont substantiellement similaires.

Fondement juridique : Intérêts légitimes à la réalisation d'opérations de nature sociétaire ; respect des obligations légales.

Avec Votre Consentement

Nous pouvons Traiter des Informations Personnelles à des fins supplémentaires avec votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, étant précisé que ce retrait sera sans effet sur le Traitement intervenu antérieurement à celui-ci.

Fondement juridique : Votre consentement.

Partage au sein de la plateforme Ciosanna

La plateforme Ciosanna est un système multi-portails qui nécessite, pour fonctionner, le partage de certaines informations entre les portails. Les échanges internes suivants s'effectuent dans le cours normal des Services :

• Entre le Client et ses utilisateurs autorisés : Les informations téléversées ou générées par un utilisateur d'une organisation Cliente sont généralement accessibles aux autres utilisateurs autorisés de cette même organisation Cliente, sous réserve des contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) (les membres du personnel peuvent disposer d'un accès plus restreint que les gestionnaires ou les propriétaires de l'entreprise).
• Du Client au Résident : Les informations que le Client publie via la plateforme à destination d'un Résident (telles que les soldes de compte, les avis et les documents de bail) sont visibles par ce Résident dans le portail Résident.
• Du Résident au Client : Les informations que le Résident soumet via la plateforme (telles que les demandes d'entretien, les communications et les informations de paiement) sont visibles par les utilisateurs autorisés de l'organisation Cliente.
• Du Client au Propriétaire : Les informations relatives aux biens immobiliers et aux Résidents que le Client choisit de rendre accessibles à un Propriétaire via le portail investisseur (telles que le taux d'occupation, l'état locatif, les performances financières et les résumés de scoring des Résidents) sont visibles par ce Propriétaire. Les Propriétaires n'ont pas accès à l'ensemble des informations relatives aux Résidents ; l'accès est configuré par le Client conformément au droit applicable.
• Du Client au Prestataire : Les informations nécessaires à l'exécution par un Prestataire d'un ordre de travail qui lui est assigné (telles que l'adresse, la nature du problème, les instructions d'accès et les coordonnées du Résident pour la planification de l'intervention) sont communiquées au Prestataire désigné.
• Entre Résidents et autres Résidents : La plateforme ne partage pas les Informations Personnelles d'un Résident avec d'autres Résidents, sauf lorsque le Client a activé des fonctionnalités qui impliquent nécessairement un tel partage (par exemple, les forums de la communauté ou la planification partagée des équipements communs), et dans ce cas uniquement les informations limitées nécessaires à l'utilisation de la fonctionnalité concernée.

Sous-Traitants Ultérieurs

Nous faisons appel à des Sous-Traitants Ultérieurs soigneusement sélectionnés pour l'exécution de services pour notre compte. Chaque Sous-Traitant Ultérieur est lié par un accord écrit imposant la confidentialité, des mesures de sécurité appropriées, et le Traitement des Informations Personnelles uniquement sur la base d'instructions documentées émanant de Ciosanna et conformément à la présente Politique. Les catégories de Sous-Traitants Ultérieurs auxquels nous faisons appel comprennent :

• Infrastructure cloud et hébergement de bases de données — pour le stockage et le Traitement des Informations Personnelles.
• Traitement des paiements — pour le traitement des paiements d'abonnement, des paiements de loyer, des distributions aux Propriétaires et des versements aux Prestataires.
• Acheminement des courriers électroniques et notifications — pour les communications transactionnelles et commerciales.
• Services d'intelligence artificielle — pour alimenter le Cio AI Assistant et le Cio Sales Agent.
• Sécurité, diffusion de contenu et gestion des robots — pour la fourniture des Services de manière sécurisée et à grande échelle.
• Vérification d'identité et agences de renseignements sur les consommateurs — lorsqu'elles sont mandatées par un Client dans le cadre de dossiers de candidature à la location, conformément au Fair Credit Reporting Act et au droit applicable de chaque État.
• Assistance à la clientèle et outils de gestion des tickets — lorsqu'ils sont utilisés pour gérer les demandes d'assistance.
• Analyses et télémétrie produit — au moyen d'analyses respectueuses de la vie privée en mode propriétaire.

Une liste actualisée de nos principaux Sous-Traitants Ultérieurs est disponible dans notre Liste des Sous-Traitants Ultérieurs (mentionnée à la section 15 de la présente Politique).

Partage avec les Prestataires et fournisseurs de services du Client

Un Client peut choisir d'intégrer Ciosanna à des services tiers qu'il utilise (par exemple, des logiciels de comptabilité, des services de vérification des antécédents ou des assureurs). Lorsque le Client active de telles intégrations, des Informations Personnelles peuvent être communiquées à ces tiers conformément aux instructions du Client et à la politique de confidentialité propre au tiers concerné. Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de protection de la vie privée des services tiers que le Client choisit d'intégrer.

Partage avec votre consentement

Nous pouvons communiquer des Informations Personnelles à des tiers lorsque vous nous y autorisez ou que vous consentez par ailleurs à ce partage.

Partage pour des motifs légaux

Nous pouvons divulguer des Informations Personnelles lorsque nous estimons de bonne foi que la divulgation est requise ou autorisée par la loi, notamment : pour nous conformer à une citation à comparaître, une ordonnance judiciaire, un mandat de perquisition ou toute autre procédure juridique ; pour répondre à des demandes légales émanant d'autorités publiques, y compris les autorités chargées de l'application de la loi et les autorités compétentes en matière de sécurité nationale ; pour faire respecter nos Conditions d'utilisation ou d'autres accords ; pour enquêter sur des fraudes, des incidents de sécurité ou des violations de nos politiques ou du droit applicable, et pour les prévenir ; pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de Ciosanna, de nos utilisateurs ou de tiers ; et dans le cadre de procédures judiciaires, notamment pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Dans la mesure où la loi le permet, nous informerons l'utilisateur concerné préalablement à la divulgation de ses Informations Personnelles en réponse à une demande légale, à moins que nous soyons légalement empêchés de le faire ou que nous estimions qu'une telle notification créerait un risque de préjudice.

Partage dans le cadre de transferts d'entreprise

Si nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition, un financement, une réorganisation, une procédure de faillite, une mise sous séquestre ou une cession d'actifs de l'entreprise, les Informations Personnelles peuvent être transférées à l'entité acquéreuse ou successeur. Nous exigerons de tout tel destinataire qu'il respecte des engagements substantiellement similaires à ceux de la présente Politique en ce qui concerne vos Informations Personnelles.

Données agrégées ou dépersonnalisées

Nous pouvons partager des données agrégées, anonymisées ou dépersonnalisées qui ne peuvent raisonnablement pas être utilisées pour vous identifier, à toute fin licite, notamment la recherche de marché, l'analyse comparative sectorielle et l'amélioration des Services. Nous maintenons des garanties raisonnables afin de prévenir toute réidentification et nous ne tentons pas de réidentifier des données dépersonnalisées, sauf dans les cas autorisés par le droit applicable.

Absence de vente des Informations Personnelles ; absence de publicité comportementale intersite

Nous ne vendons pas les Informations Personnelles à titre onéreux. Nous ne partageons pas les Informations Personnelles à des fins de publicité comportementale intersites. Nous respectons le signal Global Privacy Control en tant que demande d'opposition valide à tout partage susceptible d'être qualifié de « vente » ou de « partage » au sens du droit californien. La section 13 de la présente Politique décrit plus en détail votre droit de vous opposer à toute activité de ce type.

Vue d'ensemble

Nous et nos prestataires de services utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires (collectivement, les « Technologies de Suivi ») pour exploiter, sécuriser et améliorer les Services. La présente Section offre un résumé de haut niveau. Notre Politique en matière de Cookies (disponible à l'adresse /legal/cookies) fournit un inventaire détaillé des Technologies de Suivi spécifiques que nous utilisons, des finalités pour lesquelles elles sont utilisées, des catégories d'informations qu'elles collectent, ainsi que de leurs durées de conservation respectives.

Ce que sont les technologies de suivi

Les Technologies de Suivi comprennent : (a) les cookies, qui sont de petits fichiers texte placés sur votre appareil par un site web que vous visitez ; (b) les balises web (également connues sous le nom de pixels ou de GIF transparents), qui sont de petites images graphiques intégrées dans des pages web ou des messages électroniques et utilisées pour mesurer l'engagement ; (c) le stockage local et le stockage de session, qui sont des mécanismes de stockage basés sur le navigateur utilisés pour conserver les préférences et l'état d'authentification ; (d) les software development kits (SDKs) intégrés dans toute application mobile ou application intégrée au produit ; et (e) les identifiants côté serveur utilisés en lien avec nos fournisseurs d'infrastructure et de sécurité.

Catégories de Technologies de Suivi que Nous Utilisons

Nous organisons les Technologies de Suivi selon les catégories suivantes :

• Strictement Nécessaires — requises pour le fonctionnement des Services, notamment les jetons d'authentification, les identifiants de session, les cookies de sécurité, les cookies d'équilibrage de charge et les cookies utilisés pour mémoriser vos choix en matière de consentement aux cookies. Ceux-ci ne peuvent pas être désactivés via notre bannière de consentement aux cookies, car les Services ne pourraient pas fonctionner sans eux.
• Fonctionnelles — utilisées pour mémoriser vos préférences et paramètres, notamment votre choix de langue, vos paramètres régionaux et vos préférences d'interface.
• Analytiques — utilisées pour comprendre la manière dont les Visiteurs et les utilisateurs interagissent avec les Services, notamment les pages consultées, les fonctionnalités utilisées et la façon dont les utilisateurs naviguent dans les Services. Nous utilisons des analyses internes respectueuses de la vie privée et ne partageons pas les données analytiques au niveau des Visiteurs avec des réseaux publicitaires tiers.
• Marketing — utilisées dans le cadre de nos propres communications marketing et de la personnalisation sur site. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires tiers et ne partageons pas de données avec des réseaux publicitaires tiers à des fins de publicité comportementale contextuelle croisée.

Consentement et choix

Nous recueillons votre consentement relatif aux Technologies de Suivi non essentielles conformément à la loi applicable. Notre mécanisme de consentement est géographiquement adapté :

• Visiteurs de l'Union européenne, de l'Espace économique européen et du Royaume-Uni : Nous affichons une fenêtre de consentement en plein écran qui bloque les Technologies de Suivi non essentielles jusqu'à ce que vous effectuiez un choix affirmatif. Les paramètres par défaut sont configurés sur le refus, et vous devez accepter ou personnaliser vos sélections de manière affirmative.
• Californie, Colorado, Connecticut, Virginie, Utah et autres juridictions des États-Unis applicables : Nous affichons une bannière de consentement en bas de page vous permettant de refuser les Technologies de Suivi non essentielles. Lorsque vous disposez d'un droit de refus de la « vente » ou du « partage » en vertu de la loi applicable de l'État concerné, la bannière met cette option à votre disposition.
• Autres juridictions : Nous appliquons par défaut une bannière de bas de page prudente, conforme aux meilleures pratiques mondiales.
• Global Privacy Control (GPC) : Si votre navigateur transmet un signal Global Privacy Control, nous appliquons automatiquement les paramètres les plus protecteurs en matière de vie privée (cookies essentiels uniquement) et traitons ce signal comme une demande de refus valide en vertu de la loi applicable, notamment le California Privacy Rights Act ainsi que les lois sur la protection de la vie privée du Colorado, du Connecticut, du Texas, de l'Oregon, du Montana, du New Hampshire, du New Jersey, du Delaware, du Nebraska et du Minnesota.

Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies à tout moment via le lien de gestion des cookies figurant dans le pied de page de notre site web. Si vous modifiez vos préférences, la modification s'applique de manière prospective ; les informations déjà collectées sous vos préférences antérieures seront conservées ou supprimées conformément aux durées de conservation décrites dans notre Politique en matière de cookies.

Do Not Track

La plupart des navigateurs modernes n'envoient plus de signal « Do Not Track » significatif. Nous respectons le signal Global Privacy Control tel que décrit ci-dessus. Nous ne répondons pas à l'en-tête « Do Not Track » hérité, car aucune interprétation conforme à une norme industrielle de ce signal n'a été établie.

Cookies Définis par des Services Tiers

Certaines fonctionnalités des Services peuvent reposer sur des services tiers qui déposent leurs propres cookies, notamment le dispositif de protection contre les robots Cloudflare Turnstile, l'interface de paiement de notre prestataire de traitement des paiements, ainsi que tout widget d'assistance client intégré. Les cookies déposés par ces tiers sont régis par la politique de confidentialité du tiers concerné. Nous recensons ces tiers et leurs cookies dans notre Politique en matière de cookies.

Principe général

Nous ne conservons les Informations Personnelles que le temps nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, pour respecter nos obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables et de reporting, pour faire respecter nos contrats, pour résoudre les litiges, et pour protéger nos droits légaux, sauf lorsqu'une durée de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi applicable. Lorsque les Informations Personnelles ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les anonymisons, ou, lorsque la suppression n'est pas techniquement réalisable (par exemple, dans des archives de sauvegarde immuables), nous en restreignons le Traitement ultérieur jusqu'à ce que la suppression soit réalisable.

Conservation des Données Client

Pour les Données Client (Informations Personnelles que nous Traitons pour le compte d'un Client), notre période de conservation par défaut est la durée de l'abonnement du Client aux Services, augmentée d'une période définie postérieure à la résiliation, destinée à permettre une clôture ordonnée :

• Abonnement actif : Nous conservons les Données Client aussi longtemps que le compte du Client est actif.
• Compte suspendu : Si le compte d'un Client est suspendu pour non-paiement ou violation de nos Conditions d'Utilisation, les Données Client sont conservées dans un état suspendu dans l'attente d'une résolution.
• Compte résilié, fenêtre de conservation de quatre-vingt-dix jours : À la suite de la résiliation de l'abonnement d'un Client, nous conservons les Données Client pendant quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date d'entrée en vigueur de la résiliation. Durant cette période, le Client peut demander l'exportation des Données Client ou le rétablissement du compte.
• Après la fenêtre de quatre-vingt-dix jours : À l'expiration de la fenêtre de conservation de quatre-vingt-dix jours, les Données Client sont supprimées des systèmes actifs. Des copies résiduelles peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées jusqu'à ce que lesdites sauvegardes soient écartées du cycle de conservation (généralement dans un délai supplémentaire de quatre-vingt-dix jours), ainsi que dans les journaux d'audit et autres enregistrements similaires conservés dans les conditions décrites à la Section 6.5 ci-dessous.
• Suppression sur instruction du Client : Un Client peut nous donner instruction de supprimer les Données Client avant l'échéance prévue par le calendrier par défaut, sous réserve des obligations légales de conservation et de nos procédures internes.
• Suppression logique au sein de la plateforme : Lorsqu'un Client marque un compte ou un enregistrement comme « supprimé » via la plateforme, les données sous-jacentes sont conservées dans le registre comptable du compte du Client (notamment à des fins d'audit et de règlement des litiges), mais retirées des vues par défaut, sauf et jusqu'à ce que le Client procède à la suppression définitive de l'enregistrement ou que la période de conservation arrive à expiration.

Conservation des Données des Visiteurs

Pour les Informations Personnelles que nous collectons auprès des Visiteurs sur le site web marketing :

• Les conversations commerciales et les données relatives aux prospects (y compris les transcriptions du Cio Sales Agent, les demandes de démonstration et les soumissions de formulaires de contact) sont conservées pendant une période maximale de vingt-quatre (24) mois à compter de la dernière interaction, à l'issue de laquelle nous procédons soit à la suppression des données, soit à la conservation de données agrégées et anonymisées à des fins d'analyse des tendances.
• Les données relatives aux abonnés à la newsletter sont conservées jusqu'à la résiliation de votre abonnement, augmentée d'une courte période de suppression (généralement trente jours) afin de garantir que votre préférence est prise en compte dans l'ensemble de nos systèmes.
• Les données relatives aux cookies et aux analyses sont conservées pendant les durées précisées dans notre Politique en matière de cookies.
• Les registres de consentement sont conservés pendant la plus longue des deux périodes suivantes : (a) la durée pendant laquelle le consentement est en vigueur, augmentée d'une période raisonnable permettant de démontrer la conformité avec la loi applicable, ou (b) toute durée de conservation imposée par la loi.

Conservation des catégories spécifiques

Certaines catégories d'Informations Personnelles sont conservées selon des calendriers propres à chaque catégorie :

• Les dossiers de paiement, factures et documents fiscaux sont conservés pendant au moins sept (7) ans à compter de la transaction ou, si une durée plus longue est requise, pendant la période imposée par la législation fiscale, comptable ou relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux applicable.
• Les Informations Personnelles Sensibles (telles que les numéros de sécurité sociale et les identifiants gouvernementaux) ne sont conservées que le temps nécessaire à l'accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées (en principe, la durée de la relation locative augmentée d'une période postérieure à l'occupation définie), puis sont supprimées ou font l'objet de restrictions supplémentaires.
• Les informations issues des vérifications d'antécédents et des rapports sur les consommateurs sont conservées conformément au Fair Credit Reporting Act et à la législation étatique applicable, et ne sont pas conservées au-delà de la période nécessaire à la finalité pour laquelle le rapport a été obtenu.
• Les données de communication (y compris les courriers électroniques, les messages et les conversations au sein de la plateforme) sont généralement conservées pendant la durée de la relation sous-jacente augmentée d'une période raisonnable à l'issue de celle-ci aux fins de résolution des litiges et d'audit, après quoi elles sont supprimées, sauf si leur conservation est requise à des fins légales ou réglementaires.
• Les journaux de sécurité et d'authentification sont conservés pendant une durée maximale de vingt-quatre (24) mois à des fins d'investigation en matière de sécurité et d'audit.
• Les journaux de conversation Cio AI sont conservés dans les conditions décrites à la Section 3.4 et dans notre Politique en matière de cookies.

Journaux d'audit et sauvegardes

Nous conservons des journaux d'audit consignant les actions effectuées au sein des Services à des fins de sécurité, de conformité et de résolution des litiges. Les journaux d'audit sont conservés pendant des durées conformes à la loi applicable et à nos exigences de gouvernance interne, généralement pour une période non inférieure à la durée de conservation des documents sous-jacents auxquels se rapportent les entrées du journal.

Des sauvegardes de nos systèmes de production sont maintenues à des fins de reprise après sinistre et de continuité des activités. Les Informations Personnelles supprimées des systèmes actifs peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées jusqu'à ce que ces sauvegardes soient éliminées à l'issue de leur période de rétention. Nous ne restaurons pas les Informations Personnelles supprimées à partir des sauvegardes, sauf dans la mesure nécessaire à la reprise après sinistre.

Obligations de conservation légale

Si nous recevons notification d'un litige en cours ou anticipé, d'une enquête gouvernementale, d'une demande d'information réglementaire ou de toute autre circonstance déclenchant une obligation de conservation légale, nous conserverons les Informations Personnelles pertinentes nonobstant les durées de conservation mentionnées ci-dessus, jusqu'à la levée de cette obligation.

Suppression en réponse aux demandes vérifiées

Lorsque vous disposez, en vertu de la loi applicable, d'un droit de demander la suppression de vos Informations Personnelles, nous donnerons suite à toute demande de suppression vérifiée conformément à la Section 9 de la présente Politique. Certaines exceptions s'appliquent, notamment lorsque la conservation est nécessaire pour mener à bien une transaction, détecter des incidents de sécurité, respecter une obligation légale, exercer la liberté d'expression, se conformer au California Electronic Communications Privacy Act, mener des recherches dans l'intérêt public, ou exercer ou défendre des droits en justice.

Notre programme de sécurité

Nous maintenons un programme de sécurité de l'information conçu pour protéger les Informations Personnelles contre tout accès non autorisé, toute perte accidentelle, altération, divulgation et destruction. Notre programme s'appuie sur des normes industrielles reconnues et comprend des mesures de protection administratives, techniques et physiques adaptées à la nature des Informations Personnelles que nous Traitons ainsi qu'aux risques associés à ce Traitement. Les principales composantes de notre programme de sécurité sont décrites ci-après. Aucun programme de sécurité n'est parfait, et nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des Informations Personnelles ; les mesures de protection décrites dans la présente Section sont conçues pour réduire le risque à un niveau approprié aux Services, mais vous devez également prendre les dispositions nécessaires pour protéger vos propres Informations Personnelles, notamment en utilisant des mots de passe forts et uniques et en activant l'authentification multifacteur lorsque celle-ci est disponible.

Chiffrement

• Chiffrement en transit : Toutes les connexions aux Services sont chiffrées à l'aide du protocole Transport Layer Security (TLS) version 1.3 ou, lorsque TLS 1.3 n'est pas disponible sur un client de connexion, TLS 1.2 avec des suites de chiffrement modernes. Nous maintenons une configuration "Full (Strict) SSL" auprès de notre fournisseur de diffusion de contenu et de sécurité afin de garantir un chiffrement de bout en bout entre le client, la périphérie et l'origine.
• Chiffrement au repos : Les Informations Personnelles stockées dans notre base de données de production sont chiffrées au repos. Les Informations Personnelles Sensibles (notamment les identifiants gouvernementaux tels que les numéros de sécurité sociale, les dates de naissance et les informations relatives aux comptes financiers) font l'objet d'une couche supplémentaire de chiffrement au niveau applicatif utilisant le standard de chiffrement avancé en mode Galois/Compteur avec des clés de 256 bits (« AES-256-GCM »), les clés cryptographiques étant dérivées par locataire à l'aide de la fonction de dérivation de clé basée sur HMAC (HKDF). Les champs interrogeables sont protégés par des représentations hachées à clé (HMAC), de sorte que des recherches autorisées peuvent être effectuées sans exposer le texte en clair.
• Les sauvegardes et les copies de reprise après sinistre sont chiffrées à l'aide de mécanismes comparables.

Contrôles d'Accès

• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) : L'accès aux Informations Personnelles au sein des Services est régi par des contrôles d'accès basés sur les rôles. Les organisations clientes sont configurées en tant que comptes multi-locataires avec une sécurité au niveau des lignes appliquée au niveau de la couche de base de données, de sorte que les données d'un Client ne soient pas accessibles à un autre Client.
• Accès selon le principe du besoin d'en connaître pour le personnel de Ciosanna : L'accès aux Informations Personnelles par le personnel de Ciosanna est limité aux personnes qui ont besoin d'un tel accès pour l'exercice de leurs fonctions. Tout accès de cette nature est consigné.
• Authentification : L'accès aux comptes destinés aux Clients est protégé par une authentification par mot de passe, avec la prise en charge de l'authentification multifacteur. L'accès administratif aux systèmes internes requiert une authentification multifacteur.
• Gestion des sessions : Les sessions expirent automatiquement après une période d'inactivité. Les événements d'authentification suspects déclenchent une vérification supplémentaire ou la résiliation de la session.

Sécurité de l'infrastructure

• Pare-feu applicatif web (WAF) : Le trafic entrant vers les Services est filtré par un pare-feu applicatif web qui détecte et bloque les schémas d'attaque courants, notamment les injections SQL, les scripts intersites et les flux de données malveillants connus.
• Protection contre les attaques par déni de service distribué (DDoS) : Notre infrastructure est protégée par un service de mitigation DDoS de niveau entreprise.
• Gestion des robots : Nous déployons Cloudflare Bot Fight Mode ainsi que des mécanismes similaires de détection automatisée de robots afin d'identifier et de bloquer le trafic automatisé malveillant.
• Défis anti-robots sur les formulaires : Les formulaires accessibles au public, y compris les formulaires de connexion, les formulaires d'inscription et le formulaire de soumission de demande d'accès aux données personnelles (DSAR) destiné aux Visiteurs, sont protégés par Cloudflare Turnstile, une alternative au CAPTCHA respectueuse de la vie privée qui ne requiert pas d'interaction de l'utilisateur dans la plupart des cas et ne repose pas sur des cookies de traçage.
• Segmentation du réseau et principe du moindre privilège : Les systèmes de production sont segmentés par rapport aux systèmes de développement et de préproduction, et les communications inter-services sont limitées au strict minimum nécessaire au fonctionnement des Services.

Développement de logiciels et gestion des vulnérabilités

Nous appliquons des pratiques de développement logiciel sécurisé, notamment la revue de code, la surveillance des dépendances, les tests de sécurité automatisés, ainsi que l'application rapide de correctifs aux vulnérabilités connues dans les bibliothèques tierces et l'infrastructure sous-jacente. Nous surveillons les avis de sécurité émanant de nos fournisseurs de logiciels et appliquons les correctifs critiques en fonction de la gravité de la vulnérabilité divulguée.

Sécurité du personnel

Le personnel de Ciosanna ayant accès aux Informations Personnelles est soumis à des obligations de confidentialité, est formé aux pratiques en matière de protection de la vie privée et de sécurité, et est tenu de respecter nos politiques de sécurité de l'information. L'accès est attribué selon le principe du besoin d'en connaître et révoqué en cas de changement de fonction ou de cessation des relations de travail.

Sécurité des Sous-Traitants Ultérieurs

Nous imposons contractuellement à nos Sous-Traitants Ultérieurs de maintenir des mesures de sécurité appropriées aux Informations Personnelles qu'ils Traitent pour notre compte. Nous examinons périodiquement la posture de sécurité des Sous-Traitants Ultérieurs significatifs et, le cas échéant, leurs rapports d'audit de sécurité indépendants (tels que les rapports SOC 2).

Réponse aux incidents et notification des violations

Nous maintenons un plan de réponse aux incidents conçu pour identifier, contenir, investiguer et remédier aux incidents de sécurité. En cas de violation de données à caractère personnel au sens de la loi applicable :

• Nous notifierons l'autorité de contrôle compétente (telle qu'une autorité de protection des données d'un État membre de l'Union européenne) sans délai indu et, lorsque cela est possible, dans les soixante-douze (72) heures suivant la prise de connaissance de la violation, conformément à Article 33 du GDPR.
• Nous notifierons les personnes concernées sans délai indu lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés, ou lorsque la loi applicable l'exige par ailleurs (notamment les lois relatives à la notification des violations de données en vigueur dans les États des États-Unis).
• Lorsque nous Traitons des Informations Personnelles pour le compte d'un Client, nous notifierons ce dernier sans délai indu afin qu'il puisse satisfaire à ses propres obligations de notification.

La forme, le calendrier et le contenu des notifications de violation seront adaptés aux exigences de la loi applicable et aux circonstances propres à l'incident concerné.

Vos Responsabilités

Vous jouez un rôle important dans la protection de vos propres Informations Personnelles. Nous vous encourageons à : utiliser des mots de passe forts et uniques et à activer l'authentification multifacteur lorsqu'elle est disponible ; ne jamais communiquer vos identifiants de connexion à des tiers ; vous déconnecter des Services lorsque vous utilisez des appareils partagés ou publics ; maintenir vos appareils, systèmes d'exploitation et navigateurs à jour avec les derniers correctifs de sécurité ; faire preuve de vigilance à l'égard des courriers électroniques ou messages d'hameçonnage qui semblent provenir de Ciosanna et vérifier l'identité de l'expéditeur avant de cliquer sur des liens ou de fournir des identifiants ; et nous informer sans délai à l'adresse support@ciosanna.com si vous suspectez tout accès non autorisé à votre compte.

Où Nous Traitons les Informations Personnelles

Ciosanna a son siège social aux États-Unis, et notre infrastructure de production est exploitée principalement aux États-Unis. Lorsque vous utilisez les Services, vos Informations Personnelles peuvent être transférées vers, conservées aux États-Unis et dans tout autre pays où nous-mêmes ou nos Sous-Traitants Ultérieurs disposons d'installations, et y être Traitées. Les lois relatives à la protection des données et à la vie privée des États-Unis et des autres pays vers lesquels des Informations Personnelles peuvent être transférées peuvent ne pas offrir le même niveau de protection que les lois de la juridiction dans laquelle vous résidez.

Transferts depuis l'Espace économique européen, le Royaume-Uni et la Suisse

Lorsque nous transférons des Informations Personnelles depuis l'Espace économique européen (« EEE »), le Royaume-Uni ou la Suisse vers les États-Unis ou vers un autre pays n'ayant pas été reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat des données, nous nous appuyons sur un ou plusieurs des mécanismes de transfert licites suivants :

• Standard Contractual Clauses (SCCs) : Nous concluons les Standard Contractual Clauses de la Commission européenne (Module 2 pour les transferts de responsable du traitement à sous-traitant, ou tout autre Module applicable, tel que prévu par la décision d'exécution de la Commission (UE) 2021/914) avec nos Sous-Traitants Ultérieurs situés en dehors de l'EEE. Les SCCs imposent des obligations contraignantes à l'importateur de données en ce qui concerne la protection des Informations Personnelles.
• United Kingdom International Data Transfer Addendum aux SCCs (ou le UK International Data Transfer Agreement), tel qu'émis par l'UK Information Commissioner's Office, pour les transferts soumis au UK GDPR.
• Mécanismes reconnus par l'autorité suisse de protection des données pour les transferts soumis à la loi fédérale suisse sur la protection des données.
• Cadres de protection de la vie privée EU-États-Unis, extension Royaume-Uni et Suisse-États-Unis : Lorsque nous-mêmes ou nos Sous-Traitants Ultérieurs sommes certifiés au titre du cadre applicable de protection de la vie privée administré par le Département du commerce des États-Unis, nous pouvons nous prévaloir de cette certification en tant que mécanisme de transfert licite. Nous évaluons actuellement l'auto-certification au titre de ce cadre de protection de la vie privée ; jusqu'à ce que la certification soit obtenue et mentionnée dans la présente Politique, nous nous appuyons sur les SCCs et les autres mécanismes décrits ci-dessus.
• Autres mécanismes de transfert licites autorisés par la loi applicable, notamment les règles d'entreprise contraignantes le cas échéant, les dérogations pour des situations spécifiques prévues par l'Article 49 du GDPR (telles que le transfert nécessaire à l'exécution d'un contrat ou fondé sur votre consentement explicite), ainsi que tout autre mécanisme formellement approuvé par l'autorité de contrôle compétente.

Mesures Supplémentaires

En complément des garanties contractuelles décrites ci-dessus, nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires destinées à protéger les Informations Personnelles transférées, notamment les mesures de contrôle en matière de chiffrement décrites à la Section 7, les restrictions contractuelles relatives à l'accès des Sous-Traitants Ultérieurs, les rapports de transparence là où la loi applicable le permet en réponse aux demandes d'accès émanant des autorités gouvernementales, ainsi que les politiques régissant la manière dont nous répondons aux demandes des autorités répressives portant sur des Informations Personnelles.

Transferts depuis d'autres juridictions

Pour les transferts d'Informations Personnelles en provenance d'autres juridictions soumises à des restrictions relatives aux transferts transfrontaliers (y compris, sans s'y limiter, le Canada, le Brésil, le Japon, la Corée du Sud, l'Australie, l'Inde, et d'autres), nous nous conformons aux exigences applicables en matière de transferts transfrontaliers par le biais d'un ou plusieurs des mécanismes suivants : les accords de transfert de données applicables ; le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis ; l'exécution d'un contrat ; ou tout autre mécanisme autorisé par la loi applicable.

Votre Droit à l'Information Concernant les Transferts

Vous avez le droit de recevoir des informations sur les garanties que nous appliquons aux transferts de vos Informations Personnelles en dehors de votre juridiction. Pour demander une copie des garanties applicables (telles que les SCCs pertinentes, avec les clauses commerciales confidentielles expurgées), veuillez nous contacter à l'adresse support@ciosanna.com.

Localisation des données

Nous ne proposons pas actuellement d'options de localisation des données qui restreindraient la conservation ou le Traitement des Informations Personnelles à un pays ou une région spécifique. Si vous avez besoin d'une localisation des données pour des raisons réglementaires ou contractuelles, veuillez contacter votre représentant de compte Ciosanna ; la localisation peut être disponible sur une base entreprise sous réserve de conditions supplémentaires.

Droits en vertu du règlement général sur la protection des données de l'Union européenne et du Royaume-Uni

Si vous vous trouvez dans l'Espace économique européen, au Royaume-Uni ou en Suisse, ou si le EU GDPR, le UK GDPR ou la loi fédérale suisse sur la protection des données s'applique par ailleurs au Traitement de vos Informations Personnelles, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (Article 15). Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous Traitons ou non des Informations Personnelles vous concernant et, lorsque tel est le cas, de recevoir une copie de ces Informations Personnelles ainsi que des informations relatives au Traitement.
• Droit de rectification (Article 16). Vous avez le droit de faire corriger les Informations Personnelles inexactes vous concernant et, compte tenu des finalités du Traitement, de faire compléter les Informations Personnelles incomplètes.
• Droit à l'effacement (« right to be forgotten ») (Article 17). Vous avez le droit d'obtenir l'effacement, dans les meilleurs délais, des Informations Personnelles vous concernant dans certaines circonstances, notamment lorsque ces Informations Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, lorsque vous retirez le consentement sur lequel le Traitement est fondé, lorsque vous vous opposez au Traitement et qu'il n'existe pas de motifs légitimes prépondérants, ou lorsque les Informations Personnelles ont fait l'objet d'un Traitement illicite.
• Droit à la limitation du Traitement (Article 18). Vous avez le droit d'obtenir la limitation du Traitement dans certaines circonstances, notamment lorsque vous contestez l'exactitude des Informations Personnelles, lorsque le Traitement est illicite mais que vous vous opposez à leur effacement, ou lorsque vous avez formé une opposition au Traitement dans l'attente de la vérification de l'existence de motifs légitimes prépondérants.
• Droit à la portabilité des données (Article 20). Lorsque le Traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu'il est effectué à l'aide de procédés automatisés, vous avez le droit de recevoir les Informations Personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que le droit de transmettre ces Informations Personnelles à un autre « controller » sans entrave.
• Droit d'opposition (Article 21). Vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au Traitement des Informations Personnelles vous concernant fondé sur nos intérêts légitimes ou sur l'exécution d'une mission d'intérêt public. Vous disposez du droit inconditionnel de vous opposer à tout moment au Traitement de vos Informations Personnelles à des fins de prospection directe.
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un Traitement automatisé (Article 22). Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un Traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significativement similaire, sous réserve d'exceptions limitées. L'Article 10 de la présente Politique décrit nos pratiques en matière de prise de décision automatisée.
• Droit de retirer votre consentement. Lorsque le Traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment. Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du Traitement fondé sur votre consentement antérieurement à ce retrait.
• Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, en particulier dans l'État membre de l'Union européenne de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation alléguée a été commise. La liste des autorités de contrôle de l'Union européenne est disponible à l'adresse https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. Au Royaume-Uni, vous pouvez contacter l'Information Commissioner's Office à l'adresse https://ico.org.uk. En Suisse, vous pouvez contacter le Federal Data Protection and Information Commissioner à l'adresse https://www.edoeb.admin.ch.

Nous vous encourageons à nous contacter à l'adresse support@ciosanna.com avant d'introduire une réclamation, afin que nous ayons la possibilité de traiter directement vos préoccupations.

Droits en vertu du California Consumer Privacy Act et du California Privacy Rights Act

Si vous êtes résident de Californie, vous disposez des droits suivants en vertu du California Consumer Privacy Act, tel que modifié par le California Privacy Rights Act (collectivement, « CCPA ») :

• Droit de savoir. Vous avez le droit de nous demander de divulguer les catégories d'Informations Personnelles que nous avons collectées à votre sujet, les catégories de sources à partir desquelles les Informations Personnelles ont été collectées, la finalité commerciale ou professionnelle de la collecte (et, le cas échéant, de la vente ou du partage) des Informations Personnelles, les catégories de tiers avec lesquels nous avons partagé les Informations Personnelles, ainsi que les éléments spécifiques d'Informations Personnelles que nous avons collectés à votre sujet.
• Droit à l'effacement. Vous avez le droit de demander la suppression des Informations Personnelles que nous avons collectées auprès de vous, sous réserve des exceptions énumérées dans le CCPA (notamment l'achèvement de transactions, la détection d'incidents de sécurité, le respect d'obligations légales, entre autres).
• Droit de rectification. Vous avez le droit de nous demander de corriger les Informations Personnelles inexactes que nous détenons à votre sujet.
• Droit de vous opposer à la vente ou au partage. Vous avez le droit de vous opposer à la « vente » ou au « partage » de vos Informations Personnelles au sens où ces termes sont définis dans le CCPA. Comme indiqué à l'Article 4.8, nous ne vendons pas les Informations Personnelles contre rémunération monétaire et ne partageons pas les Informations Personnelles à des fins de « cross-context behavioral advertising ». Nous respectons le signal Global Privacy Control en tant que demande d'opposition valide.
• Droit de limiter l'utilisation et la divulgation des Informations Personnelles Sensibles. Vous avez le droit de nous demander de n'utiliser ou de ne divulguer les Informations Personnelles Sensibles qu'aux fins énumérées dans le CCPA (telles que la fourniture des Services que vous avez demandés ou le respect d'obligations légales). L'Article 12 de la présente Politique décrit nos pratiques en matière d'Informations Personnelles Sensibles.
• Droit à la portabilité des données. Lorsque votre demande d'exercice du droit de savoir le précise, vous avez le droit de recevoir vos Informations Personnelles dans un format portable et, dans la mesure où cela est techniquement réalisable, aisément utilisable.
• Droit à la non-discrimination. Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'un traitement discriminatoire en raison de l'exercice de l'un quelconque de vos droits au titre du CCPA, notamment par le refus de service, l'application de prix ou de tarifs différents, ou des niveaux de qualité différents.

Pour exercer vos droits au titre du CCPA, veuillez consulter l'Article 9.6 ci-dessous. Vous pouvez également désigner un mandataire autorisé pour effectuer une demande en votre nom, sous réserve des exigences de vérification applicables.

Shine the Light. La California Civil Code Section 1798.83 (la loi « Shine the Light ») autorise les résidents de Californie à demander certaines informations concernant la divulgation par nos soins d'Informations Personnelles à des tiers à des fins de marketing direct de ces tiers. Nous ne divulguons pas d'Informations Personnelles à des tiers à des fins de marketing direct.

Droits au titre des lois sur la protection de la vie privée des autres États des États-Unis

Si vous êtes résident d'un État américain disposant d'une loi globale sur la protection de la vie privée des consommateurs (comprenant actuellement, sans s'y limiter, Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, New Hampshire, New Jersey, Tennessee, Delaware, Indiana, Iowa, Minnesota, Maryland, Nebraska, Rhode Island et Kentucky, ainsi que tout autre État doté d'une loi globale sur la protection de la vie privée en vigueur à présent ou à l'avenir), vous pouvez bénéficier de droits similaires à ceux décrits ci-dessus, lesquels peuvent inclure :

• Le droit d'accéder aux Informations Personnelles que nous Traitons vous concernant ou d'en prendre connaissance.
• Le droit de rectifier des Informations Personnelles inexactes.
• Le droit de supprimer des Informations Personnelles.
• Le droit d'obtenir une copie portable des Informations Personnelles.
• Le droit de s'opposer à la vente des Informations Personnelles, à la publicité ciblée et au profilage dans le cadre de "decisions that produce legal or similarly significant effects".
• Le droit de former un recours contre le refus d'une demande d'exercice de droits.
• Dans certains États, le droit d'obtenir une liste des catégories de tiers auxquels nous avons divulgué des Informations Personnelles.

La portée spécifique de chaque droit varie selon l'État. Pour exercer vos droits en vertu de la loi de votre État, veuillez consulter la Section 9.6 ci-dessous. Nous respectons le signal Global Privacy Control en tant que demande de désinscription valide en vertu de chaque loi étatique reconnaissant les mécanismes universels de désinscription. Lorsque la loi étatique applicable prévoit une procédure de recours, vous pouvez contester notre décision relative à votre demande d'exercice de droits en répondant à notre courriel de détermination ou en nous contactant à l'adresse support@ciosanna.com en indiquant comme objet « Privacy Rights Appeal ».

Droits au titre d'autres lois internationales

• Brésil (Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD) : Si vous résidez au Brésil, vous disposez de droits en vertu du LGPD substantiellement similaires à ceux décrits à la Section 9.1, notamment les droits d'accès, de rectification, d'anonymisation, de blocage, de suppression, de portabilité, d'information relative au partage, ainsi que le droit de retirer votre consentement. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
• Canada (Personal Information Protection and Electronic Documents Act — PIPEDA et lois provinciales) : Si vous résidez au Canada, vous disposez de droits d'accès, de rectification et de retrait du consentement à l'égard de vos Informations Personnelles en vertu du PIPEDA et des lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée (y compris Quebec Law 25). Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC) ou auprès du commissaire provincial compétent.
• Australie (Privacy Act 1988) : Si vous résidez en Australie, vous disposez de droits en vertu des Principes australiens de protection de la vie privée, notamment les droits d'accès, de rectification et de réclamation. Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).
• Japon (Act on the Protection of Personal Information — APPI), Corée du Sud (Personal Information Protection Act — PIPA) et autres juridictions : Lorsque vous résidez dans une juridiction dotée d'une législation globale en matière de protection de la vie privée qui vous confère des droits en tant que « data subject », nous respecterons ces droits dans la mesure où ils sont applicables à notre Traitement de vos Informations Personnelles.

Mandataires Autorisés

Lorsque la loi applicable le permet, vous pouvez désigner un mandataire autorisé pour soumettre une demande d'exercice de droits relatifs à la vie privée en votre nom. Nous pouvons exiger : (a) la preuve que vous avez accordé au mandataire une autorisation signée pour agir en votre nom ; (b) la vérification de votre propre identité conformément à la Section 9.6 ; et (c) une confirmation directement de votre part attestant que vous avez autorisé la demande. Nous pouvons refuser les demandes émanant de mandataires qui ne satisfont pas à ces exigences.

Comment exercer vos droits

Vous pouvez exercer vos droits par l'un des moyens suivants :

• **Soumettre une demande via notre formulaire en ligne à /legal/privacy-request** sur CiosannaConnect.com. Ce formulaire constitue le moyen privilégié pour les visiteurs et les personnes ne disposant pas de compte Ciosanna, et est accessible à toute personne, quelle que soit sa relation avec Ciosanna.
• Nous contacter par courrier électronique à support@ciosanna.com en indiquant en objet « Privacy Rights Request » ainsi qu'une description de votre demande.
• Via les paramètres de votre compte, si vous disposez d'un compte Ciosanna, vous pouvez directement accéder à certaines catégories d'Informations Personnelles, les mettre à jour et, dans de nombreux cas, les supprimer, en utilisant les contrôles de confidentialité intégrés au produit et disponibles selon votre type de compte.

Afin de traiter votre demande, nous pouvons être amenés à vérifier votre identité. Le processus de vérification dépend du type de demande, de la sensibilité des Informations Personnelles concernées et du risque de préjudice lié à une divulgation non autorisée. Nous pouvons vous demander de fournir des informations correspondant à celles déjà figurant dans nos registres, de confirmer la propriété d'une adresse électronique en cliquant sur un lien de vérification, ou de fournir des documents complémentaires dans les cas présentant un risque plus élevé. Nous ne solliciterons pas davantage d'informations que ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins de vérification de votre identité, et nous supprimerons toute information de vérification utilisée à cette seule fin à l'issue du processus de vérification.

Délais de réponse. Nous répondrons aux demandes de droits vérifiables dans les délais requis par la loi applicable, en général :

• Quarante-cinq (45) jours pour les demandes formulées au titre du CCPA et de la plupart des autres lois américaines étatiques sur la protection de la vie privée, avec une prolongation autorisée pouvant aller jusqu'à quarante-cinq jours supplémentaires lorsque cela est raisonnablement nécessaire et que nous vous avons notifié cette prolongation.
• Trente (30) jours pour les demandes formulées au titre du EU GDPR, du UK GDPR et du droit suisse, avec une prolongation autorisée pouvant aller jusqu'à deux mois supplémentaires pour les demandes complexes ou nombreuses.
• D'autres délais selon ce qu'exige la loi applicable à votre juridiction.

Exceptions et refus. Nous pouvons refuser de donner suite à une demande de droits, en tout ou en partie, lorsque la loi l'autorise ou l'exige, notamment lorsque la demande : ne peut être vérifiée ; porterait atteinte aux droits d'un tiers ; concerne des Informations Personnelles que nous sommes légalement tenus de conserver ; ou entre dans le cadre d'une exception légale spécifique (telles que celles énumérées à la CCPA Section 1798.105(d) en matière de demandes de suppression). Lorsque nous refusons une demande en tout ou en partie, nous exposons le motif du refus et vous informons de votre droit de recours, le cas échéant.

Coût. Nous ne facturons aucun frais pour le traitement des demandes de droits, sauf dans les cas autorisés par la loi pour les demandes manifestement infondées, excessives ou répétitives, auquel cas nous pouvons facturer des frais raisonnables ou refuser de donner suite à la demande.

Combinaisons Sensibles et Catégories Particulières

Certaines Informations Personnelles Sensibles (notamment l'origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses, l'orientation sexuelle, les informations relatives à la santé et les données biométriques) sont soumises à des restrictions supplémentaires en vertu de la loi applicable, notamment le GDPR (catégories particulières de "Personal Data" au sens de l'Article 9). Nous ne Traitons pas les catégories particulières de "Personal Data", sauf : (a) avec votre consentement explicite ; (b) lorsque le Traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ; (c) lorsque le Traitement est requis par la loi (par exemple, aux fins du respect des règles en matière de logement équitable, sur une base strictement proportionnée au besoin d'en connaître) ; ou (d) sur un autre fondement licite énuméré à l'Article 9 du GDPR ou dans des dispositions analogues d'une autre loi applicable.

Ce que couvre cette section

La présente Section offre une transparence supplémentaire quant à notre utilisation du traitement automatisé et du profilage, notamment en ce qui concerne le fonctionnement du système de notation comportementale de Cio, la manière dont celui-ci peut être utilisé dans les décisions vous concernant, ainsi que les droits dont vous disposez à l'égard de telles décisions. La présente Section complète la Section 9 de la présente Politique et doit être lue conjointement avec celle-ci, ainsi qu'avec notre FCRA Disclosure (disponible à l'adresse /legal/fcra), laquelle fournit des précisions supplémentaires pertinentes concernant les informations de notation utilisées en tant que "consumer report" au sens du Fair Credit Reporting Act fédéral.

Description du système de notation comportementale de Cio

Le système de notation comportementale Cio est une fonctionnalité de la plateforme Ciosanna qui, lorsqu'elle est activée par un Client, génère un score numérique ainsi que des indicateurs complémentaires destinés à résumer les comportements d'un Résident au cours d'une période de location. Le score est calculé sur la base des informations traitées par la plateforme dans le cadre ordinaire des activités de gestion immobilière du Client, notamment :

• Historique des paiements, y compris les paiements effectués dans les délais, les paiements en retard, les paiements rejetés, les paiements partiels et le recours aux fonctionnalités de paiement automatique.
• Modes de communication, y compris la réactivité aux messages de la direction immobilière, le volume et la nature des communications, ainsi que l'utilisation des fonctionnalités de messagerie intégrées à la plateforme.
• Comportement en matière de maintenance, y compris le volume et la nature des demandes d'intervention, la coopération avec la planification des prestataires et les résultats de résolution.
• Événements liés au respect du bail, y compris les renouvellements de bail, les avis émis par la direction immobilière, les violations documentées et les événements similaires.

Le score est recalculé périodiquement sur la base des données les plus récentes, et les événements contributifs historiques sont reflétés dans la pondération du score conformément aux spécifications du système de notation.

Comment le Score Peut Être Utilisé

Le score Cio est présenté au personnel autorisé du Client au sein de la plateforme. L'utilisation du score relève du pouvoir discrétionnaire du Client, sous réserve des contraintes suivantes :

• Politiques du Client et droit applicable : L'utilisation du score par le Client est régie par les propres politiques du Client, par le droit fédéral et étatique applicable (y compris la législation en matière de logement équitable), ainsi que par l'accord conclu entre le Client et Ciosanna.
• Fair Credit Reporting Act : Lorsque le Client utilise le score en tant que « consumer report » au sens du Fair Credit Reporting Act (par exemple, pour prendre une décision d'admissibilité au logement), le Client est tenu de se conformer au FCRA, notamment en obtenant les consentements requis et en fournissant les avis de mesure défavorable le cas échéant. Notre Divulgation FCRA fournit de plus amples informations à ce sujet.
• Fair Housing Act et législations étatiques en matière de logement équitable : Les décisions fondées sur le score doivent être conformes au Fair Housing Act ainsi qu'aux législations étatiques et locales applicables en matière de logement équitable, y compris l'interdiction de toute discrimination fondée sur des caractéristiques protégées.
• Cio ne prend pas de décisions finales : Le système de notation Cio ne prend pas, par lui-même, de décisions définitives en matière de location, d'expulsion, de renouvellement de bail ou d'autres décisions défavorables relatives au logement. Ces décisions demeurent de la compétence exclusive du Client.

Vos Droits Relatifs à la Prise de Décision Automatisée

Lorsque vous êtes concerné par une décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significativement similaire (telle qu'une décision d'admissibilité à la location) et que cette décision est prise sur la base d'un Traitement automatisé (y compris le profilage), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'obtenir un examen humain. Vous avez le droit de demander qu'une personne physique qualifiée examine la décision. Le Client (agissant en qualité d'entité prenant la décision) est responsable de la réalisation de cet examen. Nous soutiendrons le Client dans la fourniture des informations nécessaires.
• Droit d'exprimer votre point de vue. Vous avez le droit de fournir des informations supplémentaires ou un contexte que vous estimez pertinent pour la décision.
• Droit de contester la décision. Vous avez le droit de contester la décision et de demander qu'elle soit réexaminée.
• Droit à des informations significatives sur la logique en jeu. Vous avez le droit de recevoir des informations significatives sur la logique du Traitement automatisé, ainsi que sur l'importance et les conséquences envisagées du Traitement pour vous. La présente Section, notre divulgation au titre du FCRA, ainsi que la spécification de notation de Cio (disponible sur demande) fournissent ces informations.

Pour exercer ces droits à l'égard d'une décision affectant votre relation de logement, vous devez en premier lieu contacter le Client qui gère votre bien immobilier, car c'est le Client (et non Ciosanna) qui prend la décision. Lorsque le support du Client n'est pas disponible, vous pouvez nous contacter à l'adresse support@ciosanna.com et nous vous aiderons à orienter votre demande de manière appropriée.

Cio AI Assistant et Cio Sales Agent (fonctionnalités d'intelligence artificielle générative)

Cio comprend également des fonctionnalités d'intelligence artificielle générative (le Cio AI Assistant disponible au sein de la plateforme, et le Cio Sales Agent disponible sur le site web marketing). Ces fonctionnalités ne prennent pas de décisions affectant vos droits ; elles génèrent des réponses textuelles à vos questions et demandes. Nous divulguons l'utilisation de l'intelligence artificielle générative de manière explicite lors de toute interaction avec Cio, conformément à la loi applicable (y compris le EU AI Act, Article 50, relatif aux obligations de transparence applicables aux systèmes d'IA destinés à interagir avec des personnes physiques). Les résultats produits par les fonctionnalités d'intelligence artificielle générative de Cio ne sont pas garantis comme étant exacts et ne doivent pas être considérés comme constituant des conseils juridiques, financiers, fiscaux ou professionnels de quelque autre nature que ce soit.

Absence d'utilisation des Informations Personnelles pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle tiers

Nous imposons contractuellement à notre Sous-Traitant Ultérieur en matière d'intelligence artificielle de s'abstenir d'utiliser vos Informations Personnelles (y compris le contenu de vos interactions avec Cio) pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle mis à la disposition de tiers. Vos interactions avec Cio peuvent être utilisées par nous, sur une base agrégée ou dépersonnalisée, afin d'évaluer et d'améliorer les fonctionnalités de Cio elles-mêmes, sous réserve des garanties décrites à la Section 3.9.

Services Non Destinés aux Enfants

Les Services ne s'adressent pas aux enfants, et nous ne collectons pas sciemment des Informations Personnelles directement auprès des enfants. Aux fins du présent article, le terme « enfants » désigne :

• Les personnes âgées de moins de treize (13) ans au sens du Children's Online Privacy Protection Act des États-Unis (COPPA).
• Les personnes âgées de moins de seize (16) ans au sens du EU GDPR, sauf lorsqu'un État membre de l'Union européenne a fixé un âge inférieur (jusqu'à treize ans).
• Les personnes âgées de moins de dix-huit (18) ans aux fins de certaines protections prévues par la législation californienne relatives aux mineurs (y compris les dispositions du California Online Privacy Protection Act concernant l'utilisation des services en ligne par les mineurs).
• Les personnes considérées comme mineures en vertu de toute autre loi applicable.

Si un Enfant a Fourni des Informations Personnelles

Si vous estimez que nous avons collecté par inadvertance des Informations Personnelles auprès d'un enfant sans le consentement parental approprié, veuillez nous contacter à support@ciosanna.com. Nous procéderons à une enquête et, le cas échéant, supprimerons rapidement les Informations Personnelles, résilierons tout compte associé aux Informations Personnelles et prendrons toutes autres mesures requises par la loi applicable.

Résidents âgés de moins de dix-huit ans dans les logements familiaux

Nous reconnaissons que des mineurs peuvent résider dans des logements gérés au moyen de la plateforme Ciosanna (par exemple, en tant que membres du foyer d'un Résident). Dans ce cas :

• Nous nous appuyons sur le Client pour se conformer à la loi applicable en ce qui concerne la collecte et l'utilisation des Informations Personnelles relatives aux membres mineurs du foyer.
• Nous ne fournissons pas de comptes de portail Résident aux personnes âgées de moins de dix-huit ans. Lorsqu'un Client requiert un compte de portail Résident, ce compte doit être établi au nom d'un Résident adulte ou d'un tuteur légal.
• Nous ne collectons, concernant les membres mineurs du foyer, que les informations strictement nécessaires à la gestion du logement (telles que le nom et le lien de parenté), et nous ne collectons pas d'Informations Personnelles Sensibles relatives aux membres mineurs du foyer, sauf si la loi l'exige aux fins de la conformité en matière de logement équitable et que ces informations ont été obtenues auprès d'un parent ou d'un tuteur légal.

Conformité aux lois étatiques relatives à la protection des mineurs

Nous surveillons l'évolution des lois des États américains relatives à la protection des mineurs en ligne (notamment, sans limitation, le Florida Online Protections for Minors Act, le New York SAFE for Kids Act, le California Age-Appropriate Design Code Act, ainsi que les lois similaires actuellement en vigueur ou susceptibles de l'être à l'avenir) et adaptons nos pratiques afin de nous conformer aux exigences applicables. Les Services n'étant pas destinés aux mineurs, bon nombre de ces exigences peuvent ne pas s'appliquer selon leurs propres termes ; toutefois, dans la mesure où l'une quelconque de ces exigences s'applique aux Services, nous nous y conformerons.

Services Éducatifs et Familiaux

Les Services ne sont pas conçus pour les enfants, ne leur sont pas destinés sur le plan commercial et ne constituent pas un service éducatif qui leur est proposé. Nous ne collectons pas sciemment des Informations Personnelles auprès d'enfants à des fins éducatives ou à d'autres fins, et nous ne nous livrons pas à des activités publicitaires ciblant les enfants.

Catégories d'Informations Personnelles Sensibles que nous Traitons

Dans le cadre de la fourniture des Services, nous pouvons Traiter les catégories suivantes d'Informations Personnelles Sensibles :

• Identifiants délivrés par des autorités gouvernementales, notamment les numéros de sécurité sociale (ainsi que leurs quatre derniers chiffres), les numéros de permis de conduire, les numéros d'identification d'État, ainsi que les documents relatifs à l'immigration ou à la citoyenneté, dans le cadre des demandes de location et de la vérification d'identité pour les comptes des Résidents.
• Informations relatives aux comptes financiers, notamment les numéros de compte bancaire et les codes de routage (utilisés par notre prestataire de services de paiement pour les transactions ACH) ainsi que les détails partiels de cartes de paiement, utilisés aux fins du traitement des paiements, des distributions et des versements.
• Identifiants de compte, notamment les mots de passe (qui sont conservés sous forme de hachages et non en texte clair) et les jetons d'authentification multifacteur.
• Contenus précis de communications, notamment le contenu des messages, des appels, des messageries vocales et des conversations avec l'assistant IA.
• Informations relatives à la citoyenneté, au statut migratoire ou à l'origine nationale, uniquement lorsque la loi applicable l'exige à des fins d'éligibilité au logement ou de conformité en matière d'équité dans l'accès au logement.
• Informations relatives à l'origine raciale ou ethnique, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'identité de genre, au handicap ou à la situation familiale, uniquement dans la mesure où un Client collecte ces informations aux fins du respect des lois applicables en matière d'équité dans l'accès au logement (notamment le Fair Housing Act et les lois étatiques équivalentes), et uniquement sur la base stricte du besoin d'en connaître.
• Informations relatives à la santé, uniquement dans la mesure où vous fournissez volontairement ces informations (par exemple, dans le cadre d'une demande d'aménagement raisonnable au titre du Fair Housing Act ou de l'Americans with Disabilities Act, ou dans le contexte des informations médicales d'un contact d'urgence), et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.
• Données biométriques, uniquement si et dans la mesure où un Client active, divulgue et obtient les consentements requis pour une fonctionnalité optionnelle de contrôle d'accès utilisant des identifiants biométriques.

Nous ne Traitons pas les Informations Personnelles Sensibles aux fins de déduire des caractéristiques vous concernant, à des fins de « cross-context behavioral advertising », ni à quelque fin que ce soit autre que celles décrites dans la présente Politique.

Finalités du Traitement des Informations Personnelles Sensibles

Nous ne Traitons les Informations Personnelles Sensibles qu'aux fins suivantes, lesquelles se limitent aux finalités énumérées par la loi applicable (y compris la liste des finalités autorisées par le CCPA à la Section 1798.121) :

• Exécuter les Services raisonnablement attendus par un consommateur moyen qui les sollicite.
• Contribuer à garantir la sécurité et l'intégrité dans la mesure où cette utilisation est raisonnablement nécessaire et proportionnée.
• Détecter et contrer les actions malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illicites, et poursuivre les responsables.
• Fournir des services pour le compte d'un Client (notamment la gestion ou la maintenance de comptes ; le traitement ou l'exécution de commandes et de transactions ; la vérification d'informations ; le traitement de paiements ; l'octroi de financements ; la fourniture de services d'analyse ; la fourniture de services de stockage ; et la fourniture de services similaires pour le compte du Client).
• Vérifier ou maintenir la qualité ou la sécurité d'un service ou d'un appareil, ainsi qu'améliorer, mettre à niveau ou optimiser ledit service ou appareil.
• Se conformer à la loi applicable et aux procédures légales.

Protections Spéciales que Nous Appliquons

Les Informations Personnelles Sensibles font l'objet des protections supplémentaires suivantes :

• Chiffrement au niveau applicatif. Les Informations Personnelles Sensibles stockées dans notre base de données sont protégées par une couche supplémentaire de chiffrement au niveau applicatif (AES-256-GCM avec dérivation de clé par locataire via HKDF), en plus du chiffrement appliqué aux Informations Personnelles ordinaires au repos.
• Représentations par hachage permettant la recherche. Lorsque les Informations Personnelles Sensibles doivent pouvoir faire l'objet de recherches (par exemple, pour permettre des recherches par les quatre derniers chiffres d'un numéro de sécurité sociale à des fins de prévention de la fraude), nous utilisons des représentations par hachage à clé (HMAC) afin que des recherches autorisées puissent être effectuées sans exposer les données en texte clair.
• Accès restreint. L'accès aux Informations Personnelles Sensibles par le personnel de Ciosanna est strictement limité et consigné. L'accès du côté du Client est régi par des contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) configurés par le Client conformément à la loi applicable et aux politiques propres du Client.
• Conservation limitée. Les Informations Personnelles Sensibles ne sont conservées que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis sont supprimées ou soumises à des restrictions supplémentaires, comme décrit à la Section 6.4.
• Absence d'utilisation à des fins publicitaires. Nous n'utilisons pas les Informations Personnelles Sensibles à des fins publicitaires ou marketing.

Votre droit de limiter l'utilisation de vos Informations Personnelles Sensibles

Lorsque la loi applicable (y compris le CCPA) confère le droit de limiter l'utilisation ou la divulgation des Informations Personnelles Sensibles à des finalités autres que celles énumérées par la loi, vous pouvez exercer ce droit en soumettant une demande selon les modalités décrites à la Section 9.6. Dans la mesure où nous n'utilisons les Informations Personnelles Sensibles qu'aux fins limitées décrites à la Section 12.2 (lesquelles relèvent des exceptions légales prévues), l'exercice de ce droit ne restreindra généralement pas notre Traitement actuel de vos Informations Personnelles Sensibles. Nous confirmerons néanmoins, sur demande, la portée de notre utilisation et appliquerons toute restriction supplémentaire que vous sollicitez, dans la mesure compatible avec la loi applicable et la fourniture des Services.

Logement équitable et non-discrimination

Lorsque des Informations Personnelles Sensibles peuvent être pertinentes dans le cadre d'une décision relative au logement (par exemple, des informations relatives à un handicap en lien avec une demande d'aménagement raisonnable, ou la situation familiale), nous-mêmes et nos Clients sommes tenus par la loi d'utiliser ces informations uniquement en conformité avec le Fair Housing Act et les lois analogues des États et collectivités locales. Le système de notation comportementale de Cio n'utilise pas d'informations relatives à des catégories protégées en tant que données d'entrée pour la notation. Si vous estimez que des informations vous concernant ont été utilisées d'une manière incompatible avec le droit en matière de logement équitable, vous pouvez déposer une plainte auprès du U.S. Department of Housing and Urban Development à l'adresse https://www.hud.gov/fairhousing ou auprès de l'agence compétente en matière de logement équitable de l'État ou de la collectivité locale concernée.

Nos Pratiques

Nous ne vendons pas vos Informations Personnelles en échange d'une contrepartie monétaire ou autre contrepartie de valeur, au sens où le terme « sell » est défini par le California Consumer Privacy Act et les lois analogues d'autres États américains.

Nous ne partageons pas vos Informations Personnelles aux fins de « cross-context behavioral advertising », au sens où ce terme est défini par le California Privacy Rights Act et les lois analogues. Nous ne participons à aucun réseau publicitaire tiers, nous n'utilisons pas de cookies ou de pixels publicitaires tiers, et nous ne communiquons pas vos Informations Personnelles à des tiers afin qu'ils vous proposent la publicité de leurs propres produits ou services sur d'autres sites web ou services.

Nous ne procédons pas au « profiling in furtherance of decisions that produce legal or similarly significant effects » au sens des lois étatiques sur la protection de la vie privée, à l'exception du système de notation comportementale de Cio, qui est décrit en détail à l'article 10 de la présente Politique. Lorsque le système de notation produit de tels effets, nous accordons les droits décrits à l'article 10.4.

Signal mondial de contrôle de la confidentialité

Nous reconnaissons et honorons le signal Global Privacy Control (GPC) comme une demande de désinscription valide pour toute activité susceptible d'être qualifiée de « sale » ou de « sharing » en vertu de la loi applicable, et (lorsque la loi étatique applicable traite le GPC comme un mécanisme universel de désinscription) comme une désinscription valide de la publicité ciblée et de certaines activités de profilage.

Lorsque votre navigateur transmet un signal GPC à notre site web, nous procédons automatiquement comme suit :

• Nous traitons votre visite comme une désinscription de tout « sale or sharing » d'Informations Personnelles, même si nous ne vendons ni ne partageons d'Informations Personnelles dans le cours ordinaire de nos activités.
• Nous appliquons des paramètres limités aux cookies essentiels pour les Technologies de Suivi non essentielles, y compris en supprimant toute Technologie de Suivi à des fins d'analyse, de marketing ou fonctionnelles qui ne serait pas strictement nécessaire.
• Nous enregistrons le signal GPC et l'associons à votre session, de sorte que les activités ultérieures soient traitées de manière cohérente avec la désinscription.

Les États dont les lois reconnaissent expressément les mécanismes universels de désinscription tels que le GPC comprennent, à la date d'entrée en vigueur de la présente Politique, la Californie, le Colorado, le Connecticut, le Texas, l'Oregon, le Montana, le New Hampshire, le New Jersey, le Delaware, le Nebraska et le Minnesota, ainsi que tout autre État ayant ultérieurement adopté une reconnaissance équivalente.

Comment soumettre une demande d'opposition manuellement

En plus du GPC, vous pouvez soumettre une demande d'opposition par l'un des moyens suivants :

• Cliquez sur le lien « Paramètres des cookies » dans le pied de page de notre site web pour ajuster vos préférences en matière de cookies à tout moment. Définir toutes les catégories non essentielles sur « désactivé » produit le même effet qu'un signal GPC.
• **Soumettez une demande via le formulaire de demande relative à la vie privée à l'adresse /legal/privacy-request** et sélectionnez « opt out of sale or sharing » comme type de demande.
• Envoyez-nous un courriel à support@ciosanna.com avec pour objet « Opt-Out Request ».

Avis au moment de la collecte

La présente Politique de Confidentialité, conjointement avec les avis contextuels que nous fournissons au moment de la collecte (tels que la bannière de consentement aux cookies, les libellés figurant sur nos formulaires et les informations divulguées dans tout contenu généré par intelligence artificielle), constitue notre « notice at collection » telle qu'exigée par le CCPA et les lois analogues d'autres États des États-Unis. La « notice at collection » précise les catégories d'Informations Personnelles que nous collectons, les finalités de la collecte, si les informations font l'objet d'une « sale or sharing » (ce qui n'est pas le cas, sauf dans les conditions décrites ci-dessus), ainsi que les catégories d'Informations Personnelles Sensibles collectées.

Droit de Limiter l'Utilisation et la Divulgation des Informations Personnelles Sensibles

Comme décrit à l'article 12.4, vous disposez, en vertu de certaines lois étatiques sur la protection de la vie privée, du droit de limiter l'utilisation et la divulgation des Informations Personnelles Sensibles à des finalités spécifiquement énumérées. Dans la mesure où nous utilisons les Informations Personnelles Sensibles uniquement à ces fins, l'exercice de ce droit ne restreindra pas matériellement notre Traitement actuel, mais nous respectons ce droit en confirmant l'étendue de notre utilisation sur demande.

Non-Discrimination

Nous ne ferons preuve d'aucune discrimination à votre égard en raison de l'exercice de l'un quelconque de vos droits en vertu de la loi applicable en matière de protection de la vie privée, notamment en vous refusant l'accès aux Services, en appliquant des prix ou des tarifs différents, en vous fournissant un niveau ou une qualité de Services différents, ou en vous laissant entendre que vous recevrez un prix ou une qualité de Services différents en conséquence de l'exercice de vos droits, sauf dans la mesure expressément autorisée par la loi applicable (notamment lorsque la différence est raisonnablement liée à la valeur que vos données nous procurent).

Catégories de Communications

Nous envoyons deux catégories principales de communications :

• Communications transactionnelles et opérationnelles incluant les confirmations de compte, les réinitialisations de mot de passe, les codes de vérification de connexion, les relevés de facturation, les reçus de paiement, les avis d'échec de paiement, les alertes de sécurité, les rappels de bail et de loyer, les mises à jour d'ordres de travail, les avis de distribution aux propriétaires, les attributions d'ordres de travail aux prestataires, les avis de maintenance du système, les avis juridiques (y compris les avis de modification de la présente Politique de Confidentialité ou des Conditions d'Utilisation), ainsi que toute autre communication nécessaire à la fourniture des Services ou requise par la loi. Vous ne pouvez généralement pas vous désabonner des communications transactionnelles et opérationnelles tant que vous maintenez un compte actif ou une relation active avec nous, car ces communications sont nécessaires à l'exécution du contrat ou au respect de nos obligations légales.
• Communications marketing incluant les bulletins d'information, les annonces de produits, les offres promotionnelles, les invitations à des événements, les démarches de fidélisation client, les démarches commerciales et les communications similaires destinées à vous informer des produits, fonctionnalités et offres de Ciosanna. Vous pouvez vous désabonner des communications marketing à tout moment, indépendamment de toute autre relation que vous entretenez avec nous.

Bases juridiques et consentement

• Aux États-Unis : Nous envoyons des courriels marketing aux clients existants en vertu de l'exemption liée à l'« established business relationship » autorisée par le CAN-SPAM Act fédéral, et aux abonnés ayant consenti par opt-in qui ont expressément demandé à recevoir des communications marketing. Chaque courriel marketing contient un lien « unsubscribe » clairement visible ainsi que notre adresse postale physique valide, conformément aux exigences du CAN-SPAM.
• Dans l'Espace économique européen, au Royaume-Uni et en Suisse : Nous n'envoyons des communications marketing que lorsque nous disposons d'une base juridique valable, laquelle est généralement votre consentement préalable, librement donné, spécifique, éclairé et non ambigu. Nous ne recourons à l'exception du « soft opt-in » (dans la mesure où elle est applicable en vertu des transpositions nationales de l'ePrivacy Directive) que pour la commercialisation de nos propres produits similaires auprès de clients existants, et uniquement lorsque vous avez eu la possibilité claire de vous opposer à cette communication au moment de la collecte ainsi que dans chaque communication ultérieure.
• Au Canada : Nous respectons la législation canadienne Anti-Spam Legislation (CASL) en n'envoyant des messages électroniques commerciaux qu'avec votre consentement exprès ou implicite, et en incluant dans chaque message commercial les informations requises en matière d'identification, de coordonnées et de désinscription.
• Dans les autres juridictions : Nous envoyons des communications marketing conformément à la loi applicable dans votre juridiction.

Canaux SMS, Vocaux et Autres Canaux

Lorsque vous avez fourni un numéro de téléphone mobile et consenti à recevoir des messages textuels, nous pouvons vous envoyer des messages transactionnels et, lorsque vous y avez séparément consenti, des messages marketing par SMS. Des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer. Nous respectons le Telephone Consumer Protection Act (TCPA) ainsi que les législations analogues régissant les communications téléphoniques automatisées. Vous pouvez vous désabonner des SMS marketing à tout moment en répondant STOP à tout SMS marketing ou en contactant support@ciosanna.com. Les messages transactionnels standard (tels que les codes de vérification de connexion et les confirmations de paiement) peuvent continuer à vous être envoyés, sauf si vous supprimez votre numéro de téléphone de votre compte.

Nous n'effectuons pas d'appels téléphoniques marketing sortants à l'aide de technologies de composition automatique, sauf dans les cas expressément autorisés par la loi applicable. Nous n'appelons pas les numéros de téléphone inscrits au National Do Not Call Registry, sauf lorsqu'une exemption s'applique.

Notifications intégrées au produit

Au sein de la plateforme Ciosanna, nous pouvons afficher des notifications intégrées au produit (telles que des bannières, des boîtes de dialogue et des messages éphémères). Ces notifications peuvent inclure des annonces opérationnelles, des mises en production de fonctionnalités et, occasionnellement, des contenus promotionnels. Il est possible que vous ne puissiez pas supprimer globalement l'ensemble des notifications intégrées au produit, mais nous déploierons des efforts raisonnables pour identifier clairement les notifications promotionnelles intégrées au produit et pour fournir des commandes de fermeture.

Comment se désinscrire des communications marketing

Vous pouvez vous désinscrire des communications marketing par l'un des moyens suivants :

• Cliquez sur le lien « se désabonner » figurant dans le pied de page de tout e-mail marketing que vous recevez de notre part.
• Mettez à jour vos préférences de communication dans les paramètres de votre compte, si vous disposez d'un compte Ciosanna.
• Répondez STOP à tout SMS marketing que vous recevez de notre part.
• Envoyez-nous un e-mail à support@ciosanna.com avec pour objet « Opt-Out of Marketing ».

Nous donnerons suite aux demandes de désinscription dès que raisonnablement possible, et en tout état de cause dans les délais imposés par la loi applicable (en règle générale, dix jours ouvrables en vertu du CAN-SPAM Act).

Effet du Retrait du Consentement

Le fait de se désabonner des communications marketing n'affecte pas les communications transactionnelles ou opérationnelles et n'affecte pas votre compte ni aucune autre relation que vous entretenez avec nous. Vous pouvez vous réabonner à tout moment en mettant à jour vos préférences de communication dans les paramètres de votre compte ou en nous contactant.

Approche relative aux Sous-Traitants Ultérieurs

Nous faisons appel à des Sous-Traitants Ultérieurs pour accomplir des fonctions spécifiques nécessaires à l'exploitation des Services. Chaque Sous-Traitant Ultérieur est lié par un accord écrit qui exige, au minimum : (a) le Traitement des Informations Personnelles uniquement sur la base de nos instructions documentées ; (b) la confidentialité à l'égard des Informations Personnelles ; (c) la mise en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées ; (d) des restrictions concernant le recours à d'autres sous-traitants ultérieurs sans notre approbation ; (e) la coopération avec nous pour répondre aux demandes des personnes concernées et aux demandes des autorités de contrôle ; (f) l'assistance à la notification des violations de données à caractère personnel ; (g) la suppression ou la restitution des Informations Personnelles à l'issue de la prestation ; et (h) la soumission à des audits ou inspections visant à vérifier la conformité.

Sous-Traitants Ultérieurs Importants Actuels

Les principaux Sous-Traitants Ultérieurs que nous engageons actuellement pour soutenir les Services sont répertoriés ci-dessous. Cette liste est susceptible d'être modifiée. Nous mettons cette liste à jour lorsque nous engageons un nouveau Sous-Traitant Ultérieur important ou que nous mettons fin à l'engagement d'un Sous-Traitant Ultérieur existant.

• Supabase, Inc. — Hébergement de bases de données, authentification, stockage de fichiers et sécurité au niveau des lignes pour les Informations Personnelles traitées au sein de la plateforme Ciosanna. Pays de traitement : États-Unis.
• Stripe, Inc. — Traitement des paiements relatifs aux abonnements des Clients, aux paiements de loyer des Résidents, aux distributions aux Propriétaires et aux versements aux Prestataires. Stripe agit en qualité de responsable du traitement indépendant à l'égard de certaines informations liées aux paiements qu'il traite à ses propres fins de conformité et de prévention de la fraude. Pays de traitement : États-Unis.
• Twilio Inc. (SendGrid) — Acheminement des courriers électroniques transactionnels et marketing, y compris l'analyse de l'engagement et de la remise des courriers électroniques. Pays de traitement : États-Unis.
• Cloudflare, Inc. — Réseau de diffusion de contenu, pare-feu d'application web, protection contre les attaques par déni de service distribué, gestion des robots (y compris Bot Fight Mode et le CAPTCHA Turnstile) et géolocalisation par adresse IP. Pays de traitement : États-Unis et réseau périphérique mondial.
• Anthropic, PBC — Services de grands modèles de langage alimentant le Cio AI Assistant au sein de la plateforme et le Cio Sales Agent sur le site web marketing. Anthropic est contractuellement tenu de ne pas utiliser vos conversations pour entraîner ses modèles d'intelligence artificielle. Pays de traitement : États-Unis.
• Replit, Inc. — Infrastructure de développement en nuage et d'hébergement d'applications pour la plateforme Ciosanna et le site de vente CiosannaConnect.com. Pays de traitement : États-Unis.

Nous pouvons également engager des Sous-Traitants Ultérieurs supplémentaires à titre transitoire ou limité (par exemple, des cabinets de services professionnels agissant en qualité de conseillers confidentiels, des prestataires de vérification d'identité engagés par un Client, ou des prestataires d'analyses utilisés sur la base du respect de la vie privée), dans chaque cas sous réserve des garanties contractuelles décrites à l'article 15.1.

Notification de Nouveaux Sous-Traitants Ultérieurs et Droit d'Opposition

Lorsqu'un Avenant relatif au Traitement des Données applicable conclu avec un Client l'exige, nous informerons le Client à l'avance de tout nouveau Sous-Traitant Ultérieur significatif et lui accorderons un délai raisonnable pour formuler une objection. Si un Client s'oppose à un nouveau Sous-Traitant Ultérieur pour des motifs raisonnables de protection des données, nous coopérerons de bonne foi avec le Client afin de trouver une solution mutuellement acceptable, laquelle peut inclure la mise en place de garanties supplémentaires ou, lorsqu'aucune solution ne peut être trouvée, la possibilité pour le Client de résilier la partie concernée des Services.

Où Trouver la Liste à Jour

Une version actualisée et datée de la liste des Sous-Traitants Ultérieurs importants est disponible sur demande en contactant support@ciosanna.com. Nous fournirons la liste accompagnée du pays de traitement pour chaque Sous-Traitant Ultérieur ainsi que les catégories d'Informations Personnelles que chaque Sous-Traitant Ultérieur Traite.

Divulgation des interactions avec l'intelligence artificielle

Conformément à l'article 50 de la loi européenne sur l'intelligence artificielle (Regulation (EU) 2024/1689) et aux obligations de transparence analogues en vigueur dans d'autres juridictions, nous vous informons de manière claire et bien visible chaque fois que vous interagissez avec un système d'intelligence artificielle plutôt qu'avec un être humain. Le Cio Sales Agent sur CiosannaConnect.com et le Cio AI Assistant au sein de la plateforme Ciosanna sont des systèmes d'intelligence artificielle alimentés par des grands modèles de langage fournis par notre Sous-Traitant Ultérieur spécialisé en intelligence artificielle (Anthropic, PBC). Chaque interaction avec Cio est identifiée comme une interaction avec une intelligence artificielle dès le début de la conversation, et des mesures raisonnables sont prises pour vous rappeler la nature artificielle de l'interaction si la conversation se prolonge sur une période significative.

Identification du contenu généré par l'intelligence artificielle

Lorsque Cio génère du contenu qui pourrait raisonnablement être confondu avec un contenu créé par un être humain (y compris les réponses à vos questions, les résumés générés ou les textes générés), ce contenu est présenté dans une interface d'intelligence artificielle clairement identifiée comme telle et n'est pas présenté comme étant rédigé par un être humain. Nous ne générons pas de médias synthétisés par intelligence artificielle (tels que des images, des contenus audio ou des vidéos de type « deepfake »). Si nous venions à générer de tels médias synthétisés par intelligence artificielle à l'avenir, nous les marquerions comme étant générés ou manipulés artificiellement, conformément à la loi applicable.

Limites du contenu généré par l'intelligence artificielle

Le contenu généré par l'intelligence artificielle est fourni à des fins d'information et de conversation uniquement. Il peut être inexact, incomplet ou obsolète. Il ne constitue pas un avis juridique, financier, fiscal, immobilier, médical ou autre avis professionnel. Vous ne devez pas vous fier au contenu généré par l'intelligence artificielle pour toute décision ayant des conséquences significatives sans vérification indépendante. Lorsque le contenu généré par l'intelligence artificielle fournit une réponse qui entre en conflit avec la présente Politique de Confidentialité, les Conditions d'Utilisation ou toute autre documentation faisant autorité, la documentation faisant autorité prévaut.

Absence de profilage fondé sur les conversations avec l'IA

Nous n'utilisons pas le contenu de vos conversations avec Cio pour établir un profil vous concernant à des fins publicitaires, pour prendre des décisions d'éligibilité vous concernant, ni pour communiquer des caractéristiques vous concernant à des tiers à des fins de marketing. Nous pouvons utiliser des informations agrégées ou dépersonnalisées relatives aux schémas de conversation afin d'améliorer les fonctionnalités de Cio elles-mêmes, comme décrit à l'article 3.9.

Votre Droit d'Interagir avec un Être Humain

Vous avez le droit, à tout moment, de mettre fin à une interaction avec une intelligence artificielle et d'interagir à la place avec un être humain (dans le cas du Cio Sales Agent, en envoyant un message électronique à support@ciosanna.com ou en planifiant une démonstration avec un membre de notre équipe ; dans le cas du Cio AI Assistant au sein de la plateforme, en contactant les administrateurs désignés de votre organisation Cliente, ou, lorsque le Client met à disposition un canal d'assistance humaine, en contactant ce canal).

Classification en vertu de l'EU AI Act

Nous avons évalué les fonctionnalités Cio au regard des catégories établies par le EU AI Act et avons déterminé que, dans leur configuration actuelle, elles ne constituent pas des « high-risk AI systems » au sens de l'Annex III de cette loi. Nous réévaluerons cette classification à mesure que les fonctionnalités Cio évolueront et que les orientations des autorités de l'Union européenne se développeront. Si nous déterminons qu'une fonctionnalité Cio relève d'une catégorie à haut risque, nous nous conformerons aux exigences supplémentaires applicables aux « high-risk AI systems », notamment les exigences relatives à la gestion des risques, à la gouvernance des données, à la documentation technique, à la tenue de registres, à la transparence, à la supervision humaine, à l'exactitude, à la robustesse et à la cybersécurité.

Aucune décision fondée exclusivement sur l'IA

Tel que décrit à l'article 10, Cio ne prend pas, par lui-même, de décisions produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire significativement votre situation. Le système de notation comportementale de Cio est un outil d'aide à la décision dont les résultats sont examinés et utilisés par des êtres humains (généralement du personnel autorisé du Client). Le Cio AI Assistant et le Cio Sales Agent génèrent des réponses textuelles aux demandes des utilisateurs et n'agissent pas de manière autonome sur votre compte ni ne prennent de mesures ayant des conséquences importantes en votre nom.

Motifs des modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de Confidentialité de temps à autre afin de refléter les modifications apportées à nos pratiques, aux Services, à nos Sous-Traitants Ultérieurs, à la loi applicable ou à l'interprétation de la loi applicable. Nous pouvons également mettre à jour la présente Politique afin de clarifier le libellé ou de corriger des erreurs.

Catégories de Modifications

Nous classons les modifications apportées à la présente Politique de Confidentialité en deux catégories :

• Modifications non substantielles : il s'agit de modifications qui n'affectent pas de manière substantielle vos droits ou la façon dont nous Traitons vos Informations Personnelles. En font partie, notamment, les clarifications, les corrections d'erreurs typographiques, les modifications des noms des Sous-Traitants Ultérieurs n'entraînant aucun changement dans la fonction exercée, ainsi que les modifications mineures de mise en forme.
• Modifications substantielles : il s'agit de modifications qui affectent de manière substantielle vos droits ou la façon dont nous Traitons vos Informations Personnelles. En font partie, notamment, l'ajout de nouvelles catégories d'Informations Personnelles collectées, de nouvelles finalités de Traitement, de nouvelles catégories de Sous-Traitants Ultérieurs ou de destinataires, les modifications relatives à la manière dont nous honorons les signaux d'opposition, les modifications réduisant vos droits en matière de confidentialité, ainsi que les modifications apportées à nos engagements en matière de notification des violations.

Avis de Modifications

Lorsque nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité, nous procédons comme suit :

• Publier la Politique de confidentialité mise à jour sur le site web CiosannaConnect.com.
• Mettre à jour la date de « Dernière mise à jour » figurant en haut de la Politique.
• Pour les changements substantiels, fournir un avis supplémentaire par l'intermédiaire d'un ou plusieurs des canaux suivants, selon le cas : (a) un courrier électronique à votre adresse électronique enregistrée ; (b) une notification bien visible au sein du produit, dans la plateforme Ciosanna, lors de votre prochaine connexion ; (c) une bannière sur le site web ; ou (d) tout autre moyen raisonnablement conçu pour vous informer de la modification.
• Lorsque la loi applicable exige un préavis pour un changement substantiel, nous fournirons ce préavis avant la date d'entrée en vigueur.
• Lorsque la loi applicable exige votre consentement affirmatif à un changement substantiel avant qu'il ne s'applique à vos Informations Personnelles, nous obtiendrons ce consentement avant de mettre en œuvre ce changement.

Date d'entrée en vigueur et utilisation continue

Chaque Politique de Confidentialité mise à jour prend effet à compter de la « Date d'Entrée en Vigueur » indiquée en haut de la Politique mise à jour, sauf si une date d'entrée en vigueur antérieure ou postérieure est précisée pour une disposition particulière. L'utilisation continue des Services après la Date d'Entrée en Vigueur d'une Politique de Confidentialité mise à jour vaut acceptation de la Politique mise à jour de votre part, dans la mesure permise par la loi applicable et sous réserve de toute exigence de consentement décrite à l'article 17.3.

Versions Antérieures

Vous pouvez demander une copie de toute version antérieure de la présente Politique de Confidentialité en nous contactant à l'adresse support@ciosanna.com. Nous conservons les versions antérieures conformément à nos politiques de conservation des documents.

Comment nous contacter

Pour toute question, demande, préoccupation ou réclamation concernant la présente Politique de Confidentialité, nos pratiques en matière de confidentialité ou le Traitement de vos Informations Personnelles, veuillez nous contacter par l'un des moyens suivants :

• Courriel : support@ciosanna.com
• Courrier postal : Ciosanna LLC, 714 W 2nd St, Waitsburg, WA 99361, États-Unis
• Formulaire en ligne : Soumettez une demande via notre formulaire de demande de confidentialité à l'adresse https://www.ciosannaconnect.com/legal/privacy-request

Lorsque vous nous contactez, veuillez inclure suffisamment d'informations pour nous permettre de vous identifier et de comprendre la nature de votre demande ou requête, tout en veillant à ne pas inclure d'Informations Personnelles Sensibles inutiles dans votre communication initiale.

Correspondant désigné à la protection de la vie privée

Les demandes adressées à support@ciosanna.com avec un objet indiquant une question relative à la vie privée (tel que « Privacy Request », « Privacy Rights Request », « DSAR » ou « Privacy Complaint ») seront acheminées vers le personnel responsable du traitement des questions relatives à la vie privée au sein de Ciosanna.

Représentant de l'UE

Ciosanna ne propose pas actuellement les Services dans l'Union européenne et n'a donc pas désigné de représentant dans l'Union conformément à l'article 27 du GDPR. Un représentant sera désigné conformément à l'article 27 avant tout lancement des Services dans l'Union européenne, et la présente Politique de confidentialité sera mise à jour à cette occasion. Jusqu'à ce qu'un représentant de l'UE soit formellement désigné, les résidents de l'UE peuvent nous contacter directement en utilisant les méthodes décrites à la section 18.1. La désignation d'un représentant de l'UE n'affecte pas nos responsabilités ou celles de nos représentants en vertu du GDPR.

Représentant au Royaume-Uni

Lorsque nous sommes tenus de désigner un représentant au Royaume-Uni en vertu de l'Article 27 du UK GDPR, le représentant désigné au Royaume-Uni sera identifié dans la présente Section. Jusqu'à ce qu'un représentant au Royaume-Uni soit formellement désigné, les résidents du Royaume-Uni peuvent nous contacter directement en utilisant les méthodes décrites à la Section 18.1.

Droit de déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Si vous estimez que notre Traitement de vos Informations Personnelles viole la loi applicable, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, notamment dans le pays ou l'État de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation présumée a été commise. Vous trouverez ci-dessous des informations non exhaustives concernant les principales autorités de contrôle compétentes pour nos utilisateurs :

• Union européenne : Une liste des autorités nationales de contrôle est tenue par l'EDPB à l'adresse https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de l'État membre de l'UE dans lequel vous avez votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation présumée a été commise.
• Royaume-Uni : Information Commissioner's Office (ICO), https://ico.org.uk, téléphone +44 0303 123 1113.
• Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (FDPIC), https://www.edoeb.admin.ch.
• Californie, États-Unis : California Privacy Protection Agency (https://cppa.ca.gov) et California Attorney General (https://oag.ca.gov/privacy).
• Autres États des États-Unis : Les demandes concernant les lois sur la protection de la vie privée des États peuvent être adressées au procureur général de l'État concerné. Les coordonnées de chaque procureur général d'État sont disponibles à l'adresse https://www.naag.org/find-my-ag/.
• Canada : "Office of the Privacy Commissioner of Canada" (https://www.priv.gc.ca) et, pour les résidents du Québec, la "Commission d'accès à l'information" du Québec (https://www.cai.gouv.qc.ca).
• Brésil : Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), https://www.gov.br/anpd.
• Australie : Office of the Australian Information Commissioner (OAIC), https://www.oaic.gov.au.

Nous vous encourageons à nous contacter à l'adresse support@ciosanna.com avant d'introduire une réclamation, afin que nous ayons la possibilité de traiter vos préoccupations directement.

Plaintes relatives au Fair Housing Act

Si votre plainte concerne l'utilisation des Services par un Client d'une manière que vous estimez contraire au Fair Housing Act ou à toute loi analogue sur le logement équitable applicable au niveau de l'État ou de la collectivité locale, vous pouvez déposer une plainte auprès du U.S. Department of Housing and Urban Development à l'adresse https://www.hud.gov/fairhousing, ou auprès de l'organisme compétent en matière de logement équitable au niveau de l'État ou de la collectivité locale concernée. Nous coopérerons aux enquêtes et procédures relatives au logement équitable dans la mesure requise par la loi.

Plaintes au titre du Fair Credit Reporting Act

Si votre réclamation concerne l'utilisation d'informations issues de rapports sur les consommateurs (y compris le système de notation comportementale de Cio dans la mesure où il est utilisé en tant que rapport sur les consommateurs) d'une manière que vous estimez contraire au Fair Credit Reporting Act, vous pouvez déposer une réclamation auprès du Consumer Financial Protection Bureau fédéral à l'adresse https://www.consumerfinance.gov, auprès de la Federal Trade Commission à l'adresse https://www.ftc.gov, ou auprès de l'autorité de réglementation étatique compétente. Notre FCRA Disclosure (disponible à l'adresse /legal/fcra) fournit des informations supplémentaires.

Accessibilité

Si vous avez besoin de cette Politique de Confidentialité dans un format accessible alternatif, ou si vous avez besoin d'une adaptation pour exercer vos droits en matière de confidentialité, veuillez nous contacter à l'adresse support@ciosanna.com et nous vous fournirons une adaptation raisonnable.