Política de privacidad

Quiénes Somos

La presente Política de Privacidad describe la manera en que Ciosanna LLC, una sociedad de responsabilidad limitada constituida en los Estados Unidos que opera bajo el nombre comercial Ciosanna Connect ("Ciosanna," "nosotros," "nos," o "nuestro"), recopila, utiliza, divulga, conserva, protege y, en general, procesa la información personal en relación con la plataforma Ciosanna, el sitio web CiosannaConnect.com, las aplicaciones móviles y web de Ciosanna, los canales de atención al cliente y comunicaciones, y todos los servicios, funciones, contenidos y funcionalidades relacionados (en conjunto, los "Servicios").

Ciosanna es una empresa de propiedad de un veterano de las fuerzas armadas. Nuestra dirección postal principal es 714 W 2nd St, Waitsburg, WA 99361. Puede comunicarse con nosotros respecto a esta Política de Privacidad o cualquier consulta relacionada con la privacidad en support@ciosanna.com. Actualmente no ofrecemos los Servicios en la Unión Europea y, por consiguiente, no hemos designado un representante en la Unión conforme al Artículo 27 del GDPR; se designará un representante antes de cualquier lanzamiento de los Servicios en la Unión Europea.

A Quiénes Se Aplica Esta Política

La presente Política de Privacidad se aplica a todas las personas que interactúan con Ciosanna o cuya información personal procesamos en el curso de la prestación de los Servicios. Esto incluye, sin limitación:

• Visitantes — toda persona que visita, navega o accede de cualquier otra forma al sitio web de marketing CiosannaConnect.com, incluidas las personas que solicitan información, se suscriben a un boletín informativo, programan una demostración, se comunican con nosotros a través de un formulario web, o interactúan con nuestro asistente de ventas de inteligencia artificial.
• Clientes (también denominados "Suscriptores," "Arrendatarios," "Empresas," o cuentas "Boss") — empresas que se suscriben a la plataforma Ciosanna, así como sus representantes autorizados, incluidos los propietarios de empresas, los administradores de propiedades y el personal.
• Residentes — personas que residen en, arriendan, o están de cualquier otra manera asociadas con una propiedad administrada mediante la plataforma Ciosanna, incluidos los solicitantes, los residentes actuales y los exresidentes, así como los miembros de su grupo familiar o cosolicitantes cuando corresponda.
• Propietarios de Inmuebles (también denominados "Inversores") — personas físicas o jurídicas que son propietarias de inmuebles administrados por un Cliente de Ciosanna y que acceden al portal de inversores.
• Proveedores — prestadores de servicios externos, contratistas o personal de mantenimiento que acceden al portal de proveedores para recibir, aceptar, ejecutar o documentar órdenes de trabajo.
• Otras Personas — cualquier otra persona física cuya información personal pueda ser procesada en relación con los Servicios, incluidos empleados, agentes o contactos de Clientes, Propietarios o Proveedores; contactos de emergencia de los Residentes; representantes legales; y personas que se comuniquen con nosotros por cualquier otro medio.

La presente Política se aplica independientemente de la forma en que usted interactúe con los Servicios — a través de nuestros sitios web, aplicaciones móviles, interfaces de programación de aplicaciones (APIs), canales de atención al cliente, correo electrónico, correo postal, teléfono o en persona.

Términos Definidos

• "Información Personal" significa cualquier información que identifica, se relaciona con, describe, es razonablemente capaz de asociarse con, o podría razonablemente vincularse, directa o indirectamente, con una persona física particular o un grupo familiar. Cuando la ley aplicable utilice un término diferente (como "datos personales" en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea), dicho término tendrá el significado que le otorgue la ley aplicable correspondiente.
• "Información Personal Sensible" significa el subconjunto de Información Personal sujeto a una protección reforzada conforme a la ley aplicable, incluidos los números de identificación emitidos por organismos gubernamentales, la información de cuentas financieras, la geolocalización precisa, el origen racial o étnico, las creencias religiosas, la orientación sexual, la ciudadanía o el estatus migratorio, la información de salud, la información biométrica y el contenido de correspondencia postal, correos electrónicos y mensajes de texto.
• "Procesamiento" significa cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Información Personal, incluyendo la recopilación, el registro, la organización, el almacenamiento, la recuperación, el uso, la divulgación, la alineación, la combinación, la restricción, la supresión o la destrucción.
• "Datos del Cliente" significa la Información Personal relativa a los Residentes, Propietarios, Proveedores u otras personas de un Cliente, que es proporcionada a los Servicios o generada por los Servicios por o en nombre de un Cliente. Cuando procesamos Datos del Cliente en nombre de un Cliente, el Cliente es típicamente el "responsable del tratamiento" (GDPR) o la "empresa" (CCPA), y Ciosanna actúa como el "encargado del tratamiento" o "proveedor de servicios". Cuando procesamos Información Personal para nuestros propios fines (por ejemplo, datos de Visitantes en nuestro sitio web de marketing), Ciosanna actúa como responsable del tratamiento o empresa.
• "Cio" significa las funcionalidades impulsadas por inteligencia artificial integradas en los Servicios, incluido el Cio AI Assistant disponible para usuarios autenticados dentro de la plataforma y el Cio Sales Agent disponible para Visitantes en el sitio web de marketing.
• "Subencargado del Tratamiento" significa un proveedor de servicios externo que procesa Información Personal en nuestro nombre en apoyo de los Servicios.

Relación entre Esta Política y los Acuerdos con los Clientes

Cuando Ciosanna procesa Datos del Cliente en nombre de un Cliente, dicho procesamiento también se rige por el acuerdo celebrado entre Ciosanna y el Cliente, incluido cualquier Adendo de Procesamiento de Datos. En caso de conflicto entre la presente Política de Privacidad y un acuerdo escrito con un Cliente respecto a los Datos del Cliente de ese Cliente, prevalecerá el acuerdo escrito.

Si usted es un Residente, Propietario o Proveedor cuya información es procesada en relación con el uso de los Servicios por parte de un Cliente, tenga en cuenta que el Cliente (y no Ciosanna) es quien generalmente determina qué información se recopila de usted, cómo se utiliza en el contexto de la relación de administración de propiedades, y durante cuánto tiempo se conserva para los fines comerciales del Cliente. Para ejercer derechos de privacidad respecto a los Datos del Cliente, usted deberá dirigirse en primer lugar al Cliente. Nosotros asistiremos a los Clientes en la atención de dichas solicitudes en la medida en que lo exija la ley.

Aceptación y Modificaciones

Al acceder o utilizar los Servicios, usted reconoce que ha leído y comprendido la presente Política de Privacidad. Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando realicemos cambios sustanciales, se lo notificaremos publicando la Política actualizada en nuestro sitio web, actualizando la fecha de "Última Actualización" en la parte superior de esta Política y, cuando lo exija la ley o cuando el cambio afecte de manera sustancial la forma en que procesamos su Información Personal, proporcionando una notificación adicional, como un correo electrónico a su dirección de correo electrónico registrada o una notificación destacada dentro del producto. El uso continuado de los Servicios después de la fecha de entrada en vigor de una Política actualizada constituirá su aceptación de la Política actualizada en la medida en que lo permita la ley aplicable. Cuando la ley aplicable requiera su consentimiento expreso para un cambio sustancial, obtendremos dicho consentimiento antes de aplicar el cambio.

Idioma

La presente Política de Privacidad se publica en inglés y está disponible en once idiomas adicionales para su conveniencia. En caso de cualquier conflicto o discrepancia entre la versión en inglés y cualquier traducción, la versión en inglés prevalecerá y se considerará el texto autorizado y jurídicamente vinculante.

Información que Recopilamos de los Visitantes

Cuando usted visita CiosannaConnect.com o interactúa de cualquier otra forma con nuestros canales de marketing, podemos recopilar:

• Información de contacto e identificación que usted proporciona voluntariamente a través de formularios, incluidos nombre, nombre de la empresa, dirección de correo electrónico, número de teléfono, cargo, país y cualquier otra información que incluya en campos de texto libre.
• Información de demostraciones y consultas que usted proporciona al programar una demostración, solicitar una cotización, descargar un recurso o enviar un formulario de contacto, incluido el número de unidades que administra, los tipos de propiedades, el método de contacto preferido y notas en texto libre.
• Datos de conversación con el agente de ventas, incluido el contenido de sus interacciones con el Cio Sales Agent, las preguntas que formula, las respuestas que recibe, sus preferencias declaradas, su intención aparente (por ejemplo, navegación general frente a búsqueda activa) y cualquier información que decida compartir durante la conversación.
• Preferencias de boletín informativo y suscripción, incluida su dirección de correo electrónico y cualquier preferencia temática que indique.
• Información de dispositivo y navegación recopilada de forma automática, incluida la IP address, la ubicación geográfica aproximada derivada de su IP address (a nivel de ciudad y país), el tipo y versión del navegador, el sistema operativo, el tipo de dispositivo, la resolución de pantalla, el sitio web de origen, las páginas visitadas, el tiempo de permanencia en las páginas, los eventos de clic, la profundidad de desplazamiento y las preferencias de idioma.
• Cookies y tecnologías similares, según se describe con mayor detalle en nuestra Política de Cookies.
• Registros de consentimiento, incluidas sus respuestas a los avisos de consentimiento de cookies y cualquier señal de exclusión voluntaria del Control Global de Privacidad o similar que envíe su navegador.

Información que Recopilamos de los Clientes

Cuando usted o su organización se registra, accede o utiliza la plataforma Ciosanna como Cliente, podemos recopilar:

• Información de cuenta, incluidos su nombre, dirección de correo electrónico empresarial, número de teléfono, cargo, función dentro de la organización y credenciales de inicio de sesión.
• Información de la organización, incluidos el nombre de la empresa, la dirección comercial, el número de identificación fiscal cuando sea requerido, el número de propiedades y unidades administradas, las direcciones de las propiedades y otros detalles operativos del negocio.
• Información de facturación y pago, incluidos el nombre y el correo electrónico del contacto de facturación, la dirección de facturación, los últimos cuatro dígitos de las tarjetas de pago, la marca y fecha de vencimiento de la tarjeta, la información de cuenta bancaria ACH (transmitida y conservada por nuestro procesador de pagos; no almacenamos números completos de tarjetas de pago ni números completos de cuentas bancarias en nuestros propios sistemas), el historial de facturas, el estado de la suscripción e información fiscal.
• Información de autenticación y seguridad, incluidas contraseñas cifradas mediante hash, tokens de autenticación multifactor, identificadores de sesión, IP addresses y dispositivos utilizados para iniciar sesión, marcas de tiempo de inicio de sesión y registros de eventos de seguridad.
• Metadatos y contenido de comunicaciones, incluidos correos electrónicos, mensajes dentro del producto, tickets de soporte, transcripciones de voz o chat cuando corresponda, y metadatos como destinatarios de mensajes, marcas de tiempo y estado de lectura.
• Información de uso de la plataforma, incluidas las funciones a las que accede, las opciones de configuración que realiza, el contenido que carga, las propiedades y unidades que crea, los Residentes que agrega, los contratos de arrendamiento que registra, los pagos que registra, las órdenes de trabajo que genera, las decisiones de puntuación que revisa y las entradas del registro de auditoría que reflejan las acciones realizadas en su cuenta.
• Datos de interacción con inteligencia artificial, incluidas sus conversaciones con el Cio AI Assistant, las instrucciones que envía, las respuestas que recibe y cualquier retroalimentación que proporcione sobre dichas respuestas.

Información que Recopilamos de los Residentes

Si usted es un Residente en una propiedad administrada mediante la plataforma Ciosanna, el Cliente recopila información sobre usted y la carga o genera en la plataforma, o le solicita que la proporcione directamente. La información procesada puede incluir:

• Información de identificación y contacto, incluidos su nombre legal completo, fecha de nacimiento, dirección postal y de residencia, números de teléfono, dirección de correo electrónico, fotografía (cuando sea requerida para fines de identificación o acceso al edificio), idioma de preferencia e información de contacto de emergencia.
• Identificadores emitidos por organismos gubernamentales, incluidos el número de Seguro Social o sus últimos cuatro dígitos, el número de licencia de conducir o número de identificación estatal, y la documentación migratoria o de ciudadanía cuando así lo exija la ley aplicable o el Cliente para fines de elegibilidad de vivienda. Estos datos son tratados como Información Personal Sensible, se cifran en reposo mediante cifrado AES-256-GCM con derivación de claves por arrendatario, y solo son accesibles sobre la base de necesidad de conocer.
• Información de solicitud y contrato de arrendamiento, incluidos el historial de arrendamiento, domicilios anteriores, información laboral, documentos de verificación de ingresos, referencias, cosolicitantes y miembros del grupo familiar, mascotas, vehículos, términos del contrato de arrendamiento, depósitos de garantía y cualquier otra información que usted proporcione en una solicitud de arrendamiento o en relación con un contrato de arrendamiento.
• Información financiera, incluido el historial de pagos de renta, la información de cuenta bancaria o tarjeta de pago utilizada para realizar pagos (transmitida y conservada por nuestro procesador de pagos), las autorizaciones de pago recurrente, los saldos del libro mayor, los cargos por mora y otros cargos o créditos.
• Comunicaciones, incluidos los mensajes intercambiados con la administración de la propiedad, los proveedores de mantenimiento u otras partes autorizadas a través de la plataforma; los registros de correo de voz y llamadas cuando la plataforma registra comunicaciones; y las interacciones de chat o con el asistente de inteligencia artificial.
• Información de mantenimiento y órdenes de trabajo, incluidas las descripciones de los problemas que usted reporta, las fotografías o videos que carga, los permisos de acceso que otorga y los registros de visitas de proveedores.
• Datos de puntuación y comportamiento, incluidos los factores de datos utilizados por el sistema de puntuación conductual de Cio (como el historial de pagos puntuales, la capacidad de respuesta en las comunicaciones, el comportamiento en materia de mantenimiento y los eventos de cumplimiento del contrato de arrendamiento) y las puntuaciones resultantes. El uso de la toma de decisiones automatizada en relación con esta puntuación se describe en la Sección 10 de esta Política y en nuestra Divulgación FCRA.
• Información de dispositivo, navegación y acceso, incluida la IP address, los identificadores de dispositivo, las marcas de tiempo de inicio de sesión y los eventos de acceso físico, como la entrada al edificio o unidad, cuando la plataforma se integra con sistemas de control de acceso.

Información que Recopilamos de los Propietarios de Inmuebles

Si usted accede a la plataforma Ciosanna como Propietario de Inmueble o Inversor, podemos recopilar:

• Información de identificación y contacto, incluidos su nombre, dirección postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico e información de identificación fiscal cuando sea requerida para distribuciones a propietarios o informes fiscales (por ejemplo, un Form 1099).
• Información de titularidad y entidad, incluida la entidad a través de la cual usted posee la propiedad (cuando corresponda), los porcentajes de participación, las propiedades y unidades de su titularidad, y su función dentro de cualquier entidad de titularidad.
• Información financiera y de distribución, incluida la información de cuenta bancaria para distribuciones ACH (conservada por nuestro procesador de pagos), el historial de distribuciones, los calendarios de honorarios y los documentos fiscales.
• Información de autenticación, comunicaciones, interacción con inteligencia artificial y uso de los mismos tipos descritos en la Sección 2.2.

Información que Recopilamos de los Proveedores

Si usted accede a la plataforma Ciosanna como Proveedor, podemos recopilar:

• Información de identificación y empresarial, incluidos su nombre, nombre de la empresa, dirección postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico, números de licencia e información de seguro cuando corresponda, áreas de servicio e información de tarifas.
• Información de órdenes de trabajo, incluidas las asignaciones, los calendarios, las fotografías y notas que usted envía en relación con los trabajos realizados, y las calificaciones o comentarios proporcionados por los Clientes o Residentes.
• Información de pago, incluida la información de cuenta bancaria para pagos de honorarios (conservada por nuestro procesador de pagos) y el historial de pagos.
• Información de autenticación, comunicaciones, interacción con inteligencia artificial y uso de los mismos tipos descritos en la Sección 2.2.

Información que Recopilamos Automáticamente de Todos los Usuarios

Independientemente de su función, cuando usted utiliza los Servicios, podemos recopilar automáticamente información de dispositivo y conexión (IP address, tipo y versión del navegador, sistema operativo, tipo e identificadores del dispositivo, configuración de idioma, zona horaria, resolución de pantalla, URLs de origen); información de uso y eventos (páginas visitadas, acciones realizadas, marcas de tiempo, registros de errores, métricas de rendimiento, eventos de seguridad); ubicación aproximada derivada de la IP address (únicamente a nivel de ciudad y país — no recopilamos geolocalización precisa como coordenadas GPS a menos que usted otorgue expresamente dicho permiso); y cookies y tecnologías similares conforme a lo descrito en nuestra Política de Cookies.

Información que Recibimos de Terceros

Podemos recibir Información Personal sobre usted de terceros en relación con los Servicios, incluidos: procesadores de pagos (como Stripe), que confirman transacciones exitosas o fallidas, proporcionan datos parciales de tarjetas para su visualización y suministran señales de fraude y riesgo; proveedores de verificación de identidad y evaluación de antecedentes (cuando son contratados por un Cliente en relación con solicitudes de arrendamiento), que proporcionan resultados de verificación de identidad, información crediticia, información sobre antecedentes penales, historial de desalojos y otra información de informes de consumidor regida por la Ley de Informes de Crédito Justos (Fair Credit Reporting Act) y la ley estatal aplicable; proveedores de comunicación y notificación (como SendGrid para correo electrónico y cualquier proveedor de SMS); proveedores de autenticación (cuando se habilitaron integraciones de inicio de sesión único o inicio de sesión social); proveedores de infraestructura (como Cloudflare), que proporcionan señales relacionadas con la seguridad, incluida la geolocalización por IP address, puntuaciones de detección de bots e inteligencia sobre amenazas; socios, integradores y fuentes de referencia; y fuentes de acceso público, incluidos directorios empresariales, registros públicos y redes sociales cuando se utilicen para verificar información empresarial o en relación con la prospección comercial.

Categorías de Información Personal conforme a la Ley de California

Para los efectos de la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) y la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA), las categorías de Información Personal que recopilamos incluyen: identificadores; información descrita en el California Civil Code Section 1798.80(e); características de clasificaciones protegidas bajo la ley de California o federal (únicamente en la medida necesaria para decisiones de elegibilidad de vivienda y únicamente en la medida permitida por las leyes de vivienda justa aplicables); información comercial; información de actividad en Internet u otras redes electrónicas; datos de geolocalización (aproximada, no precisa); información de naturaleza auditiva, electrónica, visual y similar; información profesional o relacionada con el empleo; información educativa; inferencias derivadas de cualquiera de los elementos anteriores; e información personal sensible (incluidos números de Seguro Social, números de licencia de conducir, credenciales de inicio de sesión de cuentas, información de acceso a cuentas, contenido de comunicaciones e información de cuentas financieras).

Información que No Recopilamos

No recopilamos a sabiendas Información Personal de personas menores de trece (13) años (o la edad mínima equivalente conforme a la ley aplicable en otras jurisdicciones). No recopilamos identificadores biométricos (como huellas dactilares o geometría facial) a menos que un Cliente habilite y divulgue expresamente dicha recopilación en relación con las funciones de control de acceso y obtenga todos los consentimientos requeridos de los Residentes. No realizamos vigilancia comercial no relacionada con los Servicios, y no recopilamos Información Personal con el propósito de venderla (véase la Sección 13).

Para Prestar y Operar los Servicios

Procesamos Información Personal para registrar y autenticar usuarios, configurar y mantener cuentas, permitir a los Clientes administrar propiedades y Residentes, permitir a los Residentes realizar pagos y comunicarse con su administración de propiedades, permitir a los Propietarios y Proveedores acceder a los portales correspondientes, entregar comunicaciones, generar informes y, en general, proporcionar las funciones y funcionalidades de los Servicios.

Base jurídica: Ejecución de un contrato con usted o con el Cliente que le ha proporcionado acceso; o, cuando no existe una relación contractual directa, nuestros intereses legítimos en proporcionar Servicios funcionales y los intereses legítimos del Cliente en operar su negocio de administración de propiedades.

Para Procesar Pagos y Distribuciones

Utilizamos la información relacionada con pagos para procesar los pagos de suscripción de los Clientes, facilitar los pagos de renta por parte de los Residentes, procesar distribuciones a los Propietarios de Inmuebles y procesar pagos a los Proveedores, en cada caso a través de nuestro procesador de pagos.

Base jurídica: Ejecución de un contrato; cumplimiento de nuestras obligaciones legales, incluidas las obligaciones de declaración fiscal y de prevención del lavado de dinero.

Para Comunicarnos con Usted

Procesamos información de contacto y comunicaciones para enviarle mensajes transaccionales (confirmaciones de cuenta, restablecimientos de contraseña, comprobantes de pago, actualizaciones de órdenes de trabajo, recordatorios de arrendamiento y otros avisos operativos), para responder a consultas de soporte, para proporcionar actualizaciones sobre los Servicios y, cuando usted haya dado su consentimiento o cuando la ley aplicable lo permita, para enviarle comunicaciones de marketing. Usted puede cancelar su suscripción a las comunicaciones de marketing en cualquier momento siguiendo las instrucciones de cancelación incluidas en cualquier correo electrónico de marketing o comunicándose con nosotros en support@ciosanna.com.

Base jurídica: Ejecución de un contrato para comunicaciones transaccionales; su consentimiento para comunicaciones de marketing cuando así se requiera; nuestros intereses legítimos en mantener informados a los usuarios cuando no se requiere consentimiento.

Para Proporcionar Funciones Impulsadas por Inteligencia Artificial

Procesamos el contenido de sus interacciones con Cio (incluido el Cio Sales Agent en el sitio web de marketing y el Cio AI Assistant dentro de la plataforma) para generar respuestas, proporcionar asistencia contextualizada, presentar información relevante y apoyar los flujos de trabajo de ventas y éxito del cliente. Cio está impulsado por modelos de lenguaje de gran escala proporcionados por nuestro subencargado del tratamiento de inteligencia artificial y opera bajo restricciones contractuales que prohíben el uso de sus conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros. Revelamos el uso de inteligencia artificial en cualquier interacción con Cio en cumplimiento del EU AI Act y leyes similares.

Base jurídica: Ejecución de un contrato (para la asistencia de inteligencia artificial dentro de la plataforma); intereses legítimos (para el soporte de ventas impulsado por inteligencia artificial, sujeto a su derecho de oposición); su consentimiento cuando así se requiera.

Para Operar el Sistema de Puntuación Conductual de Cio

Para los Residentes y solicitantes de arrendamiento en los casos en que el Cliente haya habilitado las funciones de puntuación, procesamos información sobre comportamiento e historial de pagos para generar puntuaciones de Cio destinadas a asistir al Cliente en la comprensión de los patrones de arrendamiento de los residentes. El uso de la puntuación por parte del Cliente se rige por las propias políticas del Cliente, por la legislación aplicable en materia de vivienda justa y por el FCRA cuando la puntuación se utilice para tomar decisiones de elegibilidad. La Sección 10 de la presente Política y nuestra Divulgación conforme al FCRA proporcionan información adicional, incluido su derecho a una revisión humana de las decisiones automatizadas.

Base jurídica: Ejecución de un contrato con el Cliente; intereses legítimos del Cliente en la evaluación del riesgo de arrendamiento, ponderados frente a sus derechos y libertades; cumplimiento legal del FCRA cuando resulte aplicable.

Para Personalizar los Servicios

Utilizamos información sobre idioma, configuración regional y preferencias para mostrar los Servicios en su idioma preferido, recordar sus ajustes de interfaz y presentar contenido relevante según su rol.

Base jurídica: Ejecución de un contrato; intereses legítimos en proporcionar una experiencia funcional y utilizable.

Para Mantener la Seguridad y Prevenir el Fraude

Procesamos direcciones IP, identificadores de dispositivos, eventos de inicio de sesión, registros de eventos de seguridad, señales de detección de bots e información similar para detectar y prevenir accesos no autorizados, fraudes, abusos, incidentes de seguridad e infracciones de nuestros Términos de Servicio o de la ley aplicable. Utilizamos los servicios de gestión de bots e inteligencia de amenazas de Cloudflare, incluido el CAPTCHA Turnstile, en relación con estos fines.

Base jurídica: Intereses legítimos en proteger la seguridad de los Servicios y de nuestros usuarios; cumplimiento de obligaciones legales.

Para Cumplir con Obligaciones Legales

Procesamos Información Personal para cumplir con nuestras obligaciones legales, incluidas las obligaciones derivadas de la legislación fiscal, la legislación contable, la legislación sobre prevención del lavado de dinero, la legislación sobre vivienda justa, la legislación de protección al consumidor (incluidos el FCRA, el CCPA, el GDPR y leyes similares), las respuestas a solicitudes legítimas de autoridades policiales, órdenes judiciales y autoridades reguladoras, y el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

Base jurídica: Cumplimiento de una obligación legal; intereses legítimos en el establecimiento o la defensa de reclamaciones legales; intereses vitales en situaciones de emergencia excepcionales.

Para Analizar y Mejorar los Servicios

Utilizamos datos de uso, registros de errores y datos agregados o anonimizados para comprender cómo se utilizan los Servicios, diagnosticar problemas técnicos, medir la adopción de funciones, probar nuevas funciones y mejorar los Servicios. Cuando sea factible, utilizamos datos agregados o anonimizados para estos fines. No utilizamos Información Personal individual de los Residentes para entrenar modelos de inteligencia artificial que se pongan a disposición de otros Clientes sin autorización expresa.

Base jurídica: Intereses legítimos en operar y mejorar los Servicios.

Para Realizar Actividades de Marketing y Desarrollo de Negocios

Procesamos información de contacto de prospectos comerciales (típicamente empleados de organizaciones prospecto de Clientes) para realizar actividades de difusión, presentar la plataforma Ciosanna, programar demostraciones y apoyar el proceso de ventas. Atendemos las solicitudes de cancelación de suscripción de manera oportuna. No realizamos publicidad conductual entre contextos ni compartimos Información Personal con anunciantes terceros para fines publicitarios.

Base jurídica: Intereses legítimos en ventas y desarrollo de negocios; su consentimiento cuando así lo exija la ley.

Para Efectuar Transferencias Empresariales

Si participamos en una fusión, adquisición, financiamiento, reorganización, quiebra, administración judicial, venta de activos de la empresa o transición del servicio a otro proveedor, podemos procesar y divulgar Información Personal en relación con dicha transacción, sujeto a las protecciones de confidencialidad correspondientes y a la aplicación continua de la presente Política o de términos sucesores sustancialmente similares a esta Política.

Base jurídica: Intereses legítimos en la realización de transacciones corporativas; cumplimiento de obligaciones legales.

Con Su Consentimiento

Podemos procesar Información Personal para fines adicionales con su consentimiento. Usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento, si bien dicho retiro no afectará el Procesamiento que haya tenido lugar con anterioridad al mismo.

Base jurídica: Su consentimiento.

Compartición de Información dentro de la Plataforma Ciosanna

La plataforma Ciosanna es un sistema multiportal que, por su naturaleza, comparte determinada información entre portales para poder operar. La siguiente compartición interna ocurre en el curso ordinario de los Servicios:

• Entre el Cliente y sus usuarios autorizados: La información cargada o generada por un usuario de una organización Cliente es, en general, accesible a otros usuarios autorizados de esa misma organización Cliente, sujeto a controles de acceso basados en roles (RBAC) (los miembros del personal pueden tener un acceso más limitado que los gerentes o propietarios de la empresa).
• Del Cliente al Residente: La información que el Cliente publica a través de la plataforma dirigida a un Residente (como saldos del libro mayor, avisos y documentos de arrendamiento) es visible para ese Residente en el portal de Residentes.
• Del Residente al Cliente: La información que el Residente envía a través de la plataforma (como solicitudes de mantenimiento, comunicaciones e información de pagos) es visible para los usuarios autorizados de la organización Cliente.
• Del Cliente al Propietario de Inmueble: La información sobre propiedades y Residentes que el Cliente decide exponer a un Propietario de Inmueble a través del portal de inversores (como ocupación, lista de rentas, desempeño financiero y resúmenes de puntuación de Residentes) es visible para dicho Propietario. Los Propietarios no tienen acceso a toda la información de los Residentes; el acceso es configurado por el Cliente conforme a la ley aplicable.
• Del Cliente al Proveedor: La información necesaria para que un Proveedor ejecute una orden de trabajo asignada (como la dirección, la naturaleza del problema, las instrucciones de acceso y el contacto del Residente para la programación) es compartida con el Proveedor asignado.
• Entre Residentes y otros Residentes: La plataforma no comparte la Información Personal de un Residente con otros Residentes, salvo cuando el Cliente haya habilitado funciones que necesariamente impliquen dicha compartición (por ejemplo, tableros de mensajes comunitarios o programación de amenidades compartidas), y aun en ese caso, únicamente la información limitada que sea necesaria para la función.

Subencargados del Tratamiento

Contratamos Subencargados del Tratamiento cuidadosamente seleccionados para que realicen servicios en nuestro nombre. Cada Subencargado del Tratamiento está vinculado por un acuerdo escrito que exige confidencialidad, medidas de seguridad apropiadas y el procesamiento de Información Personal únicamente conforme a las instrucciones documentadas de Ciosanna y en concordancia con la presente Política. Las categorías de Subencargados del Tratamiento que utilizamos incluyen:

• Infraestructura en la nube y alojamiento de bases de datos — para el almacenamiento y procesamiento de Información Personal.
• Procesamiento de pagos — para procesar pagos de suscripción, pagos de renta, distribuciones a propietarios y pagos a proveedores.
• Entrega de correos electrónicos y notificaciones — para comunicaciones transaccionales y de marketing.
• Servicios de inteligencia artificial — para el funcionamiento del Cio AI Assistant y el Cio Sales Agent.
• Seguridad, entrega de contenido y gestión de bots — para prestar los Servicios de manera segura y a escala.
• Verificación de identidad y agencias de informes al consumidor — cuando son contratadas por un Cliente en relación con solicitudes de arrendamiento, sujeto a la Fair Credit Reporting Act (FCRA) y la ley estatal aplicable.
• Herramientas de atención al cliente y soporte técnico — cuando se utilizan para gestionar tickets de soporte.
• Análisis y telemetría del producto — mediante análisis propios que preservan la privacidad.

Una lista actualizada de nuestros Subencargados del Tratamiento materiales está disponible en nuestra Lista de Subencargados del Tratamiento (referenciada en la Sección 15 de la presente Política).

Compartición con los Proveedores y Prestadores de Servicios del Cliente

Un Cliente puede optar por integrar Ciosanna con servicios de terceros que utilice (por ejemplo, software de contabilidad, servicios de evaluación o proveedores de seguros). Cuando el Cliente habilita dichas integraciones, la Información Personal puede ser compartida con esos terceros de conformidad con las instrucciones del Cliente y la política de privacidad propia del tercero. No somos responsables de las prácticas de privacidad de los servicios de terceros que el Cliente elija integrar.

Compartición con Su Consentimiento

Podemos compartir Información Personal con terceros cuando usted nos indique hacerlo o de cualquier otra forma preste su consentimiento para dicha compartición.

Compartición por Razones Legales

Podemos divulgar Información Personal cuando creamos de buena fe que la divulgación es requerida o permitida por la ley, incluyendo: para cumplir con una citación, orden judicial, orden de registro u otro proceso legal; para responder a solicitudes legítimas de autoridades públicas, incluidas las autoridades encargadas del cumplimiento de la ley y las autoridades de seguridad nacional; para hacer cumplir nuestros Términos de Servicio u otros acuerdos; para investigar y prevenir fraudes, incidentes de seguridad o violaciones de nuestras políticas o de la ley aplicable; para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de Ciosanna, nuestros usuarios u otras personas; y en el contexto de procedimientos legales, incluidos el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

Cuando la ley lo permita, notificaremos al usuario afectado antes de divulgar su Información Personal en respuesta a una solicitud legal, a menos que tengamos prohibido hacerlo o consideremos que la notificación crearía un riesgo de daño.

Compartición en Relación con Transferencias Empresariales

Si participamos en una fusión, adquisición, financiamiento, reorganización, quiebra, administración judicial o venta de activos empresariales, la Información Personal podrá ser transferida a la entidad adquirente o sucesora. Exigiremos a cualquier receptor de este tipo que respete compromisos sustancialmente similares a los de la presente Política con respecto a su Información Personal.

Datos Agregados o Desidentificados

Podemos compartir datos agregados, anonimizados o desidentificados que no puedan ser utilizados razonablemente para identificarle, con cualquier finalidad lícita, incluidos la investigación de mercado, la comparación referencial del sector y la mejora de los Servicios. Mantenemos salvaguardias razonables para prevenir la reidentificación y no intentamos reidentificar datos desidentificados, salvo en la medida en que lo permita la ley aplicable.

No Venta de Información Personal; No Publicidad Conductual entre Contextos

No vendemos Información Personal a cambio de una contraprestación económica. No compartimos Información Personal con fines de publicidad conductual entre contextos. Reconocemos la señal Global Privacy Control como una solicitud válida de exclusión voluntaria respecto a cualquier compartición que pueda caracterizarse como una "venta" o "compartición" conforme a la ley de California. La Sección 13 de la presente Política describe con mayor detalle su derecho a excluirse de dicha actividad.

Visión General

Nosotros y nuestros proveedores de servicios utilizamos cookies y tecnologías de seguimiento similares (en conjunto, "Tecnologías de Seguimiento") para operar, proteger y mejorar los Servicios. Esta Sección ofrece un resumen de alto nivel. Nuestra Política de Cookies (disponible en /legal/cookies) proporciona un inventario detallado de las Tecnologías de Seguimiento específicas que utilizamos, los fines para los cuales se emplean, las categorías de información que recopilan y sus respectivos períodos de retención.

Qué Son las Tecnologías de Seguimiento

Las Tecnologías de Rastreo incluyen: (a) cookies, que son pequeños archivos de texto que un sitio web coloca en su dispositivo cuando usted lo visita; (b) balizas web (también conocidas como píxeles o GIFs transparentes), que son pequeñas imágenes gráficas incrustadas en páginas web o correos electrónicos utilizadas para medir la interacción; (c) almacenamiento local y almacenamiento de sesión, que son mecanismos de almacenamiento basados en el navegador utilizados para guardar preferencias y el estado de autenticación; (d) kits de desarrollo de software (SDK) integrados en aplicaciones móviles o dentro del producto; y (e) identificadores del lado del servidor utilizados en conexión con nuestra infraestructura y proveedores de seguridad.

Categorías de Tecnologías de Seguimiento que Utilizamos

Organizamos las Tecnologías de Seguimiento en las siguientes categorías:

• Estrictamente Necesarias — requeridas para el funcionamiento de los Servicios, incluidos los tokens de autenticación, los identificadores de sesión, las cookies de seguridad, las cookies de balanceo de carga y las cookies utilizadas para recordar sus preferencias de consentimiento de cookies. Estas no pueden deshabilitarse a través de nuestro banner de consentimiento de cookies, dado que los Servicios no funcionarían sin ellas.
• Funcionales — utilizadas para recordar sus preferencias y configuraciones, incluida su selección de idioma, configuración regional y preferencias de interfaz.
• Analíticas — utilizadas para comprender cómo los Visitantes y los usuarios interactúan con los Servicios, incluyendo qué páginas son consultadas, qué funcionalidades son utilizadas y cómo los usuarios navegan por los Servicios. Utilizamos análisis de primera parte que preservan la privacidad y no compartimos datos analíticos a nivel de Visitante con redes publicitarias de terceros.
• De Marketing — utilizadas en relación con nuestras propias comunicaciones de marketing y la personalización en el sitio. No utilizamos cookies publicitarias de terceros ni compartimos datos con redes publicitarias de terceros para publicidad conductual entre contextos.

Consentimiento y Elección

Obtenemos su consentimiento para el uso de Tecnologías de Seguimiento no esenciales de conformidad con la ley aplicable. Nuestro mecanismo de consentimiento tiene conciencia geográfica:

• Visitantes de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo y el Reino Unido: Presentamos una superposición de consentimiento a pantalla completa que bloquea las Tecnologías de Seguimiento no esenciales hasta que usted realice una elección afirmativa. Las opciones predeterminadas están configuradas como rechazo, y usted debe aceptar o personalizar sus selecciones de manera afirmativa.
• California, Colorado, Connecticut, Virginia, Utah y otras jurisdicciones aplicables de los Estados Unidos: Presentamos un banner de consentimiento en la parte inferior de la página que le permite rechazar las Tecnologías de Seguimiento no esenciales. Cuando usted tenga derecho a rechazar la "venta" o el "intercambio" conforme a la ley estatal aplicable, el banner pone dicha opción a su disposición.
• Otras jurisdicciones: Aplicamos un banner predeterminado en la parte inferior de la página de carácter conservador, coherente con las mejores prácticas a nivel mundial.
• Global Privacy Control (GPC): Si su navegador transmite una señal Global Privacy Control, aplicamos automáticamente la configuración de mayor protección de la privacidad (únicamente cookies esenciales) y tratamos dicha señal como una solicitud válida de rechazo conforme a la ley aplicable, incluida la California Privacy Rights Act y las leyes de privacidad de Colorado, Connecticut, Texas, Oregon, Montana, New Hampshire, New Jersey, Delaware, Nebraska y Minnesota.

Usted puede modificar sus preferencias de cookies en cualquier momento a través del enlace de configuración de cookies ubicado en el pie de página de nuestro sitio web. Si modifica sus preferencias, el cambio se aplicará de manera prospectiva; la información ya recopilada bajo sus preferencias anteriores se conservará o eliminará de conformidad con los períodos de retención descritos en nuestra Política de Cookies.

No Rastrear

La mayoría de los navegadores modernos ya no envían una señal "Do Not Track" significativa. Respetamos la señal Global Privacy Control según lo descrito anteriormente. No respondemos al encabezado "Do Not Track" heredado debido a que no se ha establecido una interpretación estándar a nivel de la industria para dicha señal.

Cookies Establecidas por Servicios de Terceros

Ciertas funcionalidades dentro de los Servicios pueden depender de servicios de terceros que establecen sus propias cookies, incluido el desafío de protección contra bots de Cloudflare Turnstile, la interfaz de pago de nuestro procesador de pagos y cualquier widget de atención al cliente integrado. Las cookies establecidas por estos terceros se rigen por la política de privacidad del respectivo tercero. Enumeramos estos terceros y sus cookies en nuestra Política de Cookies.

Principio General

Conservamos la Información Personal únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fue recopilada, para dar cumplimiento a nuestras obligaciones legales, regulatorias, fiscales, contables y de presentación de informes, para hacer valer nuestros acuerdos, para resolver controversias y para proteger nuestros derechos legales, salvo que la ley aplicable exija o permita un período de conservación más prolongado. Cuando la Información Personal ya no sea necesaria, procederemos a eliminarla, anonimizarla o, en los casos en que la eliminación no sea técnicamente factible (por ejemplo, en archivos de respaldo inmutables), la restringiremos de cualquier Procesamiento adicional hasta que dicha eliminación sea viable.

Retención de Datos del Cliente

Para los Datos del Cliente (Información Personal que procesamos en nombre de un Cliente), el período de retención predeterminado es la duración de la suscripción del Cliente a los Servicios más un período posterior a la terminación definido para el cierre ordenado:

• Suscripción activa: Retenemos los Datos del Cliente durante el tiempo que la cuenta del Cliente permanezca activa.
• Cuenta suspendida: Si la cuenta de un Cliente es suspendida por falta de pago o por violación de nuestros Términos de Servicio, los Datos del Cliente se conservan en estado suspendido a la espera de una resolución.
• Cuenta cancelada, período de retención de noventa días: Tras la cancelación de la suscripción de un Cliente, conservamos los Datos del Cliente durante noventa (90) días a partir de la fecha efectiva de cancelación. Durante este período, el Cliente podrá solicitar la exportación de los Datos del Cliente o la reactivación de la cuenta.
• Transcurrido el período de noventa días: Una vez vencido el período de retención de noventa días, los Datos del Cliente son eliminados de los sistemas activos. Es posible que subsistan copias residuales en copias de seguridad cifradas hasta que dichas copias sean excluidas del ciclo de retención (generalmente dentro de un período adicional de noventa días), así como en registros de auditoría y registros similares que se conservan según lo descrito en la Sección 6.5 a continuación.
• Eliminación a instrucción del Cliente: Un Cliente podrá instruirnos para eliminar los Datos del Cliente con anterioridad al calendario predeterminado, sujeto a los requisitos legales de retención y a nuestros procedimientos internos.
• Eliminación lógica dentro de la plataforma: Cuando un Cliente marque una cuenta o un registro como "eliminado" a través de la plataforma, los datos subyacentes se conservan en el libro contable de la cuenta del Cliente (por ejemplo, para fines de auditoría y resolución de controversias), pero son removidos de las vistas predeterminadas, salvo que el Cliente proceda a la eliminación permanente del registro o hasta que venza el período de retención aplicable.

Retención de Datos de Visitantes

Para la Información Personal que recopilamos de Visitantes en el sitio web de marketing:

• Conversaciones de ventas y datos de clientes potenciales (incluidas las transcripciones del Cio Sales Agent, las solicitudes de demostración y los envíos de formularios de contacto) se conservan hasta por veinticuatro (24) meses a partir de la interacción más reciente, tras lo cual eliminamos los datos o conservamos únicamente datos agregados y anonimizados para el análisis de tendencias.
• Los datos de suscriptores al boletín informativo se conservan hasta que usted cancele su suscripción, más un breve período de supresión (generalmente treinta días) para garantizar que su preferencia se aplique en todos nuestros sistemas.
• Los datos de cookies y análisis se conservan durante los períodos especificados en nuestra Política de Cookies.
• Los registros de consentimiento se conservan durante el mayor de los siguientes períodos: (a) la duración durante la cual el consentimiento está vigente, más un período razonable posterior para demostrar el cumplimiento de la ley aplicable, o (b) cualquier período de conservación exigido por ley.

Retención de Categorías Específicas

Los registros de ciertas categorías de Información Personal se conservan conforme a plazos específicos por categoría:

• Los registros de pagos, facturas y documentos fiscales se conservan durante un mínimo de siete (7) años a partir de la transacción o, cuando sea mayor, durante el período exigido por la legislación fiscal, contable o de prevención del lavado de dinero aplicable.
• La Información Personal Sensible (como los números de Seguro Social e identificadores gubernamentales) se conserva únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fue recopilada (típicamente la duración de la relación arrendaticia más un período definido posterior al arrendamiento), y posteriormente es eliminada o sometida a restricciones adicionales.
• La información de verificación de antecedentes e informes de consumidor se conserva de conformidad con la FCRA y la legislación estatal aplicable, y no se retiene más allá del período necesario para la finalidad para la cual se obtuvo el informe.
• Los datos de comunicaciones (incluidos correos electrónicos, mensajes y conversaciones dentro de la plataforma) se conservan, en general, durante la vigencia de la relación subyacente más un período razonable posterior a esta para la resolución de disputas y auditoría, tras lo cual se eliminan salvo que sean requeridos para fines legales o regulatorios.
• Los registros de seguridad y autenticación se conservan por un período de hasta veinticuatro (24) meses para fines de investigación de seguridad y auditoría.
• Los registros de conversaciones de Cio AI se conservan conforme a lo descrito en la Sección 3.4 y en nuestra Política de Cookies.

Registros de Auditoría y Copias de Seguridad

Mantenemos registros de auditoría que reflejan las acciones realizadas dentro de los Servicios con fines de seguridad, cumplimiento normativo y resolución de controversias. Los registros de auditoría se conservan por períodos compatibles con la ley aplicable y nuestros requisitos de gobernanza interna, generalmente no inferiores al período de retención de los registros subyacentes a los que se refieren las entradas del registro.

Se mantienen copias de seguridad de nuestros sistemas de producción con fines de recuperación ante desastres y continuidad del negocio. La Información Personal que haya sido eliminada de los sistemas activos puede persistir en copias de seguridad cifradas hasta que dichas copias sean excluidas del período de retención. No restauramos Información Personal eliminada a partir de copias de seguridad, salvo cuando sea necesario para la recuperación ante desastres.

Retención Legal

Si recibimos notificación de litigios pendientes o anticipados, investigaciones gubernamentales, consultas regulatorias u otros asuntos que activen una retención legal, conservaremos la Información Personal relevante sin perjuicio de los períodos de retención mencionados anteriormente, hasta que dicha retención sea levantada.

Supresión en Respuesta a Solicitudes Verificadas

Cuando usted tenga un derecho, conforme a la ley aplicable, a solicitar la eliminación de su Información Personal, cumpliremos con una solicitud de eliminación verificada de conformidad con la Sección 9 de esta Política. Se aplican ciertas excepciones, incluso cuando la retención sea necesaria para completar una transacción, detectar incidentes de seguridad, cumplir con una obligación legal, ejercer la libertad de expresión, cumplir con la Ley de Privacidad de Comunicaciones Electrónicas de California, participar en investigaciones de interés público, o ejercer o defender reclamaciones legales.

Nuestro Programa de Seguridad

Mantenemos un programa de seguridad de la información diseñado para proteger la Información Personal contra el acceso no autorizado, la pérdida accidental, la alteración, la divulgación y la destrucción. Nuestro programa se basa en estándares reconocidos de la industria e incluye salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas a la naturaleza de la Información Personal que Procesamos y a los riesgos asociados con dicho Procesamiento. Los componentes principales de nuestro programa de seguridad se describen a continuación. Ningún programa de seguridad es perfecto y no podemos garantizar la seguridad absoluta de la Información Personal; las salvaguardas descritas en esta Sección están diseñadas para reducir el riesgo a un nivel apropiado para los Servicios, pero usted también debe tomar las medidas adecuadas para proteger su propia Información Personal, incluyendo el uso de contraseñas seguras y únicas y la habilitación de la autenticación multifactor cuando esté disponible.

Cifrado

• Cifrado en tránsito: Todas las conexiones a los Servicios se cifran mediante el protocolo Transport Layer Security (TLS) versión 1.3 o, cuando TLS 1.3 no esté disponible en un cliente que se conecte, TLS 1.2 con conjuntos de cifrado modernos. Mantenemos una configuración "Full (Strict) SSL" con nuestro proveedor de entrega de contenido y seguridad para garantizar el cifrado de extremo a extremo entre el cliente, el perímetro y el origen.
• Cifrado en reposo: La Información Personal almacenada en nuestra base de datos de producción se cifra en reposo. La Información Personal Sensible (incluidos los identificadores gubernamentales tales como números de Seguro Social, fechas de nacimiento e información de cuentas financieras) está sujeta a una capa adicional de cifrado a nivel de aplicación mediante el Estándar de Cifrado Avanzado en modo Galois/Contador con claves de 256 bits ("AES-256-GCM"), con claves criptográficas derivadas por inquilino mediante la Función de Derivación de Claves basada en HMAC (HKDF). Los campos de búsqueda están protegidos mediante representaciones de hash con clave (HMAC), de modo que las consultas autorizadas puedan realizarse sin exponer el texto en claro.
• Las copias de seguridad y las copias de recuperación ante desastres se cifran mediante mecanismos comparables.

Controles de Acceso

• Control de acceso basado en roles (RBAC): El acceso a la Información Personal dentro de los Servicios está regido por controles de acceso basados en roles. Las organizaciones de Clientes se configuran como cuentas multiusuario con seguridad a nivel de fila aplicada en la capa de base de datos, de modo que los datos de un Cliente no sean accesibles para otro Cliente.
• Acceso según necesidad de conocer para el personal de Ciosanna: El acceso a la Información Personal por parte del personal de Ciosanna se limita a aquellas personas que requieran dicho acceso para el desempeño de sus funciones. Todo acceso de este tipo queda registrado.
• Autenticación: El acceso a las cuentas de Clientes está protegido mediante autenticación por contraseña, con soporte para autenticación multifactor (MFA). El acceso administrativo a los sistemas internos requiere autenticación multifactor (MFA).
• Gestión de sesiones: Las sesiones expiran automáticamente tras un período de inactividad. Los eventos de autenticación sospechosos activan una verificación adicional o la terminación de la sesión.

Seguridad de la Infraestructura

• Firewall de aplicaciones web (WAF): El tráfico entrante a los Servicios es filtrado a través de un firewall de aplicaciones web que detecta y bloquea patrones de ataque comunes, incluidos la inyección SQL, el scripting entre sitios y el tráfico malicioso conocido.
• Protección contra denegación de servicio distribuida (DDoS): Nuestra infraestructura está protegida por un servicio de mitigación de DDoS de nivel empresarial.
• Gestión de bots: Implementamos Cloudflare Bot Fight Mode y mecanismos similares de detección automatizada de bots para identificar y bloquear el tráfico automatizado malicioso.
• Desafíos de bots en formularios: Los formularios de acceso público, incluidos los formularios de inicio de sesión, los formularios de registro y el formulario de envío de DSAR para Visitantes, están protegidos por Cloudflare Turnstile, una alternativa de CAPTCHA que preserva la privacidad, que en la mayoría de los casos no requiere interacción del usuario y no depende de cookies de rastreo.
• Segmentación de red y privilegio mínimo: Los sistemas de producción están segmentados de los sistemas de desarrollo y de pruebas, y las comunicaciones entre servicios se restringen al mínimo necesario para el funcionamiento de los Servicios.

Desarrollo de Software y Gestión de Vulnerabilidades

Empleamos prácticas de desarrollo de software seguro que incluyen la revisión de código, el monitoreo de dependencias, las pruebas de seguridad automatizadas y la aplicación oportuna de parches ante vulnerabilidades conocidas en bibliotecas de terceros e infraestructura subyacente. Monitoreamos los avisos de seguridad emitidos por nuestros proveedores de software y aplicamos parches críticos de conformidad con la gravedad de la vulnerabilidad divulgada.

Control de Seguridad del Personal

El personal de Ciosanna con acceso a Información Personal está sujeto a obligaciones de confidencialidad, recibe capacitación en materia de privacidad y seguridad, y está obligado a cumplir con nuestras políticas de seguridad de la información. El acceso se otorga conforme al principio de necesidad de conocer y se revoca ante cualquier cambio de función o desvinculación.

Sub-Processors de Seguridad

Exigimos contractualmente a nuestros Subencargados del Tratamiento que mantengan medidas de seguridad apropiadas para la Información Personal que procesan en nuestro nombre. Revisamos periódicamente la postura de seguridad de los Subencargados del Tratamiento relevantes y, cuando corresponda, revisamos sus informes de auditoría de seguridad independientes (tales como informes SOC 2).

Respuesta a Incidentes y Notificación de Brechas de Seguridad

Mantenemos un plan de respuesta a incidentes diseñado para identificar, contener, investigar y remediar incidentes de seguridad. En caso de una violación de datos personales según lo definido en la ley aplicable:

• Notificaremos a la autoridad supervisora competente (como una Autoridad de Protección de Datos de la Unión Europea) sin demora indebida y, cuando sea factible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a haber tenido conocimiento de la violación, de conformidad con el Article 33 del GDPR.
• Notificaremos a las personas afectadas sin demora indebida cuando la violación sea susceptible de ocasionar un alto riesgo para sus derechos y libertades, o cuando así lo exija la ley aplicable (incluidas las leyes estatales de notificación de violaciones de datos en los Estados Unidos).
• Cuando procesemos Información Personal en nombre de un Cliente, notificaremos al Cliente sin demora indebida para que este pueda cumplir con sus propias obligaciones de notificación.

La forma, el plazo y el contenido de las notificaciones de violaciones de datos se adaptarán a los requisitos de la ley aplicable y a los hechos del incidente específico.

Sus Responsabilidades

Usted desempeña un papel importante en la protección de su propia Información Personal. Le recomendamos que: utilice contraseñas seguras y únicas y habilite la autenticación multifactor cuando esté disponible; nunca comparta sus credenciales de cuenta con terceros; cierre sesión en los Servicios cuando utilice dispositivos compartidos o de uso público; mantenga sus dispositivos, sistemas operativos y navegadores actualizados con los últimos parches de seguridad; actúe con precaución ante correos electrónicos o mensajes de phishing que aparenten provenir de Ciosanna y verifique la identidad del remitente antes de hacer clic en enlaces o proporcionar credenciales; y notifíquenos de inmediato a support@ciosanna.com si sospecha que se ha producido algún acceso no autorizado a su cuenta.

Dónde Procesamos Información Personal

Ciosanna tiene su sede en los Estados Unidos, y nuestra infraestructura de producción opera principalmente dentro de los Estados Unidos. Cuando usted utiliza los Servicios, su Información Personal puede ser transferida a, almacenada en y Procesada en los Estados Unidos y en cualquier otro país en el que nosotros o nuestros Subencargados del Tratamiento mantengamos instalaciones. Las leyes de protección de datos y privacidad de los Estados Unidos y de otros países a los que pueda transferirse la Información Personal pueden no ofrecer el mismo nivel de protección que las leyes de la jurisdicción en la que usted reside.

Transferencias desde el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido y Suiza

Cuando transferimos Información Personal desde el Espacio Económico Europeo ("EEE"), el Reino Unido o Suiza hacia los Estados Unidos o hacia otro país que no haya sido reconocido como garante de un nivel adecuado de protección de datos, nos apoyamos en uno o más de los siguientes mecanismos de transferencia lícita:

• Standard Contractual Clauses (SCCs): Ejecutamos las Standard Contractual Clauses de la Comisión Europea (Module 2 para transferencias de responsable del tratamiento a encargado del tratamiento, u otro Módulo aplicable, según lo dispuesto en la Decisión de Ejecución de la Comisión (UE) 2021/914) con nuestros Subencargados del Tratamiento ubicados fuera del EEE. Las SCCs imponen obligaciones vinculantes al importador de datos en relación con la protección de la Información Personal.
• United Kingdom International Data Transfer Addendum a las SCCs (o el UK International Data Transfer Agreement), emitido por la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido, para las transferencias sujetas al UK GDPR.
• Mecanismos reconocidos por la autoridad suiza de protección de datos para las transferencias sujetas a la Ley Federal Suiza de Protección de Datos.
• EU-U.S., UK Extension, y Swiss-U.S. Data Privacy Framework: Cuando nosotros o nuestros Subencargados del Tratamiento estemos certificados conforme al Marco de Privacidad de Datos aplicable administrado por el Departamento de Comercio de los Estados Unidos, podremos apoyarnos en dicha certificación como mecanismo de transferencia lícita. Actualmente estamos evaluando la autocertificación bajo el Data Privacy Framework; hasta que dicha certificación esté en vigor y se indique en esta Política, nos apoyamos en las SCCs y los demás mecanismos descritos anteriormente.
• Otros mecanismos de transferencia lícita autorizados por la ley aplicable, incluidas las normas corporativas vinculantes cuando corresponda, las excepciones para situaciones específicas contempladas en Article 49 del GDPR (tales como cuando la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato o cuente con su consentimiento explícito), y cualquier otro mecanismo formalmente aprobado por la autoridad supervisora competente.

Medidas Suplementarias

Además de las salvaguardas contractuales descritas anteriormente, aplicamos medidas técnicas y organizativas complementarias diseñadas para proteger la Información Personal transferida, incluidos los controles de cifrado descritos en la Sección 7, las restricciones contractuales sobre el acceso de los Subencargados del Tratamiento, los informes de transparencia donde la ley lo permita en respuesta a solicitudes de acceso gubernamental, y las políticas que rigen nuestra respuesta a las solicitudes de las autoridades competentes en materia de aplicación de la ley respecto de la Información Personal.

Transferencias Desde Otras Jurisdicciones

Para las transferencias de Información Personal desde otras jurisdicciones con restricciones a las transferencias transfronterizas (incluidas, entre otras, Canadá, Brasil, Japón, Corea del Sur, Australia, India y otras), cumplimos con los requisitos aplicables en materia de transferencias transfronterizas a través de uno o más de los siguientes mecanismos: acuerdos de transferencia de datos aplicables; el consentimiento del titular de los datos cuando así se exija; la ejecución de un contrato; u otros mecanismos permitidos conforme a la ley aplicable.

Su Derecho a Obtener Información Sobre las Transferencias

Usted tiene derecho a recibir información sobre las salvaguardas que aplicamos a las transferencias de su Información Personal fuera de su jurisdicción. Para solicitar una copia de las salvaguardas aplicables (como los SCCs pertinentes, con los términos comerciales confidenciales redactados), contáctenos en support@ciosanna.com.

Localización de Datos

No ofrecemos actualmente opciones de localización de datos que restrinjan el almacenamiento o el Procesamiento de Información Personal a un país o región específicos. Si usted requiere localización de datos por razones regulatorias o contractuales, comuníquese con su representante de cuenta de Ciosanna; la localización podría estar disponible en modalidad empresarial sujeta a términos adicionales.

Derechos conforme al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea y del Reino Unido

Si usted se encuentra en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, o si el EU GDPR, el UK GDPR o la Ley Federal Suiza de Protección de Datos resulta de otro modo aplicable al Procesamiento de su Información Personal, usted tiene los siguientes derechos:

• Derecho de acceso (Article 15). Usted tiene el derecho de obtener confirmación sobre si procesamos Información Personal que le concierne y, en caso afirmativo, de recibir una copia de dicha Información Personal junto con información sobre el Procesamiento.
• Derecho de rectificación (Article 16). Usted tiene el derecho de que se corrija la Información Personal inexacta que le concierne y, teniendo en cuenta los fines del Procesamiento, de que se complete la Información Personal incompleta.
• Derecho de supresión ("right to be forgotten") (Article 17). Usted tiene el derecho de que se suprima sin dilación indebida la Información Personal que le concierne en determinadas circunstancias, entre ellas cuando la Información Personal ya no sea necesaria para los fines para los que fue recopilada, cuando usted retire el consentimiento en el que se basa el Procesamiento, cuando usted se oponga al Procesamiento y no existan motivos legítimos imperiosos que lo justifiquen, o cuando la Información Personal haya sido objeto de un Procesamiento ilícito.
• Derecho a la limitación del Procesamiento (Article 18). Usted tiene el derecho de obtener la limitación del Procesamiento en determinadas circunstancias, entre ellas cuando usted impugne la exactitud de la Información Personal, cuando el Procesamiento sea ilícito pero usted se oponga a su supresión, o cuando usted haya formulado una objeción al Procesamiento en tanto se verifica la existencia de motivos legítimos imperiosos.
• Derecho a la portabilidad de los datos (Article 20). Cuando el Procesamiento se base en el consentimiento o en un contrato y se lleve a cabo por medios automatizados, usted tiene el derecho de recibir la Información Personal que nos proporcionó en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y de transmitir dicha Información Personal a otro "controller" sin obstáculos.
• Derecho de oposición (Article 21). Usted tiene el derecho de oponerse, por motivos relacionados con su situación particular, al Procesamiento de Información Personal que se base en nuestros intereses legítimos o en el cumplimiento de una misión realizada en interés público. Usted tiene el derecho incondicional de oponerse en cualquier momento al Procesamiento de su Información Personal con fines de mercadotecnia directa.
• Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el Procesamiento automatizado (Article 22). Usted tiene el derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el Procesamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos que le conciernan o le afecte de manera igualmente significativa, con sujeción a excepciones limitadas. El Section 10 de esta Política describe nuestras prácticas en materia de toma de decisiones automatizada.
• Derecho a retirar el consentimiento. Cuando el Procesamiento se base en su consentimiento, usted tiene el derecho de retirarlo en cualquier momento. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del Procesamiento basado en su consentimiento con anterioridad a dicha retirada.
• Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Usted tiene el derecho de presentar una reclamación ante una autoridad de control en materia de protección de datos, en particular ante la autoridad del Estado miembro de la UE en el que tenga su residencia habitual, su lugar de trabajo o el lugar donde se haya producido la presunta infracción. Puede consultar la lista de autoridades de control de la UE en https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. En el Reino Unido, puede ponerse en contacto con la Information Commissioner's Office en https://ico.org.uk. En Suiza, puede ponerse en contacto con el Federal Data Protection and Information Commissioner en https://www.edoeb.admin.ch.

Le invitamos a ponerse en contacto con nosotros en support@ciosanna.com antes de presentar una reclamación, a fin de que tengamos la oportunidad de atender sus inquietudes directamente.

Derechos conforme a la Ley de Privacidad del Consumidor de California y la Ley de Derechos de Privacidad de California

Si usted es residente de California, tiene los siguientes derechos conforme a la Ley de Privacidad del Consumidor de California, en su versión modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California (conjuntamente, "CCPA"):

• Derecho a saber. Usted tiene el derecho de solicitar que le informemos sobre las categorías de Información Personal que hemos recopilado sobre usted, las categorías de fuentes de las cuales se recopiló la Información Personal, el propósito comercial o de negocios para la recopilación (y, si corresponde, la venta o el intercambio) de la Información Personal, las categorías de terceros con quienes compartimos la Información Personal, y los datos específicos de Información Personal que hemos recopilado sobre usted.
• Derecho a eliminar. Usted tiene el derecho de solicitar la eliminación de la Información Personal que hemos recopilado de usted, sujeto a las excepciones enumeradas en la CCPA (incluidas la conclusión de transacciones, la detección de incidentes de seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales, entre otras).
• Derecho a corregir. Usted tiene el derecho de solicitar que corrijamos la Información Personal inexacta que mantenemos sobre usted.
• Derecho a optar por no participar en la venta o el intercambio. Usted tiene el derecho de optar por no participar en la "sale" o "sharing" de su Información Personal según los términos definidos en la CCPA. Tal como se indica en la Sección 4.8, no vendemos Información Personal a cambio de una contraprestación económica ni compartimos Información Personal para "cross-context behavioral advertising". Reconocemos la señal de Global Privacy Control como una solicitud válida de exclusión voluntaria.
• Derecho a limitar el uso y la divulgación de Información Personal Sensible. Usted tiene el derecho de indicarnos que utilicemos o divulguemos la Información Personal Sensible únicamente para los fines enumerados en la CCPA (tales como la prestación de los Servicios que usted solicitó o el cumplimiento de obligaciones legales). La Sección 12 de esta Política describe nuestras prácticas con respecto a la Información Personal Sensible.
• Derecho a la portabilidad de datos. Cuando su solicitud del derecho a saber así lo especifique, usted tiene el derecho de recibir su Información Personal en un formato portable y, en la medida en que sea técnicamente factible, de uso inmediato.
• Derecho a la no discriminación. Usted tiene el derecho de no recibir un trato discriminatorio por ejercer cualquiera de sus derechos bajo la CCPA, incluso mediante la denegación del servicio, precios o tarifas diferentes, o niveles de calidad distintos.

Para ejercer sus derechos bajo la CCPA, consulte la Sección 9.6 a continuación. También puede designar a un agente autorizado para realizar una solicitud en su nombre, sujeto a los requisitos de verificación correspondientes.

Shine the Light. La California Civil Code Section 1798.83 (la ley "Shine the Light") permite a los residentes de California solicitar determinada información relativa a la divulgación de Información Personal a terceros que realizamos con fines de mercadotecnia directa de dichos terceros. No divulgamos Información Personal a terceros para sus fines de mercadotecnia directa.

Derechos Conforme a las Leyes de Privacidad de Otros Estados de los Estados Unidos

Si usted es residente de un estado de los EE. UU. que cuenta con una ley integral de privacidad del consumidor (actualmente incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa, Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, New Hampshire, New Jersey, Tennessee, Delaware, Indiana, Iowa, Minnesota, Maryland, Nebraska, Rhode Island y Kentucky, y cualquier otro estado que cuente con una ley integral de privacidad vigente en la actualidad o que entre en vigor en el futuro), usted podrá gozar de derechos similares a los descritos anteriormente, los cuales pueden incluir:

• El derecho a acceder o a conocer qué Información Personal procesamos sobre usted.
• El derecho a corregir Información Personal inexacta.
• El derecho a eliminar Información Personal.
• El derecho a obtener una copia portable de la Información Personal.
• El derecho a oponerse a la venta de Información Personal, a la publicidad dirigida y a la elaboración de perfiles en favor de "decisions that produce legal or similarly significant effects".
• El derecho a apelar una denegación de una solicitud de derechos.
• En determinados estados, el derecho a obtener una lista de las categorías de terceros a quienes hemos divulgado Información Personal.

El alcance específico de cada derecho varía según el estado. Para ejercer los derechos conferidos por la ley de su estado, consulte el Artículo 9.6 a continuación. Reconocemos la señal Global Privacy Control como una solicitud de exclusión válida en virtud de cada ley estatal que reconozca mecanismos de exclusión universal. Cuando la ley estatal aplicable contemple un procedimiento de apelación, usted podrá apelar nuestra decisión sobre su solicitud de derechos respondiendo al correo electrónico de nuestra resolución o poniéndose en contacto con nosotros en support@ciosanna.com con el asunto "Privacy Rights Appeal."

Derechos Conforme a Otras Leyes Internacionales

• Brasil (Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD): Si usted se encuentra en Brasil, tiene derechos conforme a la LGPD sustancialmente similares a los descritos en la Sección 9.1, incluidos los derechos de acceso, rectificación, anonimización, bloqueo, supresión, portabilidad, información sobre compartición de datos y el derecho a revocar el consentimiento. También puede presentar una reclamación ante la Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
• Canadá (Personal Information Protection and Electronic Documents Act — PIPEDA y leyes provinciales): Si usted se encuentra en Canadá, tiene derechos de acceso, corrección y retiro del consentimiento con respecto a su Información Personal conforme a la PIPEDA y las leyes provinciales de privacidad aplicables (incluida la Quebec Law 25). Puede presentar una reclamación ante el Office of the Privacy Commissioner of Canada o ante el comisionado provincial competente.
• Australia (Privacy Act 1988): Si usted se encuentra en Australia, tiene derechos conforme a los Principios Australianos de Privacidad, incluidos los derechos de acceso, corrección y reclamación. Puede presentar una reclamación ante la Office of the Australian Information Commissioner.
• Japón (Act on the Protection of Personal Information — APPI), Corea del Sur (Personal Information Protection Act — PIPA) y otras jurisdicciones: Cuando usted se encuentre en una jurisdicción que cuente con una legislación integral en materia de privacidad que le otorgue derechos como "data subject", honraremos dichos derechos en la medida en que sean aplicables a nuestro Procesamiento de su Información Personal.

Agentes Autorizados

Cuando la ley aplicable lo permita, usted podrá designar a un agente autorizado para presentar una solicitud de derechos de privacidad en su nombre. Podremos requerir: (a) prueba de que usted ha otorgado al agente permiso firmado para actuar en su nombre; (b) verificación de su propia identidad de conformidad con el Artículo 9.6; y (c) confirmación directamente de usted de que autorizó la solicitud. Podremos denegar las solicitudes de agentes que no cumplan con estos requisitos.

Cómo Ejercer Sus Derechos

Usted puede ejercer sus derechos a través de cualquiera de los siguientes métodos:

• **Envíe una solicitud a través de nuestro formulario en línea en /legal/privacy-request** en CiosannaConnect.com. Este formulario es el método preferido para visitantes y personas que no tienen una cuenta de Ciosanna, y está disponible para todas las personas independientemente de su relación con Ciosanna.
• Envíenos un correo electrónico a support@ciosanna.com con el asunto "Privacy Rights Request" y una descripción de su solicitud.
• A través de la configuración de su cuenta, si usted dispone de una cuenta de Ciosanna, puede acceder directamente, actualizar y, en muchos casos, eliminar determinadas categorías de Información Personal mediante los controles de privacidad integrados en el producto disponibles para su tipo de cuenta.

Para procesar su solicitud, es posible que necesitemos verificar su identidad. El proceso de verificación depende del tipo de solicitud, la sensibilidad de la Información Personal involucrada y el riesgo de daño derivado de una divulgación no autorizada. Podemos solicitarle que proporcione información que coincida con la información que ya obra en nuestros registros, que confirme la titularidad de una dirección de correo electrónico haciendo clic en un enlace de verificación, o que aporte documentación adicional en casos de mayor riesgo. No solicitaremos más información de la razonablemente necesaria para verificar su identidad, y eliminaremos cualquier información de verificación utilizada exclusivamente para este fin una vez que la verificación haya concluido.

Plazos de respuesta. Responderemos a las solicitudes de derechos verificables dentro de los plazos exigidos por la ley aplicable, en general:

• Cuarenta y cinco (45) días para las solicitudes presentadas al amparo de la CCPA y de la mayoría de las demás leyes de privacidad estatales de los Estados Unidos, con una prórroga permitida de hasta cuarenta y cinco días adicionales cuando sea razonablemente necesario y siempre que le hayamos notificado dicha prórroga.
• Treinta (30) días para las solicitudes presentadas al amparo del EU GDPR, el UK GDPR y la legislación suiza, con una prórroga permitida de hasta dos meses adicionales en el caso de solicitudes complejas o numerosas.
• Otros plazos según lo exija la ley aplicable de su jurisdicción.

Excepciones y denegaciones. Podemos negarnos a atender una solicitud de derechos total o parcialmente cuando la ley lo permita o lo exija, incluso cuando la solicitud: no pueda ser verificada; vulnere los derechos de otro individuo; se refiera a Información Personal que estamos obligados a conservar por ley; o esté comprendida en una excepción estatutaria específica (como las enumeradas en la CCPA Section 1798.105(d) para las solicitudes de eliminación). Cuando denegemos una solicitud total o parcialmente, explicaremos el motivo de la denegación e informaremos a usted de su derecho de apelación cuando corresponda.

Costos. No cobramos ninguna tarifa por atender solicitudes de derechos, salvo cuando la ley lo permita en el caso de solicitudes manifiestamente infundadas, excesivas o repetitivas, supuesto en el que podremos cobrar una tarifa razonable o negarnos a actuar sobre la solicitud.

Combinaciones Sensibles y Categorías Especiales

Cierta Información Personal Sensible (incluidos el origen racial o étnico, las creencias religiosas, la orientación sexual, la información de salud y la información biométrica) está sujeta a restricciones adicionales conforme a la ley aplicable, incluido el GDPR (categorías especiales de "Personal Data" conforme al Artículo 9). No realizamos el Procesamiento de categorías especiales de "Personal Data" salvo: (a) con su consentimiento explícito; (b) cuando el Procesamiento sea necesario para el establecimiento, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales; (c) cuando el Procesamiento sea exigido por ley (como en materia de cumplimiento de normas de vivienda justa, estrictamente en la medida en que resulte necesario conocer dicha información); o (d) sobre otra base jurídica enumerada en el Artículo 9 del GDPR o disposiciones análogas de otras leyes aplicables.

Lo que Cubre Esta Sección

Esta Sección proporciona transparencia adicional sobre nuestro uso del procesamiento automatizado y la elaboración de perfiles, incluido el funcionamiento del sistema de puntuación conductual de Cio, la forma en que dicho sistema puede utilizarse en decisiones que le afecten, y los derechos que usted posee con respecto a tales decisiones. Esta Sección complementa la Sección 9 de esta Política y debe leerse conjuntamente con ella, así como con nuestra FCRA Disclosure (disponible en /legal/fcra), la cual proporciona detalles adicionales relevantes respecto a la información de puntuación utilizada como un "consumer report" en virtud de la Fair Credit Reporting Act federal.

Descripción del Sistema de Puntuación Conductual de Cio

El sistema de puntuación conductual de Cio es una funcionalidad de la plataforma Ciosanna que, cuando es habilitada por un Cliente, genera una puntuación numérica e indicadores de apoyo destinados a resumir los patrones de comportamiento de un Residente a lo largo del período de arrendamiento. La puntuación se calcula en función de la información procesada por la plataforma durante el curso ordinario de las actividades de administración de propiedades del Cliente, incluyendo:

• Historial de pagos, incluidos los pagos puntuales, los pagos con retraso, los pagos rechazados, los pagos parciales y el uso de funcionalidades de pago automático.
• Patrones de comunicación, incluida la capacidad de respuesta a los mensajes de la administración de la propiedad, el volumen y la naturaleza de las comunicaciones, y el uso de las funcionalidades de mensajería dentro de la plataforma.
• Comportamiento en materia de mantenimiento, incluido el volumen y la naturaleza de las solicitudes de órdenes de trabajo, la cooperación con la programación de visitas de proveedores y los resultados de resolución.
• Eventos de cumplimiento del contrato de arrendamiento, incluidas las renovaciones del contrato, los avisos emitidos por la administración de la propiedad, las infracciones documentadas y eventos similares.

La puntuación se recalcula periódicamente en función de los datos más recientes, y los eventos contribuyentes históricos se reflejan en la ponderación de la puntuación de conformidad con las especificaciones del sistema de puntuación.

Cómo Puede Utilizarse la Puntuación

La puntuación de Cio se presenta al personal autorizado del Cliente dentro de la plataforma. El uso de la puntuación queda a discreción del Cliente, sujeto a las siguientes restricciones:

• Políticas del Cliente y ley aplicable: El uso de la puntuación por parte del Cliente se rige por las políticas propias del Cliente, por la legislación federal y estatal aplicable (incluida la legislación sobre vivienda justa) y por el acuerdo del Cliente con Ciosanna.
• Fair Credit Reporting Act: Cuando el Cliente utilice la puntuación como un "consumer report" en el sentido de la Fair Credit Reporting Act (por ejemplo, para tomar una determinación de elegibilidad en materia de vivienda), el Cliente estará obligado a cumplir con la FCRA, incluida la obtención de los consentimientos requeridos y la emisión de avisos de acción adversa cuando corresponda. Nuestra FCRA Disclosure proporciona información adicional al respecto.
• Fair Housing Act y leyes estatales de vivienda justa: Las decisiones basadas en la puntuación deben cumplir con la Fair Housing Act y las leyes de vivienda justa estatales y locales aplicables, incluida la prohibición de discriminación por características protegidas.
• Cio no toma decisiones finales: El sistema de puntuación de Cio no toma, por sí mismo, decisiones de arrendamiento, desalojo, renovación de contrato u otras decisiones adversas en materia de vivienda. Dichas decisiones permanecen en manos del Cliente.

Sus Derechos con Respecto a la Toma de Decisiones Automatizada

Cuando usted esté sujeto a una decisión que produzca efectos jurídicos que le conciernan o que le afecte de manera igualmente significativa (como una decisión sobre elegibilidad para el arrendamiento) y dicha decisión se adopte sobre la base de un Procesamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles), usted goza de los siguientes derechos:

• Derecho a obtener revisión humana. Usted tiene el derecho de solicitar que una persona física cualificada revise la decisión. El Cliente (actuando como la entidad que adopta la decisión) es responsable de proporcionar dicha revisión. Prestaremos apoyo al Cliente en la aportación de la información necesaria.
• Derecho a expresar su punto de vista. Usted tiene el derecho de aportar información adicional o contexto que considere relevante para la decisión.
• Derecho a impugnar la decisión. Usted tiene el derecho de impugnar la decisión y solicitar que sea reconsiderada.
• Derecho a información significativa sobre la lógica aplicada. Usted tiene el derecho de recibir información significativa sobre la lógica del Procesamiento automatizado, así como sobre la importancia y las consecuencias previstas de dicho Procesamiento para usted. Esta Sección, nuestra Divulgación FCRA y la especificación de puntuación de Cio (disponible previa solicitud) proporcionan esta información.

Para ejercer estos derechos con respecto a una decisión que afecte su relación de arrendamiento, debe dirigirse en primer lugar al Cliente que administra su propiedad, dado que es el Cliente (y no Ciosanna) quien adopta la decisión. Cuando el soporte del Cliente no esté disponible, puede ponerse en contacto con nosotros en support@ciosanna.com y le asistiremos en la canalización apropiada de su solicitud.

Cio AI Assistant y Cio Sales Agent (Funcionalidades de Inteligencia Artificial Generativa)

Cio también incluye funcionalidades de inteligencia artificial generativa (el Cio AI Assistant disponible dentro de la plataforma y el Cio Sales Agent disponible en el sitio web de marketing). Estas funcionalidades no toman decisiones que afecten sus derechos; generan respuestas de texto a sus preguntas e instrucciones. Divulgamos el uso de inteligencia artificial generativa de manera clara en toda interacción con Cio, en cumplimiento de la ley aplicable (incluido el EU AI Act, Artículo 50, en materia de obligaciones de transparencia para sistemas de inteligencia artificial destinados a interactuar con personas físicas). Los resultados generados por las funcionalidades de inteligencia artificial generativa de Cio no están garantizados en cuanto a su exactitud y no deben ser utilizados como asesoramiento jurídico, financiero, fiscal ni de cualquier otra naturaleza profesional.

Sin Uso de Información Personal para Entrenar Modelos de Inteligencia Artificial de Terceros

Exigimos contractualmente a nuestro Subencargado del Tratamiento de inteligencia artificial que se abstenga de utilizar su Información Personal (incluido el contenido de sus interacciones con Cio) para entrenar modelos de inteligencia artificial que se pongan a disposición de terceros. Sus interacciones con Cio podrán ser utilizadas por nosotros, de forma agregada o disociada, para evaluar y mejorar las propias funcionalidades de Cio, sujeto a las salvaguardas descritas en el Artículo 3.9.

Servicios No Dirigidos a Menores de Edad

Los Servicios no están dirigidos a menores de edad y no recopilamos a sabiendas Información Personal directamente de menores de edad. A efectos de la presente Sección, "menores de edad" significa:

• Personas menores de trece (13) años conforme a la Ley de Protección de la Privacidad en Línea de Menores de los Estados Unidos ("COPPA").
• Personas menores de dieciséis (16) años conforme al EU GDPR, salvo que un Estado miembro de la Unión Europea haya establecido una edad inferior (hasta los trece años).
• Personas menores de dieciocho (18) años a efectos de determinadas protecciones de California relativas a menores de edad (incluidas las disposiciones de la California Online Privacy Protection Act relativas al uso de servicios en línea por parte de menores de edad).
• Personas consideradas menores de edad conforme a cualquier otra ley aplicable.

Si un Menor ha Proporcionado Información Personal

Si usted considera que hemos recopilado inadvertidamente Información Personal de un menor sin el consentimiento parental correspondiente, le rogamos que se comunique con nosotros a través de support@ciosanna.com. Investigaremos el asunto y, cuando proceda, eliminaremos sin demora la Información Personal, daremos de baja cualquier cuenta asociada a dicha Información Personal y adoptaremos las demás medidas exigidas por la ley aplicable.

Residentes Menores de Dieciocho Años en Viviendas Familiares

Reconocemos que menores de edad pueden residir en viviendas gestionadas mediante la plataforma Ciosanna (por ejemplo, como miembros del grupo familiar de un Residente). En tales casos:

• Nos apoyamos en el Cliente para cumplir con la ley aplicable en materia de recopilación y uso de Información Personal sobre los miembros menores de edad del grupo familiar.
• No proporcionamos cuentas en el portal de Residentes a personas menores de dieciocho años. Cuando un Cliente requiera una cuenta en el portal de Residentes, dicha cuenta deberá establecerse a nombre de un Residente adulto o de su tutor legal.
• Recopilamos únicamente la información mínima sobre los miembros menores de edad del grupo familiar que sea necesaria para la administración de la vivienda (como nombre y relación de parentesco), y no recopilamos Información Personal Sensible sobre dichos miembros menores de edad salvo que la ley lo exija para el cumplimiento normativo en materia de vivienda justa y que dicha información sea obtenida de un progenitor o tutor legal.

Cumplimiento de las Leyes Estatales de Protección de Menores

Supervisamos la evolución de las leyes estatales de los Estados Unidos relativas a la protección de menores en línea (incluyendo, sin limitación, la Florida Online Protections for Minors Act, la New York SAFE for Kids Act, la California Age-Appropriate Design Code Act, y leyes similares vigentes en la actualidad o que entren en vigor en el futuro) y ajustamos nuestras prácticas para cumplir con los requisitos aplicables. Dado que los Servicios no están dirigidos a menores, es posible que muchos de estos requisitos no resulten aplicables por sus propios términos; no obstante, en caso de que algún requisito resulte aplicable a los Servicios, daremos cumplimiento al mismo.

Servicios Educativos y Familiares

Los Servicios no están diseñados para, comercializados hacia, ni ofrecidos como un servicio educativo para menores de edad. No recopilamos conscientemente Información Personal de menores de edad con fines educativos ni de ninguna otra índole, y no llevamos a cabo publicidad dirigida a menores de edad.

Categorías de Información Personal Sensible que Procesamos

En el curso de la prestación de los Servicios, podemos llevar a cabo el Procesamiento de las siguientes categorías de Información Personal Sensible:

• Identificadores emitidos por organismos gubernamentales, incluidos los números de Seguro Social (y los últimos cuatro dígitos de los mismos), los números de licencia de conducir, los números de identificación estatal y la documentación de inmigración o ciudadanía, en relación con solicitudes de arrendamiento y verificación de identidad para cuentas de Residentes.
• Información de cuentas financieras, incluidos los números de cuenta bancaria y los números de ruta (utilizados por nuestro procesador de pagos para transacciones ACH) y los datos parciales de tarjetas de pago, utilizados para procesar pagos, distribuciones y desembolsos.
• Credenciales de cuenta, incluidas contraseñas (que se almacenan como valores hash, no en texto plano) y tokens de autenticación multifactor.
• Contenidos precisos de comunicaciones, incluido el contenido de mensajes, llamadas, mensajes de voz y conversaciones con el asistente de inteligencia artificial.
• Información sobre ciudadanía, estatus migratorio u origen nacional, únicamente cuando así lo exija la ley aplicable para fines de elegibilidad de vivienda o cumplimiento de las normas de vivienda justa.
• Información sobre origen racial o étnico, religión, orientación sexual, identidad de género, discapacidad o estatus familiar, únicamente en la medida en que un Cliente recopile dicha información con el propósito de cumplir con las leyes de vivienda justa aplicables (incluidas la Fair Housing Act y las leyes estatales equivalentes) y exclusivamente sobre la base estricta de necesidad de conocimiento.
• Información de salud, únicamente en la medida en que usted proporcione voluntariamente dicha información (por ejemplo, en relación con una solicitud de adaptación razonable en virtud de la Fair Housing Act o la Americans with Disabilities Act, o en el contexto de la información médica de un contacto de emergencia), y únicamente para el propósito para el cual fue proporcionada.
• Información biométrica, únicamente si y en la medida en que un Cliente habilite, divulgue y obtenga los consentimientos requeridos para una función opcional de control de acceso que utilice identificadores biométricos.

No llevamos a cabo el Procesamiento de Información Personal Sensible con el propósito de inferir características sobre usted, para "cross-context behavioral advertising", ni para ningún propósito distinto de los descritos en la presente Política.

Finalidades del Procesamiento de Información Personal Sensible

Procesamos Información Personal Sensible únicamente para los siguientes fines, los cuales se limitan a aquellos fines enumerados en la ley aplicable (incluida la lista de fines permitidos del CCPA en la Sección 1798.121):

• Prestar los Servicios que un consumidor promedio que los solicita esperaría razonablemente recibir.
• Contribuir a garantizar la seguridad e integridad en la medida en que el uso sea razonablemente necesario y proporcionado.
• Detectar y contrarrestar acciones maliciosas, engañosas, fraudulentas o ilegales, y perseguir a los responsables de las mismas.
• Prestar servicios en nombre de un Cliente (incluidos el mantenimiento o la gestión de cuentas; el procesamiento o la ejecución de pedidos y transacciones; la verificación de información; el procesamiento de pagos; la provisión de financiamiento; la prestación de servicios analíticos; la provisión de almacenamiento; y la prestación de servicios similares en nombre del Cliente).
• Verificar o mantener la calidad o la seguridad de un servicio o dispositivo, y mejorar, actualizar o perfeccionar dicho servicio o dispositivo.
• Cumplir con la ley aplicable y los procesos legales correspondientes.

Protecciones Especiales que Aplicamos

La Información Personal Sensible está sujeta a las siguientes protecciones adicionales:

• Cifrado a nivel de aplicación. La Información Personal Sensible almacenada en nuestra base de datos está protegida por una capa adicional de cifrado a nivel de aplicación (AES-256-GCM con derivación de clave por inquilino mediante HKDF), más allá del cifrado aplicado a la Información Personal ordinaria en reposo.
• Representaciones hash consultables. Cuando la Información Personal Sensible debe ser consultable (por ejemplo, para permitir búsquedas por los últimos cuatro dígitos de un número de Seguro Social con fines de prevención del fraude), utilizamos representaciones hash con clave (HMAC) de modo que las consultas autorizadas puedan realizarse sin exponer el texto en claro.
• Acceso restringido. El acceso a la Información Personal Sensible por parte del personal de Ciosanna está estrictamente limitado y registrado. El acceso por parte del Cliente se rige por controles de acceso basados en roles configurados por el Cliente de conformidad con la ley aplicable y las propias políticas del Cliente.
• Retención limitada. La Información Personal Sensible se conserva únicamente durante el tiempo necesario para el fin para el que fue recopilada y, posteriormente, es eliminada o sometida a restricciones adicionales, según se describe en la Sección 6.4.
• Sin uso para publicidad. No utilizamos la Información Personal Sensible para fines publicitarios o de mercadotecnia.

Su Derecho a Limitar el Uso de Información Personal Sensible

Cuando la ley aplicable (incluida la CCPA) otorgue el derecho a limitar el uso o la divulgación de Información Personal Sensible para fines distintos de los enumerados en dicha ley, usted podrá ejercer ese derecho presentando una solicitud a través de los métodos descritos en la Sección 9.6. Dado que utilizamos Información Personal Sensible únicamente para los fines limitados descritos en la Sección 12.2 (los cuales se encuentran dentro de las excepciones legales establecidas), el ejercicio de este derecho no restringirá, en términos generales, nuestro Procesamiento actual de su Información Personal Sensible. No obstante, confirmaremos el alcance de nuestro uso cuando así se nos solicite y aplicaremos cualquier restricción adicional que usted solicite en la medida en que sea compatible con la ley aplicable y con la prestación de los Servicios.

Vivienda Justa y No Discriminación

Cuando la Información Personal Sensible pueda ser relevante para una decisión en materia de vivienda (por ejemplo, información sobre discapacidad en relación con una solicitud de ajuste razonable, o el estado familiar), tanto nosotros como nuestros Clientes estamos obligados por ley a utilizar dicha información únicamente en cumplimiento del Fair Housing Act y las leyes estatales y locales análogas. El sistema de puntuación conductual de Cio no utiliza información sobre categorías protegidas como variable de entrada para la puntuación. Si usted considera que la información que le concierne ha sido utilizada de manera incompatible con la legislación sobre igualdad en materia de vivienda, podrá presentar una queja ante el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos en https://www.hud.gov/fairhousing o ante el organismo estatal o local competente en materia de igualdad en el acceso a la vivienda.

Nuestras Prácticas

No vendemos su Información Personal a cambio de una contraprestación monetaria u otra contraprestación valiosa, según el significado del término "sell" conforme a la California Consumer Privacy Act y las leyes análogas de otros estados de EE. UU.

No compartimos su Información Personal para "cross-context behavioral advertising", según el significado de dicho término conforme a la California Privacy Rights Act y las leyes análogas. No participamos en redes publicitarias de terceros, no utilizamos cookies ni píxeles publicitarios de terceros, y no proporcionamos su Información Personal a terceros para que estos le publiciten sus propios productos o servicios en otros sitios web o servicios.

No participamos en "profiling in furtherance of decisions that produce legal or similarly significant effects" en el sentido de las leyes estatales de privacidad, con excepción del sistema de puntuación conductual de Cio, el cual se describe detalladamente en la Sección 10 de esta Política. Cuando el sistema de puntuación produce tales efectos, proporcionamos los derechos descritos en la Sección 10.4.

Señal de Control Global de Privacidad

Reconocemos y respetamos la señal Global Privacy Control (GPC) como una solicitud válida de exclusión voluntaria para cualquier actividad que pudiera caracterizarse como una "sale" o "sharing" conforme a la ley aplicable, y (cuando la ley estatal aplicable trate GPC como un mecanismo universal de exclusión voluntaria) como una exclusión válida de la publicidad dirigida y de ciertas actividades de elaboración de perfiles.

Cuando su navegador transmite una señal GPC a nuestro sitio web, automáticamente:

• Tratamos su visita como una exclusión voluntaria de cualquier "sale or sharing" de Información Personal, aunque no vendemos ni compartimos Información Personal en el curso ordinario de nuestras actividades.
• Aplicamos la configuración de cookies esenciales únicamente a las Tecnologías de Rastreo no esenciales, incluyendo la supresión de cualquier Tecnología de Rastreo analítica, de marketing o funcional que no sea estrictamente necesaria.
• Registramos la señal GPC y la asociamos con su sesión, de modo que la actividad subsecuente se trate de manera coherente con la exclusión voluntaria.

Los estados cuyas leyes reconocen expresamente mecanismos universales de exclusión voluntaria como GPC incluyen, a partir de la fecha de entrada en vigor de esta Política, California, Colorado, Connecticut, Texas, Oregón, Montana, New Hampshire, New Jersey, Delaware, Nebraska y Minnesota, así como cualquier otro estado que haya adoptado posteriormente un reconocimiento equivalente.

Cómo Presentar una Solicitud de Exclusión Voluntaria de Forma Manual

Además de GPC, puede enviar una solicitud de exclusión a través de cualquiera de los siguientes métodos:

• Haga clic en el enlace "Cookie Settings" en el pie de página de nuestro sitio web para ajustar sus preferencias de cookies en cualquier momento. Establecer todas las categorías no esenciales en "off" tiene el mismo efecto que una señal GPC.
• **Envíe una solicitud a través del formulario de solicitud de privacidad en /legal/privacy-request** y seleccione "opt out of sale or sharing" como tipo de solicitud.
• Envíenos un correo electrónico a support@ciosanna.com con el asunto "Opt-Out Request."

Aviso en el Momento de la Recopilación

Esta Política de Privacidad, junto con los avisos contextuales que proporcionamos en el momento de la recopilación (como el banner de consentimiento de cookies, las etiquetas en nuestros formularios y las divulgaciones incluidas en cualquier contenido generado por inteligencia artificial), constituye nuestro "notice at collection" según lo exigido por la CCPA y las leyes análogas de otros estados de los EE. UU. El "notice at collection" establece las categorías de Información Personal que recopilamos, los fines de la recopilación, si la información es objeto de "sale or sharing" (no lo es, excepto según se describe anteriormente) y las categorías de Información Personal Sensible recopilada.

Derecho a Limitar el Uso y la Divulgación de Información Personal Sensible

Tal como se describe en la Sección 12.4, usted tiene el derecho, conforme a ciertas leyes estatales de privacidad, de limitar el uso y la divulgación de Información Personal Sensible a fines específicamente enumerados. Dado que utilizamos Información Personal Sensible únicamente para dichos fines, el ejercicio de este derecho no restringirá materialmente nuestro Procesamiento actual; no obstante, lo reconocemos confirmando el alcance de nuestro uso a solicitud de usted.

No Discriminación

No discriminaremos en su contra por ejercer cualquiera de sus derechos conforme a la ley de privacidad aplicable, incluyendo mediante la denegación de los Servicios, el cobro de precios o tarifas diferentes, la prestación de un nivel o calidad diferente de los Servicios, o la sugerencia de que recibirá un precio o calidad diferente de los Servicios como resultado del ejercicio de sus derechos, excepto en la medida en que lo permita expresamente la ley aplicable (como en los casos en que la diferencia esté razonablemente relacionada con el valor que sus datos nos proporcionan).

Categorías de Comunicaciones

Enviamos dos categorías principales de comunicaciones:

• Comunicaciones transaccionales y operativas incluyen confirmaciones de cuenta, restablecimientos de contraseña, códigos de verificación de inicio de sesión, estados de cuenta de facturación, recibos de pago, avisos de pago fallido, alertas de seguridad, recordatorios de arrendamiento y renta, actualizaciones de órdenes de trabajo, avisos de distribución a propietarios, asignaciones de órdenes de trabajo a proveedores, avisos de mantenimiento del sistema, avisos legales (incluidos los avisos de cambios a esta Política de Privacidad o a los Términos de Servicio) y otras comunicaciones necesarias para la prestación de los Servicios o requeridas por ley. En general, usted no puede optar por no recibir comunicaciones transaccionales y operativas mientras mantenga una cuenta activa o una relación con nosotros, dado que dichas comunicaciones son necesarias para el cumplimiento del contrato o para el cumplimiento de obligaciones legales.
• Comunicaciones de marketing incluyen boletines informativos, anuncios de productos, ofertas promocionales, invitaciones a eventos, comunicaciones de éxito del cliente, comunicaciones de ventas y comunicaciones similares destinadas a informarle sobre los productos, funcionalidades y ofertas de Ciosanna. Usted puede optar por no recibir comunicaciones de marketing en cualquier momento, independientemente de cualquier otra relación que mantenga con nosotros.

Bases Jurídicas y Consentimiento

• En los Estados Unidos: Enviamos correos electrónicos de marketing a clientes existentes al amparo de la exención por "established business relationship" permitida en virtud de la federal CAN-SPAM Act, y a suscriptores que hayan optado por recibirlos y hayan solicitado de forma afirmativa recibir comunicaciones de marketing. Cada correo electrónico de marketing incluye un enlace de cancelación de suscripción claramente visible y nuestra dirección postal física válida, según lo exige CAN-SPAM.
• En el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido y Suiza: Enviamos comunicaciones de marketing únicamente cuando contamos con una base jurídica para ello, que generalmente es su consentimiento previo, libre, específico, informado e inequívoco. Nos apoyamos en la excepción de "soft opt-in" (cuando resulte aplicable conforme a las implementaciones nacionales de la ePrivacy Directive) exclusivamente para el marketing de nuestros propios productos similares dirigido a clientes existentes, y únicamente cuando usted tuvo una oportunidad clara de oponerse en el momento de la recopilación y en cada comunicación posterior.
• En Canadá: Cumplimos con la Anti-Spam Legislation (CASL) de Canadá enviando mensajes electrónicos comerciales únicamente con su consentimiento expreso o implícito e incluyendo la información de identificación, contacto y cancelación de suscripción requerida en cada mensaje comercial.
• En otras jurisdicciones: Enviamos comunicaciones de marketing de conformidad con la ley aplicable de su jurisdicción.

Canales de SMS, Voz y Otros Canales

Cuando usted haya proporcionado un número de teléfono móvil y haya dado su consentimiento para recibir mensajes de texto, podremos enviarle mensajes transaccionales y (en los casos en que usted haya optado por recibirlos de forma separada) mensajes de marketing por SMS. Es posible que se apliquen tarifas por mensajes y datos. Cumplimos con el Telephone Consumer Protection Act (TCPA) y las leyes análogas que rigen las comunicaciones telefónicas automatizadas. Usted puede cancelar su suscripción a los SMS de marketing en cualquier momento respondiendo STOP a cualquier SMS de marketing o poniéndose en contacto con support@ciosanna.com. Los mensajes transaccionales estándar (como los códigos de verificación de inicio de sesión y las confirmaciones de pago) podrán continuar enviándose a menos que usted elimine su número de teléfono de su cuenta.

No realizamos llamadas telefónicas de marketing salientes mediante tecnología de marcación automatizada, salvo en los casos expresamente permitidos por la ley aplicable. No llamamos a números de teléfono registrados en el National Do Not Call Registry salvo que resulte aplicable una exención.

Notificaciones en el Producto

Dentro de la plataforma Ciosanna, es posible que mostremos notificaciones dentro del producto (como banners, cuadros de diálogo y mensajes emergentes). Estas notificaciones pueden incluir anuncios operativos, lanzamientos de funciones y, ocasionalmente, contenido promocional. Es posible que usted no pueda suprimir de forma global todas las notificaciones dentro del producto; sin embargo, realizaremos esfuerzos razonables para identificar claramente las notificaciones promocionales dentro del producto y para proporcionar controles de cierre.

Cómo cancelar la suscripción a comunicaciones de marketing

Puede optar por no recibir comunicaciones de marketing por cualquiera de los siguientes métodos:

• Haga clic en el enlace "unsubscribe" ubicado en el pie de página de cualquier correo electrónico de marketing que reciba de nuestra parte.
• Actualice sus preferencias de comunicación en la configuración de su cuenta, si dispone de una cuenta de Ciosanna.
• Responda STOP a cualquier mensaje SMS de marketing que reciba de nuestra parte.
• Envíenos un correo electrónico a support@ciosanna.com con el asunto "Opt-Out of Marketing."

Atenderemos las solicitudes de exclusión tan pronto como sea razonablemente factible y, en todo caso, dentro de los plazos exigidos por la ley aplicable (habitualmente diez días hábiles conforme al CAN-SPAM Act).

Efecto de la Exclusión Voluntaria

Darse de baja de las comunicaciones de marketing no afecta a las comunicaciones transaccionales u operativas, ni afecta a su cuenta ni a ninguna otra relación con nosotros. Puede volver a suscribirse en cualquier momento actualizando sus preferencias de comunicación en la configuración de su cuenta o poniéndose en contacto con nosotros.

Enfoque respecto a los Subencargados del Tratamiento

Contratamos Subencargados del Tratamiento para llevar a cabo funciones específicas necesarias para operar los Servicios. Cada Subencargado del Tratamiento está vinculado por un acuerdo escrito que exige, como mínimo: (a) el Procesamiento de Información Personal únicamente conforme a nuestras instrucciones documentadas; (b) la confidencialidad con respecto a la Información Personal; (c) la implementación de medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas; (d) restricciones para contratar subencargados adicionales sin nuestra aprobación; (e) la cooperación con nosotros en la atención de solicitudes de los interesados y consultas de autoridades de supervisión; (f) la asistencia en la notificación de violaciones de datos personales; (g) la eliminación o devolución de la Información Personal al término del encargo; y (h) el sometimiento a auditorías o inspecciones para verificar el cumplimiento.

Subencargados del Tratamiento Materiales Actuales

Los principales Subencargados del Tratamiento que actualmente contratamos para respaldar los Servicios se enumeran a continuación. Esta lista está sujeta a cambios. Actualizamos esta lista cuando contratamos un nuevo Subencargado del Tratamiento material o eliminamos uno existente.

• Supabase, Inc. — Alojamiento de bases de datos, autenticación, almacenamiento de archivos y seguridad a nivel de fila para la Información Personal procesada dentro de la plataforma Ciosanna. País de procesamiento: Estados Unidos.
• Stripe, Inc. — Procesamiento de pagos para pagos de suscripción de Clientes, pagos de alquiler de Residentes, distribuciones a Propietarios y pagos a Proveedores. Stripe opera como responsable del tratamiento independiente con respecto a cierta información relacionada con pagos que procesa para sus propios fines de cumplimiento normativo y prevención del fraude. País de procesamiento: Estados Unidos.
• Twilio Inc. (SendGrid) — Entrega de correo electrónico transaccional y de marketing, incluidos análisis de participación y entrega de correo electrónico. País de procesamiento: Estados Unidos.
• Cloudflare, Inc. — Red de distribución de contenido, cortafuegos de aplicaciones web, protección contra ataques de denegación de servicio distribuido, gestión de bots (incluidos Bot Fight Mode y el CAPTCHA Turnstile) y geolocalización por dirección IP. País de procesamiento: Estados Unidos y red de servidores perimetrales globales.
• Anthropic, PBC — Servicios de modelos de lenguaje de gran escala que impulsan el Cio AI Assistant dentro de la plataforma y el Cio Sales Agent en el sitio web de marketing. Anthropic tiene contractualmente prohibido utilizar sus conversaciones para entrenar sus modelos de inteligencia artificial. País de procesamiento: Estados Unidos.
• Replit, Inc. — Infraestructura de desarrollo en la nube y alojamiento de aplicaciones para la plataforma Ciosanna y el sitio de ventas CiosannaConnect.com. País de procesamiento: Estados Unidos.

También podemos contratar Subencargados del Tratamiento adicionales de forma transitoria o limitada (por ejemplo, empresas de servicios profesionales que actúen como asesores confidenciales, proveedores de verificación de identidad contratados por un Cliente o proveedores de análisis utilizados sobre una base que preserve la privacidad), en cada caso sujeto a las salvaguardas contractuales descritas en el Artículo 15.1.

Aviso sobre Nuevos Subencargados del Tratamiento y Derecho de Oposición

Cuando así lo exija un Anexo de Procesamiento de Datos aplicable celebrado con un Cliente, le proporcionaremos al Cliente un aviso previo sobre cualquier nuevo Subencargado del Tratamiento material y una oportunidad razonable para presentar objeciones. Si un Cliente objeta a un nuevo Subencargado del Tratamiento por motivos razonables de protección de datos, trabajaremos de buena fe con el Cliente para encontrar una resolución mutuamente aceptable, la cual podrá incluir la adopción de salvaguardas adicionales o, en caso de no alcanzarse una resolución, permitir al Cliente dar por terminada la parte afectada de los Servicios.

Dónde Encontrar la Lista Vigente

Una versión actualizada y fechada de la lista de Subencargados del Tratamiento relevantes está disponible previa solicitud contactando a support@ciosanna.com. Proporcionaremos la lista junto con el país de procesamiento de cada Subencargado del Tratamiento y las categorías de Información Personal que cada Subencargado del Tratamiento procesa.

Divulgación de Interacciones de IA

De conformidad con el Artículo 50 de la Ley de Inteligencia Artificial de la UE (Regulation (EU) 2024/1689) y las obligaciones de transparencia análogas en otras jurisdicciones, divulgamos de manera clara y visible cuando usted está interactuando con un sistema de IA en lugar de con un ser humano. El Cio Sales Agent en CiosannaConnect.com y el Cio AI Assistant dentro de la plataforma Ciosanna son sistemas de IA impulsados por modelos de lenguaje de gran escala proporcionados por nuestro Subencargado del Tratamiento de IA (Anthropic, PBC). Cada interacción con Cio se identifica como una interacción de IA al inicio de la conversación, y se adoptan medidas razonables para recordarle la naturaleza de IA de la interacción en caso de que la conversación se extienda durante un período significativo.

Etiquetado del Contenido Generado por Inteligencia Artificial

Cuando Cio genera contenido que podría razonablemente confundirse con contenido creado por un ser humano (incluidas las respuestas a sus preguntas, los resúmenes generados o el texto generado), dicho contenido se presenta en una interfaz de IA claramente identificada como tal y no se representa como elaborado por un autor humano. No generamos medios sintéticos producidos por IA (como imágenes, audio o video deepfake). Si en el futuro comenzáramos a generar medios sintéticos producidos por IA, los marcaremos como generados o manipulados artificialmente de conformidad con la ley aplicable.

Limitaciones del Contenido Generado por Inteligencia Artificial

El contenido generado por inteligencia artificial se proporciona únicamente con fines informativos y conversacionales. Puede ser inexacto, incompleto o estar desactualizado. No constituye asesoramiento legal, financiero, fiscal, inmobiliario, médico ni de ninguna otra índole profesional. Usted no debe basarse en el contenido generado por inteligencia artificial para tomar ninguna decisión que tenga consecuencias significativas sin una verificación independiente. En caso de que el contenido generado por inteligencia artificial proporcione una respuesta que entre en conflicto con la presente Política de Privacidad, los Términos de Servicio u otra documentación oficial, prevalecerá la documentación oficial.

Sin elaboración de perfiles basada en conversaciones con IA

No utilizamos el contenido de sus conversaciones con Cio para crear un perfil suyo con fines publicitarios, para tomar decisiones de elegibilidad sobre usted, ni para compartir características suyas con terceros con fines de mercadotecnia. Podemos utilizar información agregada o disociada sobre los patrones de conversación para mejorar las propias funcionalidades de Cio, tal como se describe en la Sección 3.9.

Su Derecho a Interactuar con una Persona

Usted tiene derecho en cualquier momento a interrumpir una interacción con IA e interactuar en su lugar con una persona (en el caso del Cio Sales Agent, enviando un correo electrónico a support@ciosanna.com o programando una demostración con un miembro de nuestro equipo; en el caso del Cio AI Assistant dentro de la plataforma, poniéndose en contacto con los administradores designados de la organización Cliente, o, cuando el Cliente ponga a disposición un canal de asistencia humana, contactando dicho canal).

Clasificación en virtud del EU AI Act

Hemos evaluado las funcionalidades de Cio en relación con las categorías establecidas en el EU AI Act y hemos determinado que, en su configuración actual, no constituyen "high-risk AI systems" en el sentido del Annex III de dicha norma. Revisaremos esta clasificación a medida que las funcionalidades de Cio evolucionen y que las orientaciones de las autoridades de la Unión Europea se desarrollen. Si determinamos que alguna funcionalidad de Cio se encuadra en una categoría de alto riesgo, cumpliremos con los requisitos adicionales aplicables a los "high-risk AI systems", incluidos los requisitos en materia de gestión de riesgos, gobernanza de datos, documentación técnica, mantenimiento de registros, transparencia, supervisión humana, exactitud, robustez y ciberseguridad.

Sin Decisiones Basadas Únicamente en IA

Tal como se describe en la Sección 10, Cio no toma por sí mismo decisiones que produzcan efectos jurídicos o que le afecten de manera igualmente significativa. El sistema de puntuación de comportamiento de Cio es una herramienta de apoyo a la toma de decisiones cuyos resultados son revisados y ejecutados por personas físicas (generalmente, el personal autorizado del Cliente). El Cio AI Assistant y el Cio Sales Agent generan respuestas de texto a las indicaciones de los usuarios y no actúan de manera autónoma sobre su cuenta ni adoptan acciones de consecuencias relevantes en su nombre.

Motivos de los Cambios

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando para reflejar cambios en nuestras prácticas, los Servicios, nuestros Subencargados del Tratamiento, la ley aplicable o la interpretación de la ley aplicable. También podemos actualizar esta Política para aclarar el lenguaje o corregir errores.

Categorías de Cambios

Clasificamos los cambios a esta Política de Privacidad en dos categorías:

• Cambios no sustanciales son cambios que no afectan de manera sustancial sus derechos ni la forma en que procesamos su Información Personal. Los ejemplos incluyen aclaraciones, correcciones de errores tipográficos, cambios en los nombres de los Subencargados del Tratamiento que no implican ningún cambio en la función desempeñada, y cambios menores de formato.
• Cambios sustanciales son cambios que afectan de manera sustancial sus derechos o la forma en que procesamos su Información Personal. Los ejemplos incluyen la incorporación de nuevas categorías de Información Personal recopilada, nuevos fines de Procesamiento, nuevas categorías de Subencargados del Tratamiento o destinatarios, cambios en la forma en que respondemos a las señales de exclusión voluntaria, cambios que reducen sus derechos de privacidad, y cambios en nuestros compromisos de notificación de brechas de seguridad.

Aviso de Cambios

Cuando realicemos cambios en esta Política de Privacidad, procederemos a:

• Publicar la Política de Privacidad actualizada en el sitio web de CiosannaConnect.com.
• Actualizar la fecha de "Última Actualización" en la parte superior de la Política.
• En caso de cambios sustanciales, proporcionar aviso adicional a través de uno o más de los siguientes canales, según corresponda: (a) correo electrónico a su dirección de correo electrónico registrada; (b) una notificación destacada dentro del producto en la plataforma de Ciosanna la próxima vez que inicie sesión; (c) un banner en el sitio web; o (d) cualquier otro medio razonablemente diseñado para informarle del cambio.
• Cuando la ley aplicable exija aviso previo de un cambio sustancial, proporcionaremos dicho aviso con anterioridad a la fecha de entrada en vigor.
• Cuando la ley aplicable requiera su consentimiento afirmativo ante un cambio sustancial antes de que este sea aplicable a su Información Personal, obtendremos dicho consentimiento antes de aplicar el cambio.

Fecha de Vigencia y Uso Continuado

Cada Política de Privacidad actualizada entrará en vigor a partir de la "Fecha de Vigencia" indicada en la parte superior de la Política actualizada, salvo que se especifique una fecha de vigencia anterior o posterior para una disposición en particular. El uso continuado de los Servicios por parte de usted tras la Fecha de Vigencia de una Política de Privacidad actualizada constituye su aceptación de la Política actualizada, en la medida en que lo permita la ley aplicable y con sujeción a cualquier requisito de consentimiento descrito en el Artículo 17.3.

Versiones Anteriores

Puede solicitar una copia de cualquier versión anterior de esta Política de Privacidad poniéndose en contacto con nosotros en support@ciosanna.com. Conservamos las versiones anteriores de conformidad con nuestras políticas de retención de documentos.

Cómo Contactarnos

Para cualquier pregunta, solicitud, inquietud o reclamación relacionada con esta Política de Privacidad, nuestras prácticas de privacidad o el Procesamiento de su Información Personal, le rogamos que se comunique con nosotros por cualquiera de los siguientes medios:

• Correo electrónico: support@ciosanna.com
• Correo postal: Ciosanna LLC, 714 W 2nd St, Waitsburg, WA 99361, Estados Unidos
• Formulario en línea: Envíe una solicitud a través de nuestro formulario de solicitud de privacidad en https://www.ciosannaconnect.com/legal/privacy-request

Al comunicarse con nosotros, le rogamos que incluya información suficiente para que podamos identificarle y comprender la naturaleza de su consulta o solicitud, teniendo en cuenta que no debe incluir Información Personal Sensible innecesaria en su comunicación inicial.

Contacto de Privacidad Designado

Las consultas dirigidas a support@ciosanna.com con un asunto que indique una cuestión de privacidad (como "Privacy Request," "Privacy Rights Request," "DSAR," o "Privacy Complaint") serán dirigidas al personal responsable de gestionar los asuntos de privacidad en Ciosanna.

Representante en la UE

Ciosanna no ofrece actualmente los Servicios en la Unión Europea y, por consiguiente, no ha designado un representante en la Unión de conformidad con el Artículo 27 del GDPR. Se designará un representante de conformidad con el Artículo 27 antes de cualquier lanzamiento de los Servicios en la Unión Europea, y esta Política de Privacidad se actualizará en ese momento. Hasta que se designe formalmente un representante de la UE, los residentes de la UE podrán contactarnos directamente utilizando los métodos descritos en la Sección 18.1. La designación de un representante de la UE no afecta a nuestras responsabilidades ni a las de nuestros representantes en virtud del GDPR.

Representante en el Reino Unido

Donde se nos exige designar un representante en el Reino Unido conforme al Artículo 27 del UK GDPR, el representante designado para el Reino Unido será identificado en esta Sección. Hasta que se designe formalmente un representante en el Reino Unido, los residentes del Reino Unido podrán contactarnos directamente utilizando los métodos descritos en la Sección 18.1.

Derecho a Presentar una Reclamación ante una Autoridad de Control

Si usted considera que nuestro Procesamiento de su Información Personal infringe la ley aplicable, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, en particular en el país o estado de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar donde se haya producido la presunta infracción. A continuación se ofrece información no exhaustiva sobre las principales autoridades de control relevantes para nuestros usuarios:

• Unión Europea: El Comité Europeo de Protección de Datos mantiene una lista de las autoridades de control nacionales en https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. Usted puede presentar una reclamación ante la autoridad de control del Estado miembro de la UE de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar donde se haya producido la presunta infracción.
• Reino Unido: Information Commissioner's Office (ICO), https://ico.org.uk, teléfono +44 0303 123 1113.
• Suiza: Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC), https://www.edoeb.admin.ch.
• California, Estados Unidos: California Privacy Protection Agency (https://cppa.ca.gov) y California Attorney General (https://oag.ca.gov/privacy).
• Otros estados de Estados Unidos: Las consultas relativas a las leyes de privacidad estatales pueden dirigirse al Fiscal General del estado correspondiente. La información de contacto de cada Fiscal General estatal está disponible en https://www.naag.org/find-my-ag/.
• Canadá: Office of the Privacy Commissioner of Canada (https://www.priv.gc.ca) y, para los residentes de Quebec, la Commission d'accès à l'information du Québec (https://www.cai.gouv.qc.ca).
• Brasil: Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), https://www.gov.br/anpd.
• Australia: Office of the Australian Information Commissioner (OAIC), https://www.oaic.gov.au.

Le animamos a que se ponga en contacto con nosotros en support@ciosanna.com antes de presentar una reclamación, a fin de que tengamos la oportunidad de atender sus inquietudes directamente.

Quejas por Violaciones de la Fair Housing Act

Si su queja se refiere al uso de los Servicios por parte de un Cliente de una manera que usted considera que infringe la Fair Housing Act o una ley de vivienda justa estatal o local análoga, puede presentar una queja ante el U.S. Department of Housing and Urban Development en https://www.hud.gov/fairhousing, o ante el organismo de vivienda justa estatal o local correspondiente. Cooperaremos con las investigaciones y procedimientos en materia de vivienda justa según lo exija la ley.

Reclamaciones conforme a la Fair Credit Reporting Act

Si su queja se refiere al uso de información de informes de consumidores (incluido el sistema de puntuación conductual de Cio en la medida en que se utilice como un informe de consumidores) de una manera que usted considera que viola la Fair Credit Reporting Act, puede presentar una queja ante la Oficina Federal de Protección Financiera del Consumidor en https://www.consumerfinance.gov, ante la Comisión Federal de Comercio en https://www.ftc.gov, o ante la autoridad reguladora estatal competente. Nuestra Divulgación FCRA (disponible en /legal/fcra) proporciona información adicional.

Accesibilidad

Si necesita esta Política de Privacidad en un formato alternativo accesible, o si necesita asistencia para ejercer sus derechos de privacidad, comuníquese con nosotros en support@ciosanna.com y le proporcionaremos un ajuste razonable.