Datenschutzerklärung

Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Ciosanna LLC, eine nach dem Recht der Vereinigten Staaten gegründete Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die unter dem Namen Ciosanna Connect geschäftlich tätig ist ("Ciosanna," "wir," "uns," oder "unser"), personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Ciosanna-Plattform, der Website CiosannaConnect.com, den mobilen und webbasierten Anwendungen von Ciosanna, den Kundendienst- und Kommunikationskanälen sowie allen damit verbundenen Diensten, Funktionen, Inhalten und Funktionalitäten (zusammenfassend die "Dienste") erhebt, verwendet, offenlegt, aufbewahrt, sichert und anderweitig verarbeitet.

Ciosanna ist ein veteranengeführtes Unternehmen. Unsere Hauptpostanschrift lautet 714 W 2nd St, Waitsburg, WA 99361. Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder sonstigen datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie uns unter support@ciosanna.com erreichen. Wir bieten die Dienste derzeit nicht in der Europäischen Union an und haben daher keinen Vertreter in der Union gemäß Artikel 27 der GDPR benannt; ein Vertreter wird vor einer etwaigen Einführung der Dienste in der Europäischen Union benannt.

Für wen diese Erklärung gilt

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Personen, die mit Ciosanna interagieren oder deren personenbezogene Daten wir im Rahmen der Erbringung der Dienste verarbeiten. Dies umfasst unter anderem:

• Besucher — jede Person, die die Marketing-Website CiosannaConnect.com besucht, durchsucht oder anderweitig aufruft, einschließlich Personen, die Informationen anfordern, einen Newsletter abonnieren, eine Demo vereinbaren, uns über ein Webformular kontaktieren oder mit unserem KI-Verkaufsassistenten interagieren.
• Kunden (auch bezeichnet als "Abonnenten," "Mieter," "Unternehmen" oder "Boss-Konten") — Unternehmen, die die Ciosanna-Plattform abonnieren, sowie deren autorisierte Vertreter, einschließlich Unternehmenseigentümer, Immobilienverwalter und Mitarbeiter.
• Bewohner — Personen, die in einer über die Ciosanna-Plattform verwalteten Immobilie wohnen, diese mieten oder anderweitig mit ihr verbunden sind, einschließlich Bewerber, aktuelle Bewohner und ehemalige Bewohner sowie gegebenenfalls deren Haushaltsmitglieder oder Mitantragsteller.
• Eigentümer (auch bezeichnet als "Investoren") — natürliche oder juristische Personen, die Eigentümer von Immobilien sind, die von einem Ciosanna-Kunden verwaltet werden, und die auf das Investorenportal zugreifen.
• Anbieter — externe Dienstleister, Auftragnehmer oder Wartungspersonal, die auf das Anbieterportal zugreifen, um Arbeitsaufträge entgegenzunehmen, anzunehmen, auszuführen oder zu dokumentieren.
• Sonstige Personen — alle anderen natürlichen Personen, deren personenbezogene Daten im Zusammenhang mit den Diensten verarbeitet werden können, einschließlich Mitarbeiter, Bevollmächtigte oder Kontaktpersonen von Kunden, Eigentümern oder Anbietern; Notfallkontakte von Bewohnern; rechtliche Vertreter; sowie Personen, die anderweitig mit uns in Kontakt treten.

Diese Erklärung gilt unabhängig davon, wie Sie mit den Diensten interagieren — über unsere Websites, mobilen Anwendungen, APIs, Kundendienstkanäle, E-Mail, Postweg, Telefon oder persönlich.

Begriffsbestimmungen

• "Personenbezogene Daten" bezeichnet alle Informationen, die eine bestimmte natürliche Person oder einen bestimmten Haushalt identifizieren, sich auf eine solche Person oder einen solchen Haushalt beziehen, diese beschreiben, vernünftigerweise mit ihnen in Verbindung gebracht werden können oder vernünftigerweise direkt oder indirekt mit ihnen verknüpft werden könnten. Sofern das anwendbare Recht einen abweichenden Begriff verwendet (wie etwa „personal data" im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung), hat dieser Begriff die Bedeutung, die ihm nach dem jeweiligen anwendbaren Recht zukommt.
• "Besondere Personenbezogene Daten" bezeichnet die Teilmenge der Personenbezogenen Daten, die nach anwendbarem Recht einem erhöhten Schutz unterliegt, einschließlich staatlich ausgestellter Identifikationsnummern, Finanzkontodaten, genauer Geolokalisierungsdaten, rassischer oder ethnischer Herkunft, religiöser Überzeugungen, sexueller Orientierung, Staatsangehörigkeit oder Einwanderungsstatus, Gesundheitsinformationen, biometrischer Daten sowie des Inhalts von Post-, E-Mail- und Textnachrichten.
• "Verarbeitung" bezeichnet jeden Vorgang oder jede Reihe von Vorgängen, der bzw. die mit Personenbezogenen Daten durchgeführt wird, einschließlich der Erhebung, Aufzeichnung, Organisation, Speicherung, Abfrage, Verwendung, Offenlegung, Abstimmung, Kombination, Einschränkung, Löschung oder Vernichtung.
• "Kundendaten" bezeichnet Personenbezogene Daten, die sich auf Bewohner, Eigentümer, Lieferanten oder sonstige Personen eines Kunden beziehen und die dem Kunden durch die Dienste bereitgestellt oder von diesen generiert werden, sei es durch den Kunden selbst oder in dessen Namen. Wenn wir Kundendaten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, ist der Kunde in der Regel der „Verantwortliche" (GDPR) bzw. das „Unternehmen" (CCPA), und Ciosanna handelt als „Auftragsverarbeiter" bzw. „Dienstleister". Wenn wir Personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeiten (beispielsweise Besucherdaten auf unserer Marketing-Website), handelt Ciosanna als Verantwortlicher bzw. Unternehmen.
• "Cio" bezeichnet die in die Dienste integrierten Funktionen mit künstlicher Intelligenz, einschließlich des Cio AI Assistant, der authentifizierten Nutzern innerhalb der Plattform zur Verfügung steht, sowie des Cio Sales Agent, der Besuchern auf der Marketing-Website zur Verfügung steht.
• "Unterauftragsverarbeiter" bezeichnet einen Drittanbieter, der im Auftrag von uns Personenbezogene Daten zur Unterstützung der Dienste verarbeitet.

Verhältnis dieser Richtlinie zu Kundenverträgen

Soweit Ciosanna Kundendaten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, unterliegt diese Verarbeitung auch der zwischen Ciosanna und dem Kunden geschlossenen Vereinbarung, einschließlich etwaiger Datenverarbeitungszusätze. Im Falle eines Widerspruchs zwischen dieser Datenschutzrichtlinie und einer schriftlichen Vereinbarung mit einem Kunden in Bezug auf dessen Kundendaten hat die schriftliche Vereinbarung Vorrang.

Wenn Sie ein Bewohner, Eigentümer oder Lieferant sind, dessen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Dienste durch einen Kunden verarbeitet werden, beachten Sie bitte, dass der Kunde (und nicht Ciosanna) in der Regel bestimmt, welche Informationen von Ihnen erhoben werden, wie diese im Rahmen der Immobilienverwaltungsbeziehung verwendet werden und wie lange sie für die Geschäftszwecke des Kunden aufbewahrt werden. Um Datenschutzrechte in Bezug auf Kundendaten auszuüben, sollten Sie sich grundsätzlich zunächst an den Kunden wenden. Wir werden Kunden bei der Beantwortung solcher Anfragen nach Maßgabe des anwendbaren Rechts unterstützen.

Annahme und Änderungen

Durch den Zugriff auf die Dienste oder deren Nutzung bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzrichtlinie gelesen und verstanden haben. Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie benachrichtigen, indem wir die aktualisierte Richtlinie auf unserer Website veröffentlichen, das Datum „Zuletzt aktualisiert" am Anfang dieser Richtlinie anpassen und, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder die Änderung die Art und Weise, wie wir Ihre Personenbezogenen Daten verarbeiten, wesentlich beeinflusst, eine zusätzliche Benachrichtigung bereitstellen, beispielsweise per E-Mail an Ihre registrierte E-Mail-Adresse oder durch einen auffälligen Hinweis innerhalb des Produkts. Ihre fortgesetzte Nutzung der Dienste nach dem Inkrafttreten einer aktualisierten Richtlinie gilt im gesetzlich zulässigen Umfang als Ihre Annahme der aktualisierten Richtlinie. Sofern das anwendbare Recht Ihre ausdrückliche Einwilligung zu einer wesentlichen Änderung erfordert, werden wir diese Einwilligung einholen, bevor die Änderung in Kraft tritt.

Sprache

Diese Datenschutzerklärung wird in englischer Sprache veröffentlicht und steht zu Ihrer Information in elf weiteren Sprachen zur Verfügung. Im Falle eines Widerspruchs oder einer Abweichung zwischen der englischen Fassung und einer Übersetzung gilt die englische Fassung als maßgeblich und ist als der verbindliche und rechtlich bindende Text anzusehen.

Von Besuchern erhobene Informationen

Wenn Sie CiosannaConnect.com besuchen oder anderweitig mit unseren Marketingkanälen interagieren, können wir Folgendes erheben:

• Kontakt- und Identifizierungsdaten, die Sie freiwillig über Formulare bereitstellen, einschließlich Name, Unternehmensname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung, Land sowie aller sonstigen Informationen, die Sie in Freitextfeldern eingeben.
• Demo- und Anfrageinformationen, die Sie beim Vereinbaren einer Demo, beim Anfordern eines Angebots, beim Herunterladen einer Ressource oder beim Absenden eines Kontaktformulars bereitstellen, einschließlich der Anzahl der von Ihnen verwalteten Einheiten, der Immobilientypen, der bevorzugten Kontaktmethode sowie freitextlicher Anmerkungen.
• Gesprächsdaten des Verkaufsassistenten, einschließlich des Inhalts Ihrer Interaktionen mit dem Cio Sales Agent, der von Ihnen gestellten Fragen, der von Ihnen erhaltenen Antworten, Ihrer geäußerten Präferenzen, Ihrer erkennbaren Absicht (beispielsweise reines Informieren im Vergleich zu aktivem Kaufinteresse) sowie aller Informationen, die Sie während des Gesprächs von sich aus mitteilen.
• Newsletter- und Abonnementpräferenzen, einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse sowie etwaiger von Ihnen angegebener thematischer Präferenzen.
• Geräte- und Browsing-Informationen, die automatisch erhoben werden, einschließlich IP address, des aus Ihrer IP address abgeleiteten ungefähren geografischen Standorts (auf Ebene von Stadt und Land), des Browsertyps und der Browserversion, des Betriebssystems, des Gerätetyps, der Bildschirmauflösung, der verweisenden Website, der aufgerufenen Seiten, der auf Seiten verbrachten Zeit, der Klickereignisse, der Scroll-Tiefe sowie der Spracheinstellungen.
• Cookies und ähnliche Technologien, wie in unserer Cookie-Richtlinie eingehender beschrieben.
• Einwilligungsnachweise, einschließlich Ihrer Reaktionen auf Cookie-Einwilligungsbanner sowie etwaiger Global Privacy Control-Signale oder ähnlicher Widerspruchssignale, die Ihr Browser übermittelt.

Von Kunden erhobene Informationen

Wenn Sie oder Ihre Organisation die Ciosanna-Plattform als Kunde abonnieren, darauf zugreifen oder diese nutzen, können wir Folgendes erheben:

• Kontoinformationen, einschließlich Ihres Namens, Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung, Ihrer Rolle innerhalb der Organisation sowie Ihrer Anmeldedaten.
• Organisationsinformationen, einschließlich Unternehmensname, Geschäftsadresse, Steueridentifikationsnummer sofern erforderlich, Anzahl der verwalteten Immobilien und Einheiten, Immobilienadressen sowie sonstiger betrieblicher Einzelheiten.
• Abrechnungs- und Zahlungsinformationen, einschließlich Name und E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts, Rechnungsadresse, der letzten vier Ziffern von Zahlungskarten, Kartenmarke und Ablaufdatum, ACH-Bankkontoinformationen (die an unseren Zahlungsdienstleister übermittelt und von diesem gespeichert werden; vollständige Zahlungskartennummern oder vollständige Bankkontonummern werden auf unseren eigenen Systemen nicht gespeichert), Rechnungshistorie, Abonnementstatus sowie steuerliche Informationen.
• Authentifizierungs- und Sicherheitsinformationen, einschließlich verschlüsselter Passwörter, Multi-Faktor-Authentifizierungstoken, Sitzungsidentifikatoren, zur Anmeldung verwendeter IP addresses und Geräte, Anmeldezeitstempel sowie Sicherheitsereignisprotokolle.
• Kommunikationsmetadaten und -inhalte, einschließlich E-Mails, produktinterner Nachrichten, Support-Tickets, Sprach- oder Chat-Transkripte soweit zutreffend sowie Metadaten wie Nachrichtenempfänger, Zeitstempel und Lesestatus.
• Informationen zur Plattformnutzung, einschließlich der von Ihnen aufgerufenen Funktionen, der von Ihnen vorgenommenen Konfigurationseinstellungen, der von Ihnen hochgeladenen Inhalte, der von Ihnen angelegten Immobilien und Einheiten, der von Ihnen hinzugefügten Bewohner, der von Ihnen erfassten Mietverträge, der von Ihnen verzeichneten Zahlungen, der von Ihnen generierten Arbeitsaufträge, der von Ihnen geprüften Bewertungsentscheidungen sowie der Prüfprotokolleinträge, die in Ihrem Konto durchgeführte Aktionen dokumentieren.
• KI-Interaktionsdaten, einschließlich Ihrer Gespräche mit dem Cio AI Assistant, der von Ihnen eingereichten Eingaben, der von Ihnen erhaltenen Antworten sowie etwaiger Rückmeldungen, die Sie zu diesen Antworten geben.

Von Bewohnern erhobene Informationen

Wenn Sie Bewohner einer Immobilie sind, die über die Ciosanna-Plattform verwaltet wird, erhebt der Kunde Informationen über Sie und lädt diese in die Plattform hoch oder generiert sie dort, oder bittet Sie, diese direkt bereitzustellen. Zu den verarbeiteten Informationen können gehören:

• Identifizierungs- und Kontaktinformationen, einschließlich Ihres vollständigen rechtlichen Namens, Geburtsdatums, Postanschrift und Wohnanschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Lichtbildes (sofern zur Identifikation oder für den Gebäudezugang erforderlich), bevorzugter Sprache sowie Notfallkontaktinformationen.
• Staatlich ausgestellte Identifikatoren, einschließlich Sozialversicherungsnummer oder der letzten vier Ziffern davon, Führerscheinnummer oder staatlicher Ausweisnummer sowie Einwanderungs- oder Staatsangehörigkeitsdokumenten, soweit dies nach anwendbarem Recht oder durch den Kunden für Zwecke der Wohnberechtigung erforderlich ist. Diese Informationen werden als Besondere Personenbezogene Daten behandelt, im Ruhezustand mittels AES-256-GCM-Verschlüsselung mit mandantenspezifischer Schlüsselableitung verschlüsselt und sind ausschließlich auf einer „Need-to-know"-Basis zugänglich.
• Bewerbungs- und Mietinformationen, einschließlich Miethistorie, früherer Adressen, Beschäftigungsinformationen, Einkommensnachweisdokumenten, Referenzen, Mitantragstellern und Haushaltsmitgliedern, Haustieren, Fahrzeugen, Mietkonditionen, Kautionen sowie aller weiteren Informationen, die Sie in einem Mietantrag oder im Zusammenhang mit einem Mietverhältnis angeben.
• Finanzinformationen, einschließlich der Mietzahlungshistorie, Bankkonto- oder Zahlungskarteninformationen zur Durchführung von Zahlungen (die an unseren Zahlungsdienstleister übermittelt und von diesem gespeichert werden), Dauerzahlungsermächtigungen, Kontosalden, Verzugsentgelten sowie sonstiger Belastungen oder Gutschriften.
• Kommunikationsdaten, einschließlich über die Plattform ausgetauschter Nachrichten mit der Immobilienverwaltung, Wartungsanbietern oder anderen autorisierten Parteien; Voicemail- und Anrufaufzeichnungen, sofern die Plattform Kommunikation aufzeichnet; sowie Chat- oder KI-Assistenten-Interaktionen.
• Wartungs- und Arbeitsauftragsinformationen, einschließlich Beschreibungen von Ihnen gemeldeter Mängel, von Ihnen hochgeladener Fotos oder Videos, von Ihnen erteilter Zugangsberechtigungen sowie Aufzeichnungen über Anbieterbesuche.
• Bewertungs- und Verhaltensdaten, einschließlich der vom Cio-Verhaltensbewertungssystem verwendeten Datenpunkte (wie pünktliche Zahlungshistorie, Kommunikationsreaktionsfähigkeit, Wartungsverhalten und Ereignisse zur Einhaltung des Mietverhältnisses) sowie der daraus resultierenden Bewertungen. Die Verwendung automatisierter Entscheidungsfindung im Zusammenhang mit dieser Bewertung wird in Abschnitt 10 dieser Richtlinie und in unserer FCRA-Offenlegung beschrieben.
• Geräte-, Browser- und Zugriffsinformationen, einschließlich IP address, Gerätekennungen, Anmelde-Zeitstempeln sowie physischer Zugriffsereignisse wie dem Betreten des Gebäudes oder der Wohneinheit, sofern die Plattform mit Zutrittskontrollsystemen integriert ist.

Von Immobilieneigentümern erhobene Informationen

Wenn Sie als Immobilieneigentümer oder Investor auf die Ciosanna-Plattform zugreifen, können wir folgende Informationen erheben:

• Identifizierungs- und Kontaktinformationen, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie steuerlicher Identifikationsinformationen, soweit diese für Eigentümerausschüttungen oder steuerliche Meldepflichten erforderlich sind (beispielsweise ein Form 1099).
• Eigentums- und Unternehmensinformationen, einschließlich der Rechtseinheit, über die Sie Eigentum halten (sofern zutreffend), der Eigentümeranteile, der Ihnen gehörenden Immobilien und Wohneinheiten sowie Ihrer Funktion innerhalb der Eigentümereinheit.
• Finanz- und Ausschüttungsinformationen, einschließlich Bankkontoangaben für ACH-Ausschüttungen (die von unserem Zahlungsdienstleister gespeichert werden), Ausschüttungshistorie, Gebührenstaffeln sowie Steuerdokumenten.
• Authentifizierungs-, Kommunikations-, KI-Interaktions- und Nutzungsinformationen der in Abschnitt 2.2 beschriebenen Art.

Von Anbietern erhobene Informationen

Wenn Sie als Anbieter auf die Ciosanna-Plattform zugreifen, können wir folgende Informationen erheben:

• Identifizierungs- und Unternehmensinformationen, einschließlich Ihres Namens, Unternehmensnamens, Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Lizenznummern und Versicherungsinformationen (soweit zutreffend), Leistungsbereiche sowie Preisinformationen.
• Arbeitsauftragsinformationen, einschließlich Aufgabenzuweisungen, Zeitplänen, Fotos und Notizen, die Sie im Zusammenhang mit abgeschlossenen Arbeiten einreichen, sowie Bewertungen oder Rückmeldungen, die von Kunden oder Bewohnern abgegeben werden.
• Zahlungsinformationen, einschließlich Bankkontoangaben für Auszahlungen (die von unserem Zahlungsdienstleister gespeichert werden) sowie der Zahlungshistorie.
• Authentifizierungs-, Kommunikations-, KI-Interaktions- und Nutzungsinformationen der in Abschnitt 2.2 beschriebenen Art.

Informationen, die wir automatisch von allen Nutzern erheben

Unabhängig von Ihrer Rolle können wir bei der Nutzung der Dienste automatisch folgende Informationen erheben: Geräte- und Verbindungsinformationen (IP address, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp und -kennungen, Spracheinstellungen, Zeitzone, Bildschirmauflösung, Referrer-URLs); Nutzungs- und Ereignisinformationen (aufgerufene Seiten, durchgeführte Aktionen, Zeitstempel, Fehlerprotokolle, Leistungskennzahlen, Sicherheitsereignisse); ungefähre Standortdaten, abgeleitet aus der IP address (nur auf Stadt-/Länderebene — wir erheben keine genauen Geolokalisierungsdaten wie GPS-Koordinaten, sofern Sie nicht ausdrücklich Ihre Genehmigung erteilen); sowie Cookies und ähnliche Technologien, wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben.

Informationen, die wir von Dritten erhalten

Wir können im Zusammenhang mit den Diensten Personenbezogene Daten über Sie von Dritten erhalten, darunter: Zahlungsdienstleister (wie Stripe), die erfolgreiche oder fehlgeschlagene Transaktionen bestätigen, teilweise Kartendaten zur Anzeige bereitstellen sowie Betrugs- und Risikosignale liefern; Anbieter von Identitätsverifizierungs- und Bonitätsprüfungsdienstleistungen (sofern von einem Kunden im Zusammenhang mit Mietanträgen beauftragt), die Identitätsverifizierungsergebnisse, Kreditinformationen, strafrechtliche Vorinformationen, Räumungshistorie und sonstige Verbraucherberichtsinformationen bereitstellen, die dem Fair Credit Reporting Act und dem anwendbaren Landesrecht unterliegen; Kommunikations- und Benachrichtigungsanbieter (wie SendGrid für E-Mail und etwaige SMS-Anbieter); Authentifizierungsanbieter (sofern Single-Sign-on- oder Social-Login-Integrationen aktiviert sind); Infrastrukturanbieter (wie Cloudflare), die sicherheitsbezogene Signale bereitstellen, einschließlich Geolokalisierung anhand der IP address, Bot-Erkennungswerten und Bedrohungsinformationen; Partner, Integratoren und Empfehlungsquellen; sowie öffentlich zugängliche Quellen, einschließlich Unternehmensverzeichnisse, öffentliche Register und soziale Medien, soweit diese zur Überprüfung von Geschäftsinformationen oder im Rahmen der Vertriebsanbahnung verwendet werden.

Kategorien personenbezogener Daten gemäß kalifornischem Recht

Für die Zwecke des California Consumer Privacy Act und des California Privacy Rights Act umfassen die von uns erhobenen Kategorien Personenbezogener Daten: Identifikatoren; Informationen im Sinne von California Civil Code Section 1798.80(e); Merkmale geschützter Klassifikationen nach kalifornischem oder Bundesrecht (nur soweit dies für Entscheidungen über die Wohnberechtigung erforderlich ist und nur soweit nach den anwendbaren Vorschriften des fairen Wohnungswesens zulässig); kommerzielle Informationen; Informationen über die Aktivität im Internet oder anderen elektronischen Netzwerken; Geolokalisierungsdaten (ungefähr, nicht präzise); akustische, elektronische, visuelle und ähnliche Informationen; berufs- oder beschäftigungsbezogene Informationen; Bildungsinformationen; aus den vorgenannten Daten abgeleitete Schlussfolgerungen; sowie besondere personenbezogene Informationen (einschließlich Sozialversicherungsnummern, Führerscheinnummern, Kontoanmeldedaten, Kontozugangsinformationen, Kommunikationsinhalte und Finanzkontoinformationen).

Was wir nicht erheben

Wir erheben wissentlich keine Personenbezogenen Daten von Personen, die das dreizehnte Lebensjahr noch nicht vollendet haben (oder das nach anwendbarem Recht in anderen Rechtsordnungen geltende entsprechende Mindestalter). Wir erheben keine biometrischen Identifikatoren (wie Fingerabdrücke oder Gesichtsgeometrie), es sei denn, ein Kunde aktiviert und offenbart eine solche Erhebung ausdrücklich im Zusammenhang mit Zugangssteuerungsfunktionen und holt alle erforderlichen Einwilligungen von Bewohnern ein. Wir betreiben keine kommerzielle Überwachung, die keinen Bezug zu den Diensten aufweist, und wir erheben keine Personenbezogenen Daten zum Zweck des Verkaufs (siehe Abschnitt 13).

Bereitstellung und Betrieb der Dienste

Wir verarbeiten Personenbezogene Daten, um Nutzer zu registrieren und zu authentifizieren, Konten einzurichten und zu pflegen, Kunden die Verwaltung von Immobilien und Bewohnern zu ermöglichen, Bewohnern die Durchführung von Zahlungen und die Kommunikation mit ihrer Immobilienverwaltung zu ermöglichen, Eigentümern und Anbietern den Zugang zu den jeweiligen Portalen zu gewähren, Mitteilungen zuzustellen, Berichte zu erstellen sowie die Funktionen und Funktionalitäten der Dienste anderweitig bereitzustellen.

Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder mit dem Kunden, der Ihnen den Zugang gewährt hat; oder, sofern kein unmittelbares Vertragsverhältnis besteht, unsere berechtigten Interessen an der Bereitstellung funktionsfähiger Dienste sowie die berechtigten Interessen des Kunden am Betrieb seines Immobilienverwaltungsgeschäfts.

Abwicklung von Zahlungen und Ausschüttungen

Wir verwenden zahlungsbezogene Informationen, um Abonnementzahlungen von Kunden zu verarbeiten, Mietzahlungen von Bewohnern zu erleichtern, Ausschüttungen an Eigentümer abzuwickeln und Auszahlungen an Anbieter zu veranlassen, jeweils über unseren Zahlungsabwickler.

Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrags; Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, einschließlich der Pflichten zur Steuerberichterstattung und zur Bekämpfung der Geldwäsche.

Zur Kommunikation mit Ihnen

Wir verarbeiten Kontakt- und Kommunikationsdaten, um Ihnen transaktionale Nachrichten zu übermitteln (Kontobestätigungen, Passwortzurücksetzungen, Zahlungsbelege, Arbeitsauftragsaktualisierungen, Mieterinnerungen und sonstige betriebliche Mitteilungen), um auf Support-Anfragen zu antworten, um Sie über Aktualisierungen der Dienste zu informieren und — sofern Sie sich angemeldet haben oder das anwendbare Recht dies gestattet — um Ihnen Marketingmitteilungen zu übersenden. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für Marketingzwecke jederzeit widersprechen, indem Sie den Abmeldehinweisen in einer Marketingmitteilung per E-Mail folgen oder uns unter support@ciosanna.com kontaktieren.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung für transaktionale Mitteilungen; Ihre Einwilligung für Marketingmitteilungen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist; unsere berechtigten Interessen an der Information der Nutzer, sofern keine Einwilligung erforderlich ist.

Zur Bereitstellung KI-gestützter Funktionen

Wir verarbeiten den Inhalt Ihrer Interaktionen mit Cio (einschließlich des Cio Sales Agent auf der Marketing-Website und des Cio AI Assistant innerhalb der Plattform), um Antworten zu generieren, kontextsensitive Unterstützung zu leisten, relevante Informationen bereitzustellen sowie Vertriebs- und Kundenerfolgs-Workflows zu unterstützen. Cio wird durch große Sprachmodelle betrieben, die von unserem KI-Unterauftragsverarbeiter bereitgestellt werden, und unterliegt vertraglichen Beschränkungen, die die Verwendung Ihrer Konversationen zum Training von KI-Modellen Dritter untersagen. Wir weisen bei jeder Cio-Interaktion auf den Einsatz von KI hin, in Übereinstimmung mit dem EU AI Act und vergleichbaren Rechtsvorschriften.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (für KI-Unterstützung innerhalb der Plattform); berechtigte Interessen (für KI-gestützte Vertriebsunterstützung, vorbehaltlich Ihres Widerspruchsrechts); Ihre Einwilligung, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Zum Betrieb des Cio-Verhaltens-Bewertungssystems

Für Bewohner und Mietbewerber, bei denen der Kunde Bewertungsfunktionen aktiviert hat, verarbeiten wir Verhaltens- und Zahlungshistoriendaten, um Cio-Scores zu erstellen, die dem Kunden dazu dienen sollen, Mietmuster von Bewohnern zu verstehen. Die Verwendung des Scores durch den Kunden richtet sich nach den eigenen Richtlinien des Kunden, nach dem anwendbaren Recht zur Gleichbehandlung im Wohnungswesen sowie nach dem Fair Credit Reporting Act, sofern der Score für Entscheidungen über die Anspruchsberechtigung herangezogen wird. Abschnitt 10 dieser Richtlinie und unsere FCRA Disclosure enthalten weitere Einzelheiten, einschließlich Ihres Rechts auf eine menschliche Überprüfung automatisierter Entscheidungen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung mit dem Kunden; berechtigte Interessen des Kunden an der Bewertung von Mietrisiken, abgewogen gegen Ihre Rechte und Freiheiten; Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen aus dem Fair Credit Reporting Act, soweit anwendbar.

Zur Personalisierung der Dienste

Wir verwenden Informationen zu Sprache, Region und Einstellungen, um die Dienste in Ihrer bevorzugten Sprache anzuzeigen, Ihre Oberflächeneinstellungen zu speichern und Inhalte anzuzeigen, die für Ihre Rolle relevant sind.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung; berechtigte Interessen an der Bereitstellung einer nutzbaren Erfahrung.

Zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und zur Betrugsvorbeugung

Wir verarbeiten IP address-Daten, Gerätekennungen, Anmeldeereignisse, Sicherheitsereignisprotokolle, Bot-Erkennungssignale und ähnliche Informationen, um unbefugten Zugriff, Betrug, Missbrauch, Sicherheitsvorfälle sowie Verstöße gegen unsere Nutzungsbedingungen oder geltendes Recht zu erkennen und zu verhindern. Für diese Zwecke setzen wir die Bot-Management- und Bedrohungserkennungsdienste von Cloudflare ein, einschließlich des Turnstile CAPTCHA.

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen am Schutz der Sicherheit der Dienste und unserer Nutzer; Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten Personenbezogene Daten zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, einschließlich Verpflichtungen aus dem Steuerrecht, dem Rechnungslegungsrecht, dem Geldwäschebekämpfungsrecht, dem Mieterschutzrecht, dem Verbraucherschutzrecht (einschließlich der Verpflichtungen nach FCRA, CCPA, GDPR und vergleichbaren Rechtsvorschriften), der Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Strafverfolgungsbehörden, gerichtlicher Anordnungen und Aufsichtsbehörden sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Rechtsgrundlage: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung; berechtigte Interessen an der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; lebenswichtige Interessen in seltenen Notfallsituationen.

Zur Analyse und Verbesserung der Dienste

Wir verwenden Nutzungsdaten, Fehlerprotokolle sowie aggregierte oder de-identifizierte Daten, um zu verstehen, wie die Dienste genutzt werden, technische Probleme zu diagnostizieren, die Akzeptanz von Funktionen zu messen, neue Funktionen zu testen und die Dienste zu verbessern. Soweit möglich, verwenden wir für diese Zwecke aggregierte oder de-identifizierte Daten. Wir verwenden individuelle Personenbezogene Daten von Bewohnern nicht zur Schulung von KI-Modellen, die anderen Kunden ohne ausdrückliche Genehmigung zur Verfügung gestellt werden.

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen am Betrieb und an der Verbesserung der Dienste.

Zur Durchführung von Marketing und Geschäftsentwicklung

Wir verarbeiten Kontaktinformationen von Geschäftsinteressenten (in der Regel Mitarbeiter potenzieller Kundenorganisationen), um Kontakt aufzunehmen, die Ciosanna-Plattform vorzustellen, Demos zu vereinbaren und den Vertriebsprozess zu unterstützen. Wir kommen Opt-out-Anfragen unverzüglich nach. Wir betreiben kein kontextübergreifendes verhaltensbezogenes Werbung und geben Personenbezogene Daten nicht zu Werbezwecken an Drittanbieter weiter.

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen an Vertrieb und Geschäftsentwicklung; Ihre Einwilligung, sofern diese gesetzlich vorgeschrieben ist.

Zur Durchführung von Unternehmensübertragungen

Sofern wir an einer Fusion, Übernahme, Finanzierung, Umstrukturierung, Insolvenz, Zwangsverwaltung, einem Verkauf von Unternehmensaktiva oder einem Übergang von Dienstleistungen auf einen anderen Anbieter beteiligt sind, können wir Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einer solchen Transaktion verarbeiten und offenlegen, vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeitsschutzmaßnahmen und der fortgesetzten Anwendung dieser Richtlinie oder Nachfolgebedingungen, die dieser Richtlinie in wesentlichen Punkten entsprechen.

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen an der Durchführung von Unternehmenstransaktionen; Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen.

Mit Ihrer Einwilligung

Wir können Personenbezogene Daten mit Ihrer Einwilligung für weitere Zwecke verarbeiten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, wobei der Widerruf die Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist, nicht berührt.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung.

Weitergabe innerhalb der Ciosanna-Plattform

Die Ciosanna-Plattform ist ein Mehrportal-System, das für seinen Betrieb notwendigerweise bestimmte Informationen zwischen den Portalen austauscht. Die folgende interne Weitergabe erfolgt im normalen Verlauf der Dienste:

• Zwischen dem Kunden und seinen autorisierten Nutzern: Informationen, die von einem Nutzer einer Kundenorganisation hochgeladen oder generiert werden, sind in der Regel für andere autorisierte Nutzer derselben Kundenorganisation zugänglich, vorbehaltlich rollenbasierter Zugriffskontrollen (Mitarbeiter können über einen eingeschränkteren Zugang verfügen als Führungskräfte oder Unternehmenseigentümer).
• Vom Kunden an den Bewohner: Informationen, die der Kunde über die Plattform an einen Bewohner übermittelt (wie Kontostandsnachweise, Mitteilungen und Mietvertragsdokumente), sind für diesen Bewohner im Bewohnerportal einsehbar.
• Vom Bewohner an den Kunden: Informationen, die der Bewohner über die Plattform einreicht (wie Wartungsanfragen, Mitteilungen und Zahlungsinformationen), sind für autorisierte Nutzer der Kundenorganisation einsehbar.
• Vom Kunden an den Eigentümer: Informationen über Immobilien und Bewohner, die der Kunde einem Immobilieneigentümer über das Investorenportal zugänglich macht (wie Belegungsquoten, Mietübersichten, finanzielle Kennzahlen und Bewohner-Scoring-Zusammenfassungen), sind für diesen Eigentümer einsehbar. Eigentümer haben keinen Zugang zu sämtlichen Bewohnerinformationen; der Zugang wird vom Kunden vorbehaltlich des anwendbaren Rechts konfiguriert.
• Vom Kunden an den Anbieter: Informationen, die ein Anbieter zur Ausführung eines zugewiesenen Arbeitsauftrags benötigt (wie die Adresse, die Art des Problems, Zugangsanweisungen und die Kontaktdaten des Bewohners zur Terminvereinbarung), werden an den beauftragten Anbieter weitergegeben.
• Zwischen Bewohnern und anderen Bewohnern: Die Plattform gibt Personenbezogene Daten eines Bewohners nicht an andere Bewohner weiter, es sei denn, der Kunde hat Funktionen aktiviert, die eine solche Weitergabe notwendigerweise erfordern (beispielsweise gemeinschaftliche Nachrichtenboards oder die gemeinsame Buchung von Gemeinschaftseinrichtungen); auch in diesem Fall werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Mindestinformationen weitergegeben.

Unterauftragsverarbeiter

Wir beauftragen sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter mit der Erbringung von Leistungen in unserem Auftrag. Jeder Unterauftragsverarbeiter ist durch eine schriftliche Vereinbarung gebunden, die Vertraulichkeit, angemessene Sicherheitsmaßnahmen sowie die Verarbeitung Personenbezogener Daten ausschließlich auf Grundlage dokumentierter Weisungen von Ciosanna und im Einklang mit dieser Richtlinie vorschreibt. Zu den von uns eingesetzten Kategorien von Unterauftragsverarbeitern gehören:

• Cloud-Infrastruktur und Datenbankhosting — für die Speicherung und Verarbeitung Personenbezogener Daten.
• Zahlungsabwicklung — für die Verarbeitung von Abonnementzahlungen, Mietzahlungen, Eigentümerausschüttungen und Anbietervergütungen.
• E-Mail- und Benachrichtigungsversand — für transaktionale und marketingbezogene Kommunikation.
• Dienste für künstliche Intelligenz — für den Betrieb des Cio AI Assistant und des Cio Sales Agent.
• Sicherheit, Content Delivery und Bot-Management — für die sichere und skalierbare Bereitstellung der Dienste.
• Identitätsprüfung und Auskunfteien — sofern von einem Kunden im Zusammenhang mit Mietbewerbungen in Anspruch genommen, vorbehaltlich des Fair Credit Reporting Act und des anwendbaren Landesrechts.
• Kundendienst- und Helpdesk-Tools — sofern zur Verwaltung von Support-Tickets eingesetzt.
• Analyse und Produkt-Telemetrie — unter Verwendung erstparteilicher, datenschutzfreundlicher Analyseverfahren.

Eine aktuelle Liste unserer wesentlichen Unterauftragsverarbeiter ist in unserer Unterauftragsverarbeiter-Liste verfügbar (auf die in Abschnitt 15 dieser Richtlinie verwiesen wird).

Weitergabe an Anbieter und Dienstleister des Kunden

Ein Kunde kann sich dafür entscheiden, Ciosanna mit Drittanbieterdiensten zu integrieren, die er nutzt (beispielsweise Buchhaltungssoftware, Bonitätsprüfungsdienste oder Versicherungsanbieter). Wenn der Kunde solche Integrationen aktiviert, können Personenbezogene Daten gemäß den Anweisungen des Kunden und der eigenen Datenschutzrichtlinie des jeweiligen Drittanbieters an diese Dritten weitergegeben werden. Wir sind nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken von Drittanbieterdiensten, die der Kunde zur Integration auswählt.

Weitergabe mit Ihrer Einwilligung

Wir können Personenbezogene Daten an Dritte weitergeben, wenn Sie uns dazu anweisen oder der Weitergabe anderweitig zustimmen.

Weitergabe aus rechtlichen Gründen

Wir können Personenbezogene Daten offenlegen, wenn wir nach Treu und Glauben der Auffassung sind, dass die Offenlegung gesetzlich erforderlich oder zulässig ist, einschließlich: zur Befolgung einer Vorladung, einer gerichtlichen Anordnung, eines Durchsuchungsbefehls oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens; zur Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Behörden, einschließlich Strafverfolgungs- und nationaler Sicherheitsbehörden; zur Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen oder sonstiger Vereinbarungen; zur Untersuchung und Verhinderung von Betrug, Sicherheitsvorfällen oder Verstößen gegen unsere Richtlinien oder das anwendbare Recht; zum Schutz der Rechte, des Eigentums oder der Sicherheit von Ciosanna, unserer Nutzer oder Dritter; sowie im Zusammenhang mit Gerichts- oder Schiedsverfahren, einschließlich der Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit gesetzlich zulässig, werden wir den betroffenen Nutzer benachrichtigen, bevor wir seine Personenbezogenen Daten als Reaktion auf eine rechtliche Anfrage offenlegen, sofern wir nicht daran gehindert sind oder der Auffassung sind, dass die Benachrichtigung ein Schadensrisiko begründen würde.

Weitergabe im Zusammenhang mit Unternehmensübertragungen

Sofern wir an einer Fusion, Übernahme, Finanzierung, Reorganisation, einem Insolvenzverfahren, einer Insolvenzverwaltung oder einem Verkauf von Unternehmensvermögen beteiligt sind, können Personenbezogene Daten auf die übernehmende oder nachfolgende Rechtsperson übertragen werden. Wir werden von einem solchen Empfänger verlangen, Verpflichtungen einzuhalten, die den in dieser Datenschutzrichtlinie enthaltenen Verpflichtungen in Bezug auf Ihre Personenbezogenen Daten im Wesentlichen entsprechen.

Aggregierte oder de-identifizierte Daten

Wir können aggregierte, anonymisierte oder de-identifizierte Daten, die vernünftigerweise nicht zur Identifizierung Ihrer Person verwendet werden können, für jeden rechtmäßigen Zweck weitergeben, einschließlich Marktforschung, branchenweitem Benchmarking und der Verbesserung der Dienste. Wir treffen angemessene Sicherheitsvorkehrungen, um eine Re-Identifizierung zu verhindern, und unternehmen keinen Versuch, de-identifizierte Daten zu re-identifizieren, außer soweit dies nach anwendbarem Recht zulässig ist.

Kein Verkauf Personenbezogener Daten; keine kontextübergreifende Verhaltenswerbung

Wir verkaufen Personenbezogene Daten nicht gegen Entgelt. Wir geben Personenbezogene Daten nicht für Zwecke der kontextübergreifenden Verhaltenswerbung weiter. Wir erkennen das Global Privacy Control-Signal als wirksamen Widerspruch gegen jede Weitergabe an, die nach kalifornischem Recht als „Verkauf" oder „Weitergabe" eingestuft werden könnte. Abschnitt 13 dieser Datenschutzrichtlinie beschreibt Ihr Recht, einer solchen Tätigkeit zu widersprechen, im Einzelnen.

Übersicht

Wir und unsere Dienstleister verwenden Cookies und ähnliche Tracking-Technologien (zusammenfassend „Tracking-Technologien"), um die Dienste zu betreiben, zu sichern und zu verbessern. Dieser Abschnitt bietet eine übergeordnete Zusammenfassung. Unsere Cookie-Richtlinie (abrufbar unter /legal/cookies) enthält ein detailliertes Verzeichnis der von uns verwendeten spezifischen Tracking-Technologien, der Zwecke, für die sie eingesetzt werden, der Kategorien von Informationen, die sie erheben, sowie der jeweiligen Aufbewahrungsfristen.

Was sind Tracking-Technologien

Tracking Technologies umfassen: (a) Cookies, d. h. kleine Textdateien, die von einer besuchten Website auf Ihrem Gerät abgelegt werden; (b) Web-Beacons (auch bekannt als Pixel oder Clear-GIFs), d. h. kleine grafische Bilder, die in Webseiten oder E-Mails eingebettet sind und zur Messung der Nutzungsinteraktion verwendet werden; (c) lokaler Speicher und Sitzungsspeicher, d. h. browserbasierte Speichermechanismen zur Speicherung von Einstellungen und Authentifizierungsstatus; (d) Software Development Kits (SDKs), die in mobilen Anwendungen oder produktinternen Anwendungen eingebettet sind; sowie (e) serverseitige Identifikatoren, die im Zusammenhang mit unserer Infrastruktur und unseren Sicherheitsanbietern verwendet werden.

Kategorien von Tracking-Technologien, die wir verwenden

Wir unterteilen Tracking-Technologien in die folgenden Kategorien:

• Unbedingt erforderlich — für den Betrieb der Dienste notwendig, einschließlich Authentifizierungstoken, Sitzungsbezeichner, Sicherheits-Cookies, Load-Balancing-Cookies und Cookies, die zur Speicherung Ihrer Cookie-Einwilligungsentscheidungen verwendet werden. Diese können nicht über unser Cookie-Einwilligungsbanner deaktiviert werden, da die Dienste ohne sie nicht funktionieren würden.
• Funktional — zur Speicherung Ihrer Präferenzen und Einstellungen verwendet, einschließlich Ihrer Sprachauswahl, Ihres Gebietsschemas und Ihrer Oberflächenpräferenzen.
• Analyse — verwendet, um nachzuvollziehen, wie Besucher und Nutzer mit den Diensten interagieren, einschließlich der aufgerufenen Seiten, der genutzten Funktionen und der Navigation der Nutzer innerhalb der Dienste. Wir verwenden erstanbieterbasierte, datenschutzfreundliche Analyseverfahren und geben keine besucherbezogenen Analysedaten an Drittanbieter-Werbenetzwerke weiter.
• Marketing — im Zusammenhang mit unseren eigenen Marketingkommunikationen und der Personalisierung vor Ort verwendet. Wir verwenden keine Drittanbieter-Werbe-Cookies und geben keine Daten für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung an Drittanbieter-Werbenetzwerke weiter.

Einwilligung und Wahlmöglichkeiten

Wir holen Ihre Einwilligung zu nicht wesentlichen Tracking-Technologien in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht ein. Unser Einwilligungsmechanismus ist geografisch ausgerichtet:

• Besucher aus der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum und dem Vereinigten Königreich: Wir zeigen eine ganzseitige Einwilligungsüberlagerung an, die nicht wesentliche Tracking-Technologien blockiert, bis Sie eine ausdrückliche Entscheidung treffen. Die Standardeinstellungen sind auf Ablehnung gesetzt, und Sie müssen die Auswahl ausdrücklich bestätigen oder anpassen.
• Besucher aus Kalifornien, Colorado, Connecticut, Virginia, Utah und anderen anwendbaren Bundesstaaten der Vereinigten Staaten: Wir zeigen ein Einwilligungsbanner am unteren Seitenrand an, das Ihnen ermöglicht, nicht wesentliche Tracking-Technologien abzulehnen. Sofern Ihnen nach dem anwendbaren Landesrecht ein Recht zusteht, dem „Verkauf" oder der „Weitergabe" zu widersprechen, stellt das Banner diese Option zur Verfügung.
• Sonstige Rechtsordnungen: Wir wenden standardmäßig ein konservatives Banner am unteren Seitenrand an, das den globalen Best Practices entspricht.
• Global Privacy Control (GPC): Wenn Ihr Browser ein Global Privacy Control-Signal übermittelt, wenden wir automatisch die datenschutzfreundlichsten Einstellungen an (ausschließlich wesentliche Cookies) und behandeln das Signal als wirksamen Widerspruch im Sinne des anwendbaren Rechts, einschließlich des California Privacy Rights Act sowie der Datenschutzgesetze von Colorado, Connecticut, Texas, Oregon, Montana, New Hampshire, New Jersey, Delaware, Nebraska und Minnesota.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Link zu den Cookie-Einstellungen in der Fußzeile unserer Website ändern. Sofern Sie Ihre Einstellungen ändern, gilt die Änderung ausschließlich für die Zukunft; Informationen, die bereits auf der Grundlage Ihrer früheren Einstellungen erhoben wurden, werden in Übereinstimmung mit den in unserer Cookie-Richtlinie beschriebenen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt oder gelöscht.

Nicht verfolgen (Do Not Track)

Moderne Browser senden in der Regel kein aussagekräftiges „Do Not Track"-Signal mehr. Wir berücksichtigen das Global Privacy Control-Signal wie vorstehend beschrieben. Auf den veralteten „Do Not Track"-Header reagieren wir nicht, da keine brancheneinheitliche Auslegung dieses Signals etabliert wurde.

Von Drittanbietern gesetzte Cookies

Bestimmte Funktionen innerhalb der Dienste können auf Dienste Dritter angewiesen sein, die eigene Cookies setzen, darunter die Bot-Schutz-Prüfroutine Cloudflare Turnstile, die Checkout-Oberfläche unseres Zahlungsdienstleisters sowie etwaige eingebettete Kundensupport-Widgets. Cookies, die von diesen Dritten gesetzt werden, unterliegen der jeweiligen Datenschutzrichtlinie des betreffenden Dritten. Wir führen diese Dritten und ihre Cookies in unserer Cookie-Richtlinie auf.

Allgemeiner Grundsatz

Wir speichern Personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, zur Einhaltung unserer gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen, steuerlichen, buchhalterischen und berichtspflichtigen Verpflichtungen, zur Durchsetzung unserer Vereinbarungen, zur Beilegung von Streitigkeiten sowie zum Schutz unserer Rechte erforderlich ist, es sei denn, das anwendbare Recht schreibt einen längeren Aufbewahrungszeitraum vor oder gestattet diesen. Sobald Personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, löschen wir sie, anonymisieren sie, oder, sofern eine Löschung technisch nicht durchführbar ist (beispielsweise in unveränderlichen Backup-Archiven), schränken wir deren weitere Verarbeitung ein, bis eine Löschung durchführbar ist.

Aufbewahrung von Kundendaten

Für Kundendaten (Personenbezogene Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten) beträgt unsere standardmäßige Aufbewahrungsfrist die Laufzeit des Abonnements des Kunden für die Dienste zuzüglich eines festgelegten Zeitraums nach Vertragsbeendigung für eine geordnete Abwicklung:

• Aktives Abonnement: Wir bewahren Kundendaten so lange auf, wie das Konto des Kunden aktiv ist.
• Gesperrtes Konto: Wenn das Konto eines Kunden wegen Nichtzahlung oder Verstoßes gegen unsere Nutzungsbedingungen gesperrt wird, werden Kundendaten im gesperrten Zustand bis zur Klärung aufbewahrt.
• Gekündigtes Konto, neunzigtägiges Aufbewahrungsfenster: Bei Kündigung des Abonnements eines Kunden bewahren wir Kundendaten für neunzig (90) Tage nach dem Wirksamkeitsdatum der Kündigung auf. Während dieses Zeitraums kann der Kunde den Export der Kundendaten oder die Wiederherstellung des Kontos beantragen.
• Nach dem neunzigtägigen Aufbewahrungsfenster: Nach Ablauf des neunzigtägigen Aufbewahrungsfensters werden Kundendaten aus den aktiven Systemen gelöscht. Restliche Kopien können in verschlüsselten Sicherungskopien verbleiben, bis diese aus dem Aufbewahrungszyklus herausrotiert werden (in der Regel innerhalb weiterer neunzig Tage), sowie in Prüfprotokollen und ähnlichen Aufzeichnungen, die gemäß Abschnitt 6.5 nachstehend aufbewahrt werden.
• Löschung auf Anweisung des Kunden: Ein Kunde kann uns anweisen, Kundendaten früher als nach dem Standardplan zu löschen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und unserer internen Verfahren.
• Vorläufige Löschung innerhalb der Plattform: Wenn ein Kunde ein Konto oder einen Datensatz innerhalb der Plattform als „gelöscht" kennzeichnet, werden die zugrunde liegenden Daten im Kontobuch des Kunden aufbewahrt (beispielsweise zu Prüf- und Streitbeilegungszwecken), jedoch aus den Standardansichten entfernt, sofern und bis der Kunde den Datensatz endgültig löscht oder die Aufbewahrungsfrist abläuft.

Aufbewahrung von Besucherdaten

Für Personenbezogene Daten, die wir von Besuchern auf der Marketing-Website erheben:

• Verkaufsgespräche und Lead-Daten (einschließlich Cio Sales Agent-Transkripten, Demo-Anfragen und Kontaktformulareinreichungen) werden für bis zu vierundzwanzig (24) Monate ab der letzten Interaktion aufbewahrt, danach löschen wir die Daten entweder oder bewahren ausschließlich aggregierte, anonymisierte Daten für Trendanalysen auf.
• Newsletter-Abonnentendaten werden bis zur Abmeldung aufbewahrt, zuzüglich einer kurzen Sperrfrist (in der Regel dreißig Tage), um sicherzustellen, dass Ihre Präferenz systemübergreifend berücksichtigt wird.
• Cookie- und Analysedaten werden für die in unserer Cookie-Richtlinie angegebenen Zeiträume aufbewahrt.
• Einwilligungsnachweise werden für den jeweils längeren der folgenden Zeiträume aufbewahrt: (a) die Dauer, während der die Einwilligung wirksam ist, zuzüglich eines angemessenen Zeitraums danach zum Nachweis der Einhaltung des anwendbaren Rechts, oder (b) ein gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungszeitraum.

Aufbewahrung besonderer Datenkategorien

Bestimmte Kategorien Personenbezogener Daten werden nach kategoriespezifischen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt:

• Zahlungsbelege, Rechnungen und Steuerdokumente werden für mindestens sieben (7) Jahre nach dem jeweiligen Geschäftsvorfall aufbewahrt oder, sofern länger, für den Zeitraum, der nach anwendbarem Steuer-, Buchhaltungs- oder Geldwäschebekämpfungsrecht vorgeschrieben ist.
• Besondere Personenbezogene Daten (wie Sozialversicherungsnummern und staatliche Identifikationsnummern) werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist (in der Regel für die Dauer des Mietverhältnisses zuzüglich eines festgelegten Zeitraums nach Beendigung des Mietverhältnisses), und werden anschließend gelöscht oder weiter eingeschränkt.
• Informationen aus Hintergrundprüfungen und Verbraucherkreditauskünften werden in Übereinstimmung mit dem Fair Credit Reporting Act und dem anwendbaren einzelstaatlichen Recht aufbewahrt und nicht über den für den Zweck, für den die Auskunft eingeholt wurde, erforderlichen Zeitraum hinaus aufbewahrt.
• Kommunikationsdaten (einschließlich E-Mails, Nachrichten und plattforminterner Konversationen) werden im Allgemeinen für die Dauer der zugrunde liegenden Geschäftsbeziehung zuzüglich eines angemessenen Zeitraums danach für Zwecke der Streitbeilegung und Prüfung aufbewahrt, wonach sie gelöscht werden, sofern sie nicht für rechtliche oder aufsichtsrechtliche Zwecke erforderlich sind.
• Sicherheits- und Authentifizierungsprotokolle werden für einen Zeitraum von bis zu vierundzwanzig (24) Monaten für Zwecke der Sicherheitsuntersuchung und Prüfung aufbewahrt.
• Cio AI-Konversationsprotokolle werden gemäß den Bestimmungen in Section 3.4 und in unserer Cookie-Richtlinie aufbewahrt.

Prüfprotokolle und Sicherungskopien

Wir führen Prüfprotokolle, die innerhalb der Dienste durchgeführte Aktionen zu Sicherheits-, Compliance- und Streitbeilegungszwecken dokumentieren. Prüfprotokolle werden für Zeiträume aufbewahrt, die dem anwendbaren Recht und unseren internen Governance-Anforderungen entsprechen, im Allgemeinen nicht kürzer als die Aufbewahrungsfrist der zugrunde liegenden Aufzeichnungen, auf die sich die Protokolleinträge beziehen.

Sicherungskopien unserer Produktionssysteme werden zu Zwecken der Notfallwiederherstellung und der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs vorgehalten. Personenbezogene Daten, die aus aktiven Systemen gelöscht wurden, können in verschlüsselten Sicherungskopien fortbestehen, bis diese Sicherungskopien aus dem Aufbewahrungszyklus ausgeschieden werden. Wir stellen gelöschte Personenbezogene Daten aus Sicherungskopien nur insoweit wieder her, als dies für die Notfallwiederherstellung erforderlich ist.

Rechtliche Aufbewahrungspflichten

Sofern wir Kenntnis von einer anhängigen oder bevorstehenden Rechtsstreitigkeit, behördlichen Untersuchung, aufsichtsbehördlichen Anfrage oder einer sonstigen Angelegenheit erhalten, die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht auslöst, werden wir die betreffenden Personenbezogenen Daten ungeachtet der vorstehenden Aufbewahrungsfristen so lange aufbewahren, bis die Aufbewahrungspflicht aufgehoben wird.

Löschung auf verifizierte Anfragen hin

Sofern Ihnen nach anwendbarem Recht das Recht zusteht, die Löschung Ihrer Personenbezogenen Daten zu verlangen, werden wir einem verifizierten Löschungsantrag gemäß Abschnitt 9.Y dieser Richtlinie entsprechen. Bestimmte Ausnahmen gelten, unter anderem wenn die Aufbewahrung erforderlich ist, um eine Transaktion abzuschließen, Sicherheitsvorfälle zu erkennen, einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, die Meinungsfreiheit auszuüben, dem California Electronic Communications Privacy Act zu entsprechen, im öffentlichen Interesse liegende Forschung zu betreiben oder Rechtsansprüche geltend zu machen oder zu verteidigen.

Unser Sicherheitsprogramm

Wir unterhalten ein Informationssicherheitsprogramm, das darauf ausgelegt ist, Personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, versehentlichem Verlust, Veränderung, Offenlegung und Vernichtung zu schützen. Unser Programm orientiert sich an anerkannten Branchenstandards und umfasst administrative, technische sowie physische Sicherheitsvorkehrungen, die der Art der von uns verarbeiteten Personenbezogenen Daten und den mit einer solchen Verarbeitung verbundenen Risiken angemessen sind. Die wesentlichen Bestandteile unseres Sicherheitsprogramms werden nachfolgend beschrieben. Kein Sicherheitsprogramm ist vollkommen, und wir können die absolute Sicherheit von Personenbezogenen Daten nicht garantieren; die in diesem Abschnitt beschriebenen Sicherheitsvorkehrungen sind darauf ausgelegt, das Risiko auf ein für die Dienste angemessenes Niveau zu reduzieren, jedoch sollten Sie auch selbst geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer Personenbezogenen Daten ergreifen, einschließlich der Verwendung starker, einzigartiger Passwörter und der Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung, sofern diese verfügbar ist.

Verschlüsselung

• Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Verbindungen zu den Diensten werden mit Transport Layer Security (TLS) Version 1.3 oder, sofern TLS 1.3 auf einem verbindenden Client nicht verfügbar ist, mit TLS 1.2 mit modernen Cipher-Suites verschlüsselt. Wir unterhalten eine "Full (Strict) SSL"-Konfiguration mit unserem Anbieter für Content-Delivery und Sicherheit, um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen Client, Edge und Ursprungsserver sicherzustellen.
• Verschlüsselung im Ruhezustand: In unserer Produktionsdatenbank gespeicherte Personenbezogene Daten sind im Ruhezustand verschlüsselt. Besondere Personenbezogene Daten (einschließlich staatlicher Identifikatoren wie Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten und Finanzkontodaten) unterliegen einer zusätzlichen Verschlüsselungsschicht auf Anwendungsebene unter Verwendung des Advanced Encryption Standard im Galois/Counter-Modus mit 256-Bit-Schlüsseln ("AES-256-GCM"), wobei kryptografische Schlüssel mandantenspezifisch mittels der HMAC-basierten Schlüsselableitungsfunktion (HKDF) abgeleitet werden. Durchsuchbare Felder werden durch schlüsselbasierte Hash-Darstellungen (HMAC) geschützt, sodass autorisierte Abfragen durchgeführt werden können, ohne den Klartext offenzulegen.
• Sicherungskopien und Kopien zur Notfallwiederherstellung werden mit vergleichbaren Mechanismen verschlüsselt.

Zugriffskontrollen

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Der Zugriff auf Personenbezogene Daten innerhalb der Dienste wird durch rollenbasierte Zugriffskontrollen geregelt. Kundenorganisationen sind als mandantenfähige Konten konfiguriert, wobei die Sicherheit auf Zeilenebene auf der Datenbankebene durchgesetzt wird, sodass die Daten eines Kunden für einen anderen Kunden nicht zugänglich sind.
• Zugriff nach dem Erforderlichkeitsprinzip für Ciosanna-Personal: Der Zugriff auf Personenbezogene Daten durch Ciosanna-Personal ist auf diejenigen Personen beschränkt, die diesen Zugriff zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sämtliche derartigen Zugriffe werden protokolliert.
• Authentifizierung: Der Zugriff auf kundenseitige Konten ist durch Passwortauthentifizierung geschützt, mit Unterstützung für Multi-Faktor-Authentifizierung. Der administrative Zugriff auf interne Systeme erfordert Multi-Faktor-Authentifizierung.
• Sitzungsverwaltung: Sitzungen laufen nach einer Inaktivitätsperiode automatisch ab. Verdächtige Authentifizierungsereignisse lösen eine zusätzliche Verifizierung oder die Beendigung der Sitzung aus.

Infrastruktursicherheit

• Web Application Firewall (WAF): Der eingehende Datenverkehr zu den Diensten wird durch einen Web Application Firewall gefiltert, der gängige Angriffsmuster erkennt und blockiert, einschließlich SQL-Injection, Cross-Site-Scripting und bekanntem bösartigem Datenverkehr.
• Schutz vor verteilten Denial-of-Service-Angriffen (DDoS): Unsere Infrastruktur ist durch einen DDoS-Abwehrdienst auf Unternehmensebene geschützt.
• Bot-Verwaltung: Wir setzen Cloudflare Bot Fight Mode sowie vergleichbare automatisierte Bot-Erkennungsmechanismen ein, um bösartigen automatisierten Datenverkehr zu identifizieren und zu blockieren.
• Bot-Prüfungen bei Formularen: Öffentlich zugängliche Formulare, einschließlich Anmeldeformulare, Registrierungsformulare und das DSAR-Einreichungsformular für Besucher, sind durch Cloudflare Turnstile geschützt, einer datenschutzfreundlichen CAPTCHA-Alternative, die in den meisten Fällen keine Benutzerinteraktion erfordert und nicht auf Tracking-Cookies angewiesen ist.
• Netzwerksegmentierung und Prinzip der minimalen Rechtevergabe: Produktivsysteme sind von Entwicklungs- und Staging-Systemen getrennt, und die dienstübergreifende Kommunikation ist auf das für den Betrieb der Dienste erforderliche Mindestmaß beschränkt.

Software-Entwicklung und Schwachstellenmanagement

Wir wenden sichere Softwareentwicklungspraktiken an, einschließlich Code-Reviews, Abhängigkeitsüberwachung, automatisierter Sicherheitstests sowie der zeitnahen Behebung bekannter Schwachstellen in Drittanbieter-Bibliotheken und der zugrunde liegenden Infrastruktur. Wir überwachen Sicherheitshinweise unserer Softwareanbieter und wenden kritische Patches entsprechend dem Schweregrad der offengelegten Schwachstelle an.

Personalsicherheit

Ciosanna-Mitarbeiter, die Zugang zu Personenbezogenen Daten haben, unterliegen Vertraulichkeitspflichten, werden in Datenschutz- und Sicherheitspraktiken geschult und sind verpflichtet, unsere Informationssicherheitsrichtlinien einzuhalten. Der Zugang wird nach dem Prinzip der Erforderlichkeit gewährt und bei Änderung der Rolle oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses widerrufen.

Sicherheit von Unterauftragsverarbeitern

Wir verpflichten unsere Unterauftragsverarbeiter vertraglich dazu, Sicherheitsmaßnahmen aufrechtzuerhalten, die den Personenbezogenen Daten angemessen sind, die sie in unserem Auftrag verarbeiten. Wir überprüfen regelmäßig die Sicherheitslage wesentlicher Unterauftragsverarbeiter und prüfen gegebenenfalls deren unabhängige Sicherheitsauditberichte (wie etwa SOC 2-Berichte).

Reaktion auf Sicherheitsvorfälle und Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen

Wir unterhalten einen Vorfallreaktionsplan, der darauf ausgelegt ist, Sicherheitsvorfälle zu identifizieren, einzudämmen, zu untersuchen und zu beheben. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne des anwendbaren Rechts gilt Folgendes:

• Wir werden die zuständige Aufsichtsbehörde (wie etwa eine EU-Datenschutzbehörde) unverzüglich und, soweit möglich, innerhalb von zweiundsiebzig (72) Stunden nach Bekanntwerden der Verletzung benachrichtigen, in Übereinstimmung mit Article 33 des GDPR.
• Wir werden betroffene Personen unverzüglich benachrichtigen, sofern die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für deren Rechte und Freiheiten zur Folge hat oder sofern das anwendbare Recht dies anderweitig vorschreibt (einschließlich der Gesetze zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen der einzelnen US-Bundesstaaten).
• Soweit wir Personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, werden wir den Kunden unverzüglich benachrichtigen, damit dieser seinen eigenen Benachrichtigungspflichten nachkommen kann.

Form, Zeitpunkt und Inhalt von Benachrichtigungen über Datenschutzverletzungen werden auf die Anforderungen des anwendbaren Rechts und die Umstände des jeweiligen Vorfalls abgestimmt.

Als Kunde sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Sie über eine Rechtsgrundlage für die Bereitstellung von Kundendaten an die Dienste verfügen, dass Ihre Datenschutzhinweise und -richtlinien die Verarbeitung durch Ciosanna in Ihrem Namen angemessen offenlegen, und dass alle Anfragen betroffener Personen, die Sie von Ihren Bewohnern, Eigentümern, Lieferanten oder sonstigen Personen erhalten, gemäß Abschnitt 9 bearbeitet werden.

Sie spielen eine wichtige Rolle beim Schutz Ihrer eigenen Personenbezogenen Daten. Wir empfehlen Ihnen: Verwenden Sie starke, einzigartige Passwörter und aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung, sofern verfügbar; geben Sie Ihre Zugangsdaten niemals an Dritte weiter; melden Sie sich von den Diensten ab, wenn Sie gemeinsam genutzte oder öffentliche Geräte verwenden; halten Sie Ihre Geräte, Betriebssysteme und Browser mit den neuesten Sicherheits-Patches auf dem aktuellen Stand; seien Sie vorsichtig gegenüber Phishing-E-Mails oder Nachrichten, die scheinbar von Ciosanna stammen, und überprüfen Sie den Absender, bevor Sie auf Links klicken oder Zugangsdaten angeben; und benachrichtigen Sie uns unverzüglich unter support@ciosanna.com, wenn Sie einen unbefugten Zugriff auf Ihr Konto vermuten.

Wo wir Personenbezogene Daten verarbeiten

Ciosanna hat seinen Hauptsitz in den Vereinigten Staaten, und unsere Produktionsinfrastruktur wird überwiegend innerhalb der Vereinigten Staaten betrieben. Wenn Sie die Dienste nutzen, können Ihre Personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten sowie in andere Länder, in denen wir oder unsere Unterauftragsverarbeiter Einrichtungen unterhalten, übermittelt, dort gespeichert und verarbeitet werden. Die Datenschutzgesetze der Vereinigten Staaten und anderer Länder, in die Personenbezogene Daten übermittelt werden können, bieten möglicherweise nicht dasselbe Schutzniveau wie die Gesetze des Rechtsraums, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben.

Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz

Wenn wir Personenbezogene Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum („EWR"), dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz in die Vereinigten Staaten oder in ein anderes Land übermitteln, das nicht als ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistend anerkannt wurde, stützen wir uns auf einen oder mehrere der folgenden rechtmäßigen Übermittlungsmechanismen:

• Standard Contractual Clauses (SCCs): Wir schließen die Standard Contractual Clauses der Europäischen Kommission (Module 2 für Übermittlungen vom Verantwortlichen an den Auftragsverarbeiter oder ein anderes anwendbares Modul, wie in dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission festgelegt) mit unseren Unterauftragsverarbeitern ab, die sich außerhalb des EWR befinden. Die SCCs erlegen dem Datenimporteur verbindliche Verpflichtungen hinsichtlich des Schutzes Personenbezogener Daten auf.
• United Kingdom International Data Transfer Addendum zu den SCCs (oder das UK International Data Transfer Agreement), herausgegeben vom Informationsbeauftragten des Vereinigten Königreichs, für Übermittlungen, die dem UK GDPR unterliegen.
• Von der Schweizerischen Datenschutzbehörde anerkannte Mechanismen für Übermittlungen, die dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz unterliegen.
• EU-U.S., UK Extension und Swiss-U.S. Data Privacy Framework: Sofern wir oder unsere Unterauftragsverarbeiter gemäß dem anwendbaren, vom U.S. Department of Commerce verwalteten Data Privacy Framework zertifiziert sind, können wir uns auf eine solche Zertifizierung als rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus stützen. Wir prüfen derzeit die Selbstzertifizierung im Rahmen des Data Privacy Framework; bis eine Zertifizierung vorliegt und in dieser Richtlinie vermerkt ist, stützen wir uns auf die SCCs und die vorstehend beschriebenen sonstigen Mechanismen.
• Sonstige rechtmäßige Übermittlungsmechanismen, die nach anwendbarem Recht zulässig sind, einschließlich verbindlicher unternehmensinterner Datenschutzvorschriften, soweit anwendbar, Ausnahmetatbestände für besondere Situationen gemäß Article 49 der GDPR (etwa wenn die Übermittlung zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt) sowie jeder sonstige Mechanismus, der von der zuständigen Aufsichtsbehörde förmlich genehmigt wurde.

Ergänzende Maßnahmen

Zusätzlich zu den vorstehend beschriebenen vertraglichen Schutzmaßnahmen wenden wir ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen an, die dem Schutz übermittelter Personenbezogener Daten dienen, einschließlich der in Section 7 beschriebenen Verschlüsselungskontrollen, vertraglicher Beschränkungen des Zugangs von Unterauftragsverarbeitern, Transparenzberichte, soweit gesetzlich zulässig, als Reaktion auf behördliche Zugangsersuchen sowie Richtlinien zur Regelung unserer Reaktion auf Ersuchen von Strafverfolgungsbehörden um Herausgabe Personenbezogener Daten.

Übermittlungen aus anderen Rechtsordnungen

Für die Übermittlung Personenbezogener Daten aus anderen Rechtsordnungen mit grenzüberschreitenden Übermittlungsbeschränkungen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Kanada, Brasilien, Japan, Südkorea, Australien, Indien und andere) erfüllen wir die anwendbaren Anforderungen an die grenzüberschreitende Übermittlung durch eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen: anwendbare Datenübermittlungsvereinbarungen; die Einwilligung der betroffenen Person, sofern erforderlich; die Erfüllung eines Vertrags; oder sonstige nach dem jeweiligen Recht zulässige Mechanismen.

Ihr Recht auf Information über Übermittlungen

Sie haben das Recht, Informationen über die Schutzmaßnahmen zu erhalten, die wir bei der Übermittlung Ihrer Personenbezogenen Daten außerhalb Ihres Zuständigkeitsbereichs anwenden. Um eine Kopie der anwendbaren Schutzmaßnahmen anzufordern (wie etwa die einschlägigen SCCs, mit geschwärzten vertraulichen kaufmännischen Bedingungen), wenden Sie sich bitte an support@ciosanna.com.

Datenlokalisierung

Wir bieten derzeit keine Datenlokalisierungsoptionen an, die die Speicherung oder Verarbeitung Personenbezogener Daten auf ein bestimmtes Land oder eine bestimmte Region beschränken würden. Sofern Sie aus regulatorischen oder vertraglichen Gründen eine Datenlokalisierung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ciosanna-Kundenbetreuer; eine Lokalisierung kann auf unternehmensspezifischer Basis vorbehaltlich zusätzlicher Bedingungen verfügbar sein.

Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union und des Vereinigten Königreichs

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden oder wenn der EU GDPR, UK GDPR oder das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz anderweitig auf die Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten Anwendung findet, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Artikel 15). Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, und sofern dies der Fall ist, eine Kopie dieser Personenbezogenen Daten zusammen mit Informationen über die Verarbeitung zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16). Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Personenbezogener Daten, die Sie betreffen, sowie unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke die Vervollständigung unvollständiger Personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung („right to be forgotten") (Artikel 17). Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Sie betreffender Personenbezogener Daten unter bestimmten Umständen zu verlangen, insbesondere wenn die Personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie die Einwilligung widerrufen, auf die die Verarbeitung gestützt wird, wenn Sie der Verarbeitung widersprechen und keine vorrangigen berechtigten Gründe vorliegen oder wenn die Personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18). Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, insbesondere wenn Sie die Richtigkeit der Personenbezogenen Daten bestreiten, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie jedoch die Löschung ablehnen, oder wenn Sie der Verarbeitung widersprochen haben und die Prüfung vorrangiger berechtigter Gründe noch aussteht.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20). Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, haben Sie das Recht, die Personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Personenbezogenen Daten ohne Behinderung an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Artikel 21). Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender Personenbezogener Daten, die auf unseren berechtigten Interessen oder auf einer Aufgabe im öffentlichen Interesse beruht, Widerspruch einzulegen. Sie haben das unbedingte Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung Widerspruch einzulegen.
• Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden (Artikel 22). Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, vorbehaltlich eng begrenzter Ausnahmen. Abschnitt 10 dieser Richtlinie beschreibt unsere Praktiken in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindung.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung. Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt ist.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Eine Liste der EU-Aufsichtsbehörden ist unter https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en abrufbar. Im Vereinigten Königreich können Sie sich an das Information Commissioner's Office unter https://ico.org.uk wenden. In der Schweiz können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten unter https://www.edoeb.admin.ch wenden.

Wir empfehlen Ihnen, sich vor der Einreichung einer Beschwerde an support@ciosanna.com zu wenden, damit wir die Möglichkeit haben, Ihre Anliegen unmittelbar zu klären.

Rechte nach dem California Consumer Privacy Act und dem California Privacy Rights Act

Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, stehen Ihnen die folgenden Rechte nach dem California Consumer Privacy Act in der durch den California Privacy Rights Act geänderten Fassung (zusammen „CCPA") zu:

• Recht auf Auskunft. Sie haben das Recht, von uns die Offenlegung der Kategorien der Personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie erhoben haben, der Kategorien der Quellen, aus denen die Personenbezogenen Daten stammen, des geschäftlichen oder kommerziellen Zwecks der Erhebung (und gegebenenfalls des Verkaufs oder der Weitergabe) der Personenbezogenen Daten, der Kategorien der Dritten, an die wir die Personenbezogenen Daten weitergegeben haben, sowie der konkreten Personenbezogenen Daten, die wir über Sie erhoben haben.
• Recht auf Löschung. Sie haben das Recht, die Löschung der Personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen erhoben haben, vorbehaltlich der im CCPA aufgezählten Ausnahmen (einschließlich der Abwicklung von Transaktionen, der Erkennung von Sicherheitsvorfällen, der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und weiterer Ausnahmen).
• Recht auf Berichtigung. Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung unrichtiger Personenbezogener Daten zu verlangen, die wir über Sie speichern.
• Recht auf Widerspruch gegen den Verkauf oder die Weitergabe. Sie haben das Recht, der „sale" oder dem „sharing" Ihrer Personenbezogenen Daten im Sinne des CCPA zu widersprechen. Wie in Abschnitt 4.8 dargelegt, verkaufen wir Personenbezogene Daten nicht gegen Entgelt und geben Personenbezogene Daten nicht für „cross-context behavioral advertising" weiter. Wir erkennen das Global Privacy Control-Signal als wirksamen Widerspruch an.
• Recht auf Einschränkung der Nutzung und Offenlegung Besonderer Personenbezogener Daten. Sie haben das Recht, uns anzuweisen, Besondere Personenbezogene Daten ausschließlich für die im CCPA aufgezählten Zwecke zu verwenden oder offenzulegen (etwa zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Dienste oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten). Abschnitt 12 dieser Datenschutzrichtlinie beschreibt unsere Praktiken in Bezug auf Besondere Personenbezogene Daten.
• Recht auf Datenübertragbarkeit. Soweit Ihr Auskunftsverlangen dies vorsieht, haben Sie das Recht, Ihre Personenbezogenen Daten in einem portablen und, soweit technisch machbar, ohne Weiteres verwendbaren Format zu erhalten.
• Recht auf Nichtdiskriminierung. Sie haben das Recht, wegen der Ausübung eines Ihrer CCPA-Rechte nicht diskriminierend behandelt zu werden, insbesondere nicht durch Verweigerung des Dienstes, unterschiedliche Preise oder Tarife oder unterschiedliche Qualitätsniveaus.

Zur Ausübung Ihrer CCPA-Rechte lesen Sie bitte nachstehenden Abschnitt 9.6. Sie können zudem einen bevollmächtigten Vertreter benennen, der in Ihrem Namen einen Antrag stellt, vorbehaltlich der geltenden Verifizierungsanforderungen.

Shine the Light. California Civil Code Section 1798.83 (das „Shine the Light" law) gestattet in Kalifornien ansässigen Personen, bestimmte Informationen bezüglich unserer Offenlegung von Personenbezogenen Daten an Dritte für deren Zwecke des Direktmarketings anzufordern. Wir geben Personenbezogene Daten nicht an Dritte für deren Zwecke des Direktmarketings weiter.

Rechte nach den Datenschutzgesetzen anderer US-Bundesstaaten

Wenn Sie in einem US-Bundesstaat mit einem umfassenden Verbraucherdatenschutzgesetz ansässig sind (derzeit einschließlich, ohne Beschränkung, Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, New Hampshire, New Jersey, Tennessee, Delaware, Indiana, Iowa, Minnesota, Maryland, Nebraska, Rhode Island und Kentucky sowie jedes anderen Bundesstaates mit einem umfassenden Datenschutzgesetz, das jetzt oder künftig in Kraft ist), stehen Ihnen möglicherweise Rechte zu, die den vorstehend beschriebenen ähneln und Folgendes umfassen können:

• Das Recht auf Auskunft bzw. Kenntnis darüber, welche Personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Das Recht auf Berichtigung unrichtiger Personenbezogener Daten.
• Das Recht auf Löschung Personenbezogener Daten.
• Das Recht auf Erhalt einer portablen Kopie Personenbezogener Daten.
• Das Recht, dem Verkauf Personenbezogener Daten, zielgerichteter Werbung und der Profilerstellung zum Zweck von „decisions that produce legal or similarly significant effects" zu widersprechen.
• Das Recht, eine Ablehnung eines Rechteersuchens anzufechten.
• In bestimmten Bundesstaaten das Recht auf Erhalt einer Liste der Kategorien von Dritten, gegenüber denen wir Personenbezogene Daten offengelegt haben.

Der konkrete Umfang jedes einzelnen Rechts variiert je nach Bundesstaat. Um Rechte nach dem Recht Ihres Bundesstaates auszuüben, lesen Sie bitte Abschnitt 9.6 unten. Wir behandeln das Global Privacy Control-Signal als gültigen Widerspruch gemäß jedem Bundesstaatsgesetz, das universelle Widerspruchsmechanismen anerkennt. Sofern das anwendbare Bundesstaatsrecht ein Einspruchsverfahren vorsieht, können Sie unsere Entscheidung über Ihr Rechteersuchen anfechten, indem Sie auf unsere Entscheidungs-E-Mail antworten oder uns unter support@ciosanna.com mit dem Betreff „Privacy Rights Appeal" kontaktieren.

Rechte nach sonstigen internationalen Rechtsvorschriften

• Brasilien (Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD): Wenn Sie sich in Brasilien befinden, stehen Ihnen nach dem LGPD Rechte zu, die denen in Abschnitt 9.1 beschriebenen im Wesentlichen entsprechen, einschließlich der Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Anonymisierung, Sperrung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Information über die Weitergabe sowie des Rechts auf Widerruf der Einwilligung. Sie können ferner eine Beschwerde bei der Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) einreichen.
• Kanada (Personal Information Protection and Electronic Documents Act — PIPEDA und Provinzgesetze): Wenn Sie sich in Kanada befinden, stehen Ihnen nach dem PIPEDA und den anwendbaren Datenschutzgesetzen der Provinzen (einschließlich Quebec Law 25) Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Widerruf der Einwilligung in Bezug auf Ihre Personenbezogenen Daten zu. Sie können eine Beschwerde beim Office of the Privacy Commissioner of Canada (OPC) oder beim zuständigen Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Provinz einreichen.
• Australien (Privacy Act 1988): Wenn Sie sich in Australien befinden, stehen Ihnen nach den Australian Privacy Principles Rechte zu, einschließlich der Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Beschwerdeerhebung. Sie können eine Beschwerde beim Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) einreichen.
• Japan (Act on the Protection of Personal Information — APPI), Südkorea (Personal Information Protection Act — PIPA) und sonstige Rechtsordnungen: Sofern Sie sich in einer Rechtsordnung befinden, die ein umfassendes Datenschutzrecht vorsieht und Ihnen Rechte als „data subject" gewährt, werden wir diese Rechte in dem Umfang wahren, in dem sie auf unsere Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten anwendbar sind.

Bevollmächtigte Vertreter

Soweit das anwendbare Recht dies gestattet, können Sie einen bevollmächtigten Vertreter benennen, der in Ihrem Namen einen Antrag auf Ausübung von Datenschutzrechten stellt. Wir können Folgendes verlangen: (a) den Nachweis, dass Sie dem Vertreter eine unterzeichnete Vollmacht erteilt haben, in Ihrem Namen zu handeln; (b) die Überprüfung Ihrer eigenen Identität gemäß Abschnitt 9.6; sowie (c) eine direkt von Ihnen stammende Bestätigung, dass Sie den Antrag autorisiert haben. Wir können Anträge von Vertretern ablehnen, die diese Anforderungen nicht erfüllen.

So üben Sie Ihre Rechte aus

Sie können Ihre Rechte über eine der folgenden Methoden ausüben:

• **Reichen Sie eine Anfrage über unser Online-Formular unter /legal/privacy-request** auf CiosannaConnect.com ein. Dieses Formular ist die bevorzugte Methode für Besucher und Personen, die kein Ciosanna-Konto besitzen, und steht allen Personen unabhängig von ihrer Beziehung zu Ciosanna zur Verfügung.
• Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@ciosanna.com mit der Betreffzeile „Privacy Rights Request" und einer Beschreibung Ihres Anliegens.
• Über Ihre Kontoeinstellungen können Sie, sofern Sie ein Ciosanna-Konto besitzen, bestimmte Kategorien von Personenbezogenen Daten mithilfe der in Ihrem Konto verfügbaren produktinternen Datenschutzeinstellungen direkt abrufen, aktualisieren und in vielen Fällen löschen.

Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage müssen wir möglicherweise Ihre Identität verifizieren. Das Verifizierungsverfahren hängt von der Art der Anfrage, der Sensibilität der betroffenen Personenbezogenen Daten und dem Risiko eines Schadens durch unbefugte Offenlegung ab. Wir können Sie bitten, Informationen bereitzustellen, die mit bereits in unseren Unterlagen vorhandenen Informationen übereinstimmen, den Besitz einer E-Mail-Adresse durch Klicken auf einen Verifizierungslink zu bestätigen oder in Fällen mit höherem Risiko zusätzliche Unterlagen vorzulegen. Wir werden keine Informationen anfordern, die über das zur Verifizierung Ihrer Identität vernünftigerweise Erforderliche hinausgehen, und werden alle ausschließlich zu diesem Zweck verwendeten Verifizierungsinformationen nach Abschluss der Verifizierung löschen.

Antwortfristen. Wir werden auf verifizierbare Rechtsanfragen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen antworten, im Allgemeinen:

• Fünfundvierzig (45) Tage für Anfragen im Rahmen des CCPA und der meisten anderen US-amerikanischen Datenschutzgesetze auf Bundesstaatenebene, mit einer zulässigen Verlängerung von bis zu weiteren fünfundvierzig Tagen, sofern dies vernünftigerweise erforderlich ist und wir Sie über die Verlängerung informiert haben.
• Dreißig (30) Tage für Anfragen im Rahmen des EU GDPR, UK GDPR und des Schweizer Rechts, mit einer zulässigen Verlängerung von bis zu zwei weiteren Monaten bei komplexen oder zahlreichen Anfragen.
• Sonstige Fristen entsprechend den Vorgaben des anwendbaren Rechts Ihrer Rechtsordnung.

Ausnahmen und Ablehnungen. Wir können es ablehnen, einer Rechtsanfrage ganz oder teilweise stattzugeben, soweit dies gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist, einschließlich der Fälle, in denen die Anfrage: nicht verifiziert werden kann; die Rechte einer anderen Person verletzen würde; sich auf Personenbezogene Daten bezieht, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind; oder unter eine spezifische gesetzliche Ausnahme fällt (wie etwa die in CCPA Section 1798.105(d) für Löschanfragen aufgeführten). Sofern wir eine Anfrage ganz oder teilweise ablehnen, werden wir den Grund für die Ablehnung erläutern und Sie gegebenenfalls über Ihr Recht auf Widerspruch informieren.

Kosten. Wir erheben keine Gebühr für die Bearbeitung von Rechtsanfragen, es sei denn, dies ist gesetzlich für offensichtlich unbegründete, übermäßige oder wiederholte Anfragen zulässig; in diesem Fall können wir eine angemessene Gebühr erheben oder die Bearbeitung der Anfrage verweigern.

Sensible Kombinationen und besondere Kategorien

Bestimmte Besondere Personenbezogene Daten (einschließlich rassischer oder ethnischer Herkunft, religiöser Überzeugungen, sexueller Orientierung, Gesundheitsinformationen und biometrischer Daten) unterliegen nach anwendbarem Recht zusätzlichen Beschränkungen, einschließlich der GDPR (besondere Kategorien von „Personal Data" gemäß Artikel 9). Wir verarbeiten besondere Kategorien von „Personal Data" nur: (a) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; (b) wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; (c) wenn die Verarbeitung gesetzlich vorgeschrieben ist (beispielsweise zur Einhaltung der Vorschriften des Fair Housing Act, streng auf einer Need-to-know-Basis); oder (d) auf einer anderen rechtmäßigen Grundlage, die in Artikel 9 der GDPR oder in entsprechenden Bestimmungen anderer anwendbarer Rechtsvorschriften aufgeführt ist.

Was dieser Abschnitt abdeckt

Dieser Abschnitt bietet zusätzliche Transparenz hinsichtlich unserer Verwendung automatisierter Verarbeitung und Profilbildung, einschließlich der Funktionsweise des Cio-Verhaltens-Scoring-Systems, seiner möglichen Verwendung bei Entscheidungen, die Sie betreffen, sowie der Ihnen in Bezug auf solche Entscheidungen zustehenden Rechte. Dieser Abschnitt ergänzt Abschnitt 9 dieser Richtlinie sowie unsere FCRA Disclosure (abrufbar unter /legal/fcra) und sollte im Zusammenhang mit diesen gelesen werden; beide Dokumente enthalten zusätzliche Einzelheiten, die für Scoring-Informationen relevant sind, die als „consumer report" im Sinne des bundesstaatlichen Fair Credit Reporting Act verwendet werden.

Beschreibung des Cio Behavioral Scoring System

Das Cio-Verhaltens­bewertungs­system ist eine Funktion der Ciosanna-Plattform, die – sofern von einem Kunden aktiviert – einen numerischen Score sowie unterstützende Indikatoren generiert, die dazu bestimmt sind, die Verhaltensmuster eines Bewohners über den Verlauf eines Mietverhältnisses zusammenzufassen. Der Score wird auf der Grundlage von Informationen berechnet, die von der Plattform im Rahmen der gewöhnlichen Immobilienverwaltungstätigkeit des Kunden verarbeitet werden, einschließlich:

• Zahlungshistorie, einschließlich fristgerechter Zahlungen, verspäteter Zahlungen, zurückgegebener Zahlungen, Teilzahlungen sowie der Nutzung von Lastschrift-Funktionen.
• Kommunikationsmuster, einschließlich der Reaktionsfähigkeit auf Nachrichten der Hausverwaltung, des Volumens und der Art der Kommunikation sowie der Nutzung der plattforminternen Nachrichtenfunktionen.
• Wartungsverhalten, einschließlich des Volumens und der Art der eingereichten Arbeitsaufträge, der Mitwirkung bei der Terminplanung mit Dienstleistern sowie der Ergebnisse der Problemlösung.
• Ereignisse zur Einhaltung des Mietvertrags, einschließlich Mietvertragsverlängerungen, von der Hausverwaltung ausgestellter Mitteilungen, dokumentierter Verstöße sowie ähnlicher Ereignisse.

Der Score wird in regelmäßigen Abständen auf der Grundlage der aktuellsten Daten neu berechnet, und historische beitragende Ereignisse werden entsprechend der Spezifikation des Bewertungssystems in der Score-Gewichtung berücksichtigt.

Wie der Score verwendet werden darf

Der Cio-Score wird autorisiertem Kundenpersonal innerhalb der Plattform zur Verfügung gestellt. Die Verwendung des Scores liegt im Ermessen des Kunden, vorbehaltlich der folgenden Einschränkungen:

• Kundenpolitik und anwendbares Recht: Die Verwendung des Scores durch den Kunden unterliegt den eigenen Richtlinien des Kunden, dem anwendbaren Bundes- und Landesrecht (einschließlich des Wohnraumgleichstellungsrechts) sowie der Vereinbarung des Kunden mit Ciosanna.
• Fair Credit Reporting Act: Sofern der Kunde den Score als „consumer report" im Sinne des Fair Credit Reporting Act verwendet (beispielsweise um eine Eignungsentscheidung für Wohnraum zu treffen), ist der Kunde verpflichtet, den FCRA einzuhalten, einschließlich der Einholung erforderlicher Einwilligungen und der Erteilung von Ablehnungsmitteilungen, sofern anwendbar. Unser FCRA Disclosure enthält weitere Informationen.
• Fair Housing Act und bundesstaatliche Wohnraumgleichstellungsgesetze: Entscheidungen, die auf dem Score basieren, müssen dem Fair Housing Act sowie den anwendbaren bundesstaatlichen und lokalen Wohnraumgleichstellungsgesetzen entsprechen, einschließlich des Verbots der Diskriminierung aufgrund geschützter Merkmale.
• Cio trifft keine endgültigen Entscheidungen: Das Cio-Bewertungssystem trifft für sich genommen keine Entscheidungen über Vermietung, Zwangsräumung, Mietvertragsverlängerung oder sonstige nachteilige Wohnraummaßnahmen. Derartige Entscheidungen verbleiben beim Kunden.

Ihre Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindung

Sofern Sie einer Entscheidung unterliegen, die rechtliche Wirkungen für Sie entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise betrifft (beispielsweise eine Entscheidung über Ihre Mietberechtigung) und die Entscheidung auf der Grundlage automatisierter Verarbeitung (einschließlich Profiling) getroffen wird, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• Recht auf menschliche Überprüfung. Sie haben das Recht zu verlangen, dass eine qualifizierte natürliche Person die Entscheidung überprüft. Der Kunde (der als die die Entscheidung treffende Stelle handelt) ist für die Durchführung dieser Überprüfung verantwortlich. Wir werden den Kunden bei der Bereitstellung der erforderlichen Informationen unterstützen.
• Recht auf Äußerung Ihres Standpunkts. Sie haben das Recht, zusätzliche Informationen oder Zusammenhänge vorzubringen, die Sie für die Entscheidung als relevant erachten.
• Recht auf Anfechtung der Entscheidung. Sie haben das Recht, die Entscheidung anzufechten und deren Überprüfung zu verlangen.
• Recht auf aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik. Sie haben das Recht, aussagekräftige Informationen über die Logik der automatisierten Verarbeitung sowie über die Bedeutung und die voraussichtlichen Folgen der Verarbeitung für Sie zu erhalten. Dieser Abschnitt, unsere FCRA Disclosure sowie die Cio-Bewertungsspezifikation (auf Anfrage erhältlich) stellen diese Informationen bereit.

Um diese Rechte in Bezug auf eine Entscheidung auszuüben, die Ihr Wohnverhältnis betrifft, sollten Sie sich zunächst an den Kunden wenden, der Ihre Immobilie verwaltet, da der Kunde (und nicht Ciosanna) die Entscheidung trifft. Sollte der Kundensupport nicht verfügbar sein, können Sie uns unter support@ciosanna.com kontaktieren, und wir werden Ihnen dabei behilflich sein, Ihr Anliegen an die zuständige Stelle weiterzuleiten.

Cio AI Assistant und Cio Sales Agent (Generative-KI-Funktionen)

Cio umfasst zudem generative Funktionen mit künstlicher Intelligenz (den Cio AI Assistant, der innerhalb der Plattform zur Verfügung steht, sowie den Cio Sales Agent, der auf der Marketing-Website zur Verfügung steht). Diese Funktionen treffen keine Entscheidungen, die Ihre Rechte berühren; sie erzeugen Textantworten auf Ihre Fragen und Eingaben. Wir legen den Einsatz generativer KI bei jeder Interaktion mit Cio offen und transparent dar, in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht (einschließlich des EU AI Act, Artikel 50, hinsichtlich der Transparenzpflichten für KI-Systeme, die dazu bestimmt sind, mit natürlichen Personen zu interagieren). Die Ausgaben der generativen KI-Funktionen von Cio sind nicht garantiert korrekt und sollten nicht als Rechts-, Finanz-, Steuer- oder sonstige Fachberatung herangezogen werden.

Keine Verwendung Personenbezogener Daten zum Training von KI-Modellen Dritter

Wir verpflichten unseren KI-Unterauftragsverarbeiter vertraglich dazu, Ihre Personenbezogenen Daten (einschließlich der Inhalte Ihrer Cio-Interaktionen) nicht zur Schulung von KI-Modellen zu verwenden, die Dritten zur Verfügung gestellt werden. Ihre Interaktionen mit Cio können von uns in aggregierter oder de-identifizierter Form genutzt werden, um die Cio-Funktionen selbst zu bewerten und zu verbessern, vorbehaltlich der in Abschnitt 3.9 beschriebenen Schutzmaßnahmen.

Dienste nicht für Kinder bestimmt

Die Dienste richten sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine Personenbezogenen Daten direkt von Kindern. Für die Zwecke dieses Abschnitts bezeichnet „Kinder":

• Personen unter dem Alter von dreizehn (13) Jahren im Sinne des United States Children's Online Privacy Protection Act (COPPA).
• Personen unter dem Alter von sechzehn (16) Jahren im Sinne des EU GDPR, sofern kein EU-Mitgliedstaat ein niedrigeres Alter festgelegt hat (bis herunter zu dreizehn Jahren).
• Personen unter dem Alter von achtzehn (18) Jahren für die Zwecke bestimmter kalifornischer Schutzvorschriften zugunsten Minderjähriger (einschließlich der Bestimmungen des California Online Privacy Protection Act betreffend die Nutzung von Online-Diensten durch Minderjährige).
• Personen, die nach einem sonstigen anwendbaren Recht als Minderjährige gelten.

Wenn ein Kind Personenbezogene Daten bereitgestellt hat

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir versehentlich Personenbezogene Daten eines Kindes ohne angemessene elterliche Einwilligung erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte unter support@ciosanna.com. Wir werden den Sachverhalt untersuchen und, soweit angemessen, die Personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, jedes mit den Personenbezogenen Daten verknüpfte Konto kündigen und sonstige nach anwendbarem Recht erforderliche Maßnahmen ergreifen.

Bewohner unter achtzehn Jahren in Familienunterkünften

Wir erkennen an, dass Minderjährige in Wohneinheiten leben können, die über die Ciosanna-Plattform verwaltet werden (beispielsweise als Mitglieder des Haushalts eines Bewohners). In solchen Fällen gilt:

• Wir verlassen uns darauf, dass der Kunde das anwendbare Recht hinsichtlich der Erhebung und Verwendung von Personenbezogenen Daten über minderjährige Haushaltsmitglieder einhält.
• Wir stellen Personen unter achtzehn Jahren keine Bewohnerportal-Konten zur Verfügung. Sofern ein Kunde ein Bewohnerportal-Konto benötigt, muss dieses auf den Namen eines volljährigen Bewohners oder eines Erziehungsberechtigten eingerichtet werden.
• Wir erheben über minderjährige Haushaltsmitglieder nur die für die Wohnungsverwaltung erforderlichen Mindestinformationen (wie Name und Verwandtschaftsverhältnis) und erheben keine Besonderen Personenbezogenen Daten über minderjährige Haushaltsmitglieder, es sei denn, dies ist gesetzlich für die Einhaltung der Fair Housing Act-Vorschriften erforderlich und erfolgt mit Einwilligung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten.

Einhaltung der Datenschutzgesetze der Bundesstaaten zum Schutz Minderjähriger

Wir beobachten die sich weiterentwickelnden US-amerikanischen Landesgesetze zum Schutz Minderjähriger im Internet (einschließlich, jedoch nicht beschränkt auf den Florida Online Protections for Minors Act, den New York SAFE for Kids Act, den California Age-Appropriate Design Code Act sowie ähnliche Gesetze, die derzeit in Kraft sind oder künftig in Kraft treten werden) und passen unsere Praktiken an, um den anwendbaren Anforderungen zu entsprechen. Da die Dienste nicht an Minderjährige gerichtet sind, sind viele dieser Anforderungen ihrem Wortlaut nach möglicherweise nicht anwendbar; soweit jedoch eine Anforderung auf die Dienste Anwendung findet, werden wir ihr nachkommen.

Bildungs- und Familiendienstleistungen

Die Dienste sind nicht für Kinder konzipiert, werden nicht an Kinder vermarktet und werden nicht als Bildungsangebot für Kinder bereitgestellt. Wir erheben wissentlich keine Personenbezogenen Daten von Kindern zu Bildungszwecken oder anderweitig, und wir betreiben keine an Kinder gerichtete Werbung.

Kategorien Besonderer Personenbezogener Daten, die wir verarbeiten

Im Rahmen der Erbringung der Dienste können wir die folgenden Kategorien Besonderer Personenbezogener Daten verarbeiten:

• Staatlich ausgestellte Identifikatoren, einschließlich Sozialversicherungsnummern (sowie der letzten vier Ziffern davon), Führerscheinnummern, staatlicher Identifikationsnummern sowie Einwanderungs- oder Staatsangehörigkeitsdokumente, im Zusammenhang mit Mietbewerbungen und der Identitätsverifizierung für Bewohnerkonten.
• Finanzkontodaten, einschließlich Bankkontonummern und Bankleitzahlen (die von unserem Zahlungsabwickler für ACH-Transaktionen verwendet werden) sowie teilweise Zahlungskartendaten, die zur Verarbeitung von Zahlungen, Ausschüttungen und Auszahlungen verwendet werden.
• Kontoanmeldedaten, einschließlich Passwörter (die als Hashwerte und nicht im Klartext gespeichert werden) sowie Tokens zur Multi-Faktor-Authentifizierung.
• Genaue Kommunikationsinhalte, einschließlich des Inhalts von Nachrichten, Anrufen, Voicemails und Konversationen mit dem KI-Assistenten.
• Staatsangehörigkeit, Einwanderungsstatus oder nationale Herkunft, nur soweit dies nach anwendbarem Recht für Zwecke der Wohnberechtigung oder der Einhaltung von Vorschriften zur Wohnraumgleichbehandlung erforderlich ist.
• Informationen über rassische oder ethnische Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, Behinderung oder Familienstatus, nur insoweit, als ein Kunde solche Informationen zu dem Zweck erhebt, den Anforderungen der anwendbaren Gesetze zur Wohnraumgleichbehandlung nachzukommen (einschließlich des Fair Housing Act und gleichwertiger Landesgesetze), und ausschließlich auf einer strikten Need-to-know-Basis.
• Gesundheitsinformationen, nur insoweit, als Sie solche Informationen freiwillig bereitstellen (beispielsweise im Zusammenhang mit einem Antrag auf angemessene Vorkehrungen nach dem Fair Housing Act oder dem Americans with Disabilities Act oder im Kontext von Gesundheitsdaten einer Notfallkontaktperson), und ausschließlich für den Zweck, für den sie bereitgestellt wurden.
• Biometrische Daten, nur wenn und soweit ein Kunde eine optionale Zugangskontrollfunktion, die biometrische Identifikatoren verwendet, aktiviert, offenlegt und die erforderlichen Einwilligungen dafür einholt.

Wir verarbeiten Besondere Personenbezogene Daten nicht zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Eigenschaften zu ziehen, für "cross-context behavioral advertising" oder für andere als die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke.

Zwecke der Verarbeitung Besonderer Personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Besondere Personenbezogene Daten ausschließlich für die folgenden Zwecke, die auf diejenigen Zwecke beschränkt sind, die nach anwendbarem Recht aufgeführt sind (einschließlich der Liste zulässiger Zwecke gemäß CCPA in Section 1798.121):

• Erbringung der Dienste, die von einem durchschnittlichen Verbraucher, der diese anfordert, vernünftigerweise erwartet werden.
• Beitrag zur Gewährleistung von Sicherheit und Integrität, soweit die Verwendung vernünftigerweise erforderlich und verhältnismäßig ist.
• Erkennung und Abwehr böswilliger, täuschender, betrügerischer oder rechtswidriger Handlungen sowie Verfolgung der dafür Verantwortlichen.
• Erbringung von Dienstleistungen im Auftrag eines Kunden (einschließlich der Pflege oder Betreuung von Konten; der Verarbeitung oder Abwicklung von Bestellungen und Transaktionen; der Überprüfung von Informationen; der Zahlungsabwicklung; der Bereitstellung von Finanzierungen; der Bereitstellung von Analysedienstleistungen; der Bereitstellung von Speicherkapazitäten sowie der Erbringung ähnlicher Dienstleistungen im Auftrag des Kunden).
• Überprüfung oder Aufrechterhaltung der Qualität oder Sicherheit eines Dienstes oder Geräts sowie Verbesserung, Aktualisierung oder Erweiterung des Dienstes oder Geräts.
• Einhaltung des anwendbaren Rechts und rechtlicher Verfahren.

Besondere Schutzmaßnahmen, die wir anwenden

Besondere Personenbezogene Daten unterliegen den folgenden zusätzlichen Schutzmaßnahmen:

• Verschlüsselung auf Anwendungsebene. Im Datenbankserver gespeicherte Besondere Personenbezogene Daten sind durch eine zusätzliche Schicht der Verschlüsselung auf Anwendungsebene (AES-256-GCM mit mandantenspezifischer Schlüsselableitung via HKDF) geschützt, die über die auf gewöhnliche Personenbezogene Daten im Ruhezustand angewandte Verschlüsselung hinausgeht.
• Durchsuchbare Hash-Darstellungen. Sofern Besondere Personenbezogene Daten durchsuchbar sein müssen (beispielsweise um Abfragen anhand der letzten vier Ziffern einer Sozialversicherungsnummer zur Betrugsprävention zu ermöglichen), verwenden wir schlüsselbasierte Hash-Darstellungen (HMAC), sodass autorisierte Abfragen durchgeführt werden können, ohne den Klartext offenzulegen.
• Eingeschränkter Zugriff. Der Zugriff auf Besondere Personenbezogene Daten durch Ciosanna-Personal ist streng begrenzt und wird protokolliert. Der kundenseitige Zugriff wird durch rollenbasierte Zugriffskontrollen geregelt, die vom Kunden in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht und den eigenen Richtlinien des Kunden konfiguriert werden.
• Begrenzte Aufbewahrung. Besondere Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist, und werden anschließend gelöscht oder weiter eingeschränkt, wie in Abschnitt 6.4 beschrieben.
• Keine Verwendung für Werbezwecke. Wir verwenden Besondere Personenbezogene Daten nicht für Werbe- oder Marketingzwecke.

Ihr Recht auf Einschränkung der Verwendung Besonderer Personenbezogener Daten

Soweit das anwendbare Recht (einschließlich des CCPA) ein Recht vorsieht, die Verwendung oder Offenlegung Besonderer Personenbezogener Daten auf andere als die gesetzlich aufgeführten Zwecke zu beschränken, können Sie dieses Recht ausüben, indem Sie einen Antrag über die in Abschnitt 9.6 beschriebenen Wege einreichen. Da wir Besondere Personenbezogene Daten ausschließlich für die eingeschränkten, in Abschnitt 12.2 beschriebenen Zwecke verwenden (die unter die gesetzlichen Ausnahmetatbestände fallen), wird die Ausübung dieses Rechts die aktuelle Verarbeitung Ihrer Besonderen Personenbezogenen Daten durch uns in der Regel nicht einschränken. Wir werden jedoch auf Anfrage den Umfang unserer Verwendung bestätigen und etwaige von Ihnen gewünschte weitergehende Einschränkungen anwenden, soweit dies mit dem anwendbaren Recht und der Erbringung der Dienste vereinbar ist.

Gleichbehandlung im Wohnungswesen und Diskriminierungsverbot

Soweit Besondere Personenbezogene Daten für eine wohnungsbezogene Entscheidung relevant sein können (beispielsweise Informationen über eine Behinderung im Zusammenhang mit einem Antrag auf angemessene Vorkehrungen oder der Familienstatus), sind wir und unsere Kunden gesetzlich verpflichtet, solche Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit dem Fair Housing Act sowie vergleichbaren bundesstaatlichen und lokalen Gesetzen zu verwenden. Das Cio-Verhaltens­bewertungssystem verwendet keine Informationen über geschützte Personengruppen als Eingabe für die Bewertung. Wenn Sie der Ansicht sind, dass Informationen über Sie in einer Weise verwendet wurden, die nicht mit dem Recht auf gleichen Zugang zu Wohnraum vereinbar ist, können Sie eine Beschwerde beim U.S. Department of Housing and Urban Development unter https://www.hud.gov/fairhousing oder bei der zuständigen bundesstaatlichen oder lokalen Behörde für gleichen Zugang zu Wohnraum einreichen.

Unsere Praktiken

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht gegen monetäre oder sonstige werthaltige Gegenleistungen, wie der Begriff „sell" im Sinne des California Consumer Privacy Act und vergleichbarer Gesetze anderer US-Bundesstaaten definiert ist.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht für „cross-context behavioral advertising" weiter, wie dieser Begriff im Sinne des California Privacy Rights Act und vergleichbarer Gesetze definiert ist. Wir nehmen nicht an Werbenetzwerken Dritter teil, verwenden keine Werbe-Cookies oder -Pixel von Drittanbietern und übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte, damit diese Ihnen auf anderen Websites oder Diensten ihre eigenen Produkte oder Dienstleistungen bewerben.

Wir betreiben kein „profiling in furtherance of decisions that produce legal or similarly significant effects" im Sinne der bundesstaatlichen Datenschutzgesetze, mit Ausnahme des Cio-Verhaltens-Bewertungssystems, das in Section 10 dieser Richtlinie ausführlich beschrieben wird. Soweit das Bewertungssystem zu solchen Auswirkungen führt, stellen wir die in Section 10.4 beschriebenen Rechte zur Verfügung.

Globale Datenschutzkontrolle

Wir erkennen das Global Privacy Control (GPC)-Signal als gültigen Widerspruch gegen jede Tätigkeit an, die nach anwendbarem Recht als „sale" oder „sharing" eingestuft werden könnte, sowie – sofern das anwendbare Recht des jeweiligen Bundesstaates GPC als universellen Widerspruchsmechanismus behandelt – als gültigen Widerspruch gegen zielgerichtete Werbung und bestimmte Formen der Profilerstellung.

Wenn Ihr Browser ein GPC-Signal an unsere Website übermittelt, ergreifen wir automatisch folgende Maßnahmen:

• Wir behandeln Ihren Besuch als Widerspruch gegen jede „sale or sharing" Personenbezogener Daten, auch wenn wir Personenbezogene Daten im gewöhnlichen Geschäftsverlauf weder verkaufen noch weitergeben.
• Wir wenden Einstellungen, die ausschließlich wesentliche Cookies zulassen, auf nicht wesentliche Tracking-Technologien an, einschließlich der Unterdrückung aller Analyse-, Marketing- oder funktionalen Tracking-Technologien, die nicht zwingend erforderlich sind.
• Wir zeichnen das GPC-Signal auf und verknüpfen es mit Ihrer Sitzung, sodass nachfolgende Aktivitäten einheitlich im Einklang mit dem Widerspruch behandelt werden.

Zu den Bundesstaaten, deren Gesetze universelle Widerspruchsmechanismen wie GPC ausdrücklich anerkennen, gehören zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Richtlinie California, Colorado, Connecticut, Texas, Oregon, Montana, New Hampshire, New Jersey, Delaware, Nebraska und Minnesota sowie alle weiteren Bundesstaaten, die eine gleichwertige Anerkennung nachträglich eingeführt haben.

So reichen Sie einen Opt-out-Antrag manuell ein

Zusätzlich zu GPC können Sie einen Opt-out-Antrag über eine der folgenden Methoden einreichen:

• Klicken Sie auf den Link „Cookie Settings" in der Fußzeile unserer Website, um Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit anzupassen. Das Deaktivieren aller nicht wesentlichen Kategorien hat dieselbe Wirkung wie ein GPC-Signal.
• **Reichen Sie einen Antrag über das Datenschutz-Antragsformular unter /legal/privacy-request ein** und wählen Sie „opt out of sale or sharing" als Antragsart aus.
• Senden Sie uns eine E-Mail an support@ciosanna.com mit dem Betreff „Opt-Out Request."

Hinweis bei der Erhebung

Diese Datenschutzrichtlinie bildet zusammen mit den kontextbezogenen Hinweisen, die wir zum Zeitpunkt der Erhebung bereitstellen (wie etwa das Cookie-Einwilligungsbanner, die Beschriftungen auf unseren Formularen und die in KI-generierten Inhalten enthaltenen Offenlegungen), unsere „notice at collection" im Sinne der CCPA und analoger Gesetze anderer US-Bundesstaaten. Die „notice at collection" legt die Kategorien der von uns erhobenen Personenbezogenen Daten, die Zwecke der Erhebung, ob die Daten verkauft oder weitergegeben werden (dies ist nicht der Fall, außer wie oben beschrieben), sowie die Kategorien der erhobenen Besonderen Personenbezogenen Daten dar.

Recht auf Einschränkung der Verwendung und Offenlegung Besonderer Personenbezogener Daten

Wie in Abschnitt 12.4 beschrieben, haben Sie nach bestimmten staatlichen Datenschutzgesetzen das Recht, die Verwendung und Offenlegung Besonderer Personenbezogener Daten auf bestimmte ausdrücklich aufgeführte Zwecke zu beschränken. Da wir Besondere Personenbezogene Daten ausschließlich für diese Zwecke verwenden, wird die Ausübung dieses Rechts unsere aktuelle Verarbeitung nicht wesentlich einschränken; wir achten dieses Recht jedoch, indem wir den Umfang unserer Verwendung auf Anfrage bestätigen.

Keine Diskriminierung

Wir werden Sie nicht diskriminieren, weil Sie Ihre Rechte nach anwendbarem Datenschutzrecht ausüben, einschließlich durch Verweigerung von Diensten, Erhebung unterschiedlicher Preise oder Tarife, Bereitstellung eines unterschiedlichen Niveaus oder einer unterschiedlichen Qualität von Diensten oder durch den Hinweis, dass Sie infolge der Ausübung Ihrer Rechte einen anderen Preis oder eine andere Qualität von Diensten erhalten werden, es sei denn, dies ist nach anwendbarem Recht ausdrücklich zulässig (beispielsweise wenn der Unterschied in einem vernünftigen Verhältnis zu dem Wert steht, den Ihre Daten für uns haben).

Kategorien von Mitteilungen

Wir versenden zwei Hauptkategorien von Mitteilungen:

• Transaktions- und betriebliche Mitteilungen umfassen Kontobestätigungen, Passwortzurücksetzungen, Anmeldeverifizierungscodes, Abrechnungsauszüge, Zahlungsquittungen, Benachrichtigungen über fehlgeschlagene Zahlungen, Sicherheitswarnungen, Miet- und Mietzinserinnerungen, Aktualisierungen von Arbeitsaufträgen, Ausschüttungsbenachrichtigungen für Eigentümer, Zuweisungen von Arbeitsaufträgen an Lieferanten, Wartungshinweise für Systeme, rechtliche Hinweise (einschließlich Hinweise auf Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie oder der Nutzungsbedingungen) sowie sonstige Mitteilungen, die zur Erbringung der Dienste erforderlich sind oder gesetzlich vorgeschrieben werden. Sie können sich in der Regel nicht von Transaktions- und betrieblichen Mitteilungen abmelden, solange Sie ein aktives Konto oder eine aktive Beziehung zu uns unterhalten, da diese Mitteilungen für unsere Vertragserfüllung oder zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind.
• Marketingmitteilungen umfassen Newsletter, Produktankündigungen, Werbeangebote, Veranstaltungseinladungen, Kundenerfolgs-Kontaktaufnahmen, Vertriebs-Kontaktaufnahmen und ähnliche Mitteilungen, die Sie über Ciosanna-Produkte, -Funktionen und -Angebote informieren sollen. Sie können sich jederzeit von Marketingmitteilungen abmelden, unabhängig von einer sonstigen Beziehung, die Sie zu uns unterhalten.

Rechtliche Grundlagen und Einwilligung

• In den Vereinigten Staaten: Wir senden Marketing-E-Mails an bestehende Kunden im Rahmen der Ausnahmeregelung für „established business relationship", die nach dem bundesrechtlichen CAN-SPAM Act zulässig ist, sowie an Abonnenten, die sich aktiv für den Empfang von Marketing-Kommunikationen angemeldet haben. Jede Marketing-E-Mail enthält einen deutlichen „Abmelde"-Link sowie unsere gültige physische Postanschrift, wie es der CAN-SPAM verlangt.
• Im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz: Wir senden Marketing-Kommunikationen nur, wenn wir eine rechtliche Grundlage haben, die in der Regel Ihre zuvor, freiwillig, spezifisch, informiert und unmissverständlich erteilte Einwilligung ist. Wir stützen uns auf die Ausnahmeregelung des „soft opt-in" (soweit nach nationalen Umsetzungen der ePrivacy Directive anwendbar) ausschließlich für die Vermarktung unserer eigenen ähnlichen Produkte an bestehende Kunden und nur dann, wenn Ihnen zum Zeitpunkt der Erhebung und in jeder nachfolgenden Kommunikation eine klare Möglichkeit zum Widerspruch gegeben wurde.
• In Kanada: Wir halten Kanadas Anti-Spam Legislation (CASL) ein, indem wir kommerzielle elektronische Nachrichten nur mit Ihrer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung versenden und in jeder kommerziellen Nachricht die erforderlichen Angaben zur Identifikation, Kontaktaufnahme und Abmeldung beifügen.
• In anderen Rechtsordnungen: Wir senden Marketing-Kommunikationen in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht Ihrer jeweiligen Rechtsordnung.

SMS, Voice und sonstige Kommunikationskanäle

Sofern Sie eine Mobiltelefonnummer angegeben und Ihrer Einwilligung zum Empfang von Textnachrichten erteilt haben, können wir Ihnen Transaktions- sowie (sofern Sie separat eingewilligt haben) Marketingnachrichten per SMS zusenden. Es können Nachrichten- und Datentarife anfallen. Wir halten den Telephone Consumer Protection Act (TCPA) sowie vergleichbare Gesetze zur Regelung automatisierter Telefonkommunikation ein. Sie können dem SMS-Marketing jederzeit widersprechen, indem Sie auf eine beliebige Marketing-SMS mit STOP antworten oder sich an support@ciosanna.com wenden. Standard-Transaktionsnachrichten (wie Anmeldeverifizierungscodes und Zahlungsbestätigungen) können weiterhin versendet werden, sofern Sie Ihre Telefonnummer nicht aus Ihrem Konto entfernen.

Wir führen keine ausgehenden Telefonmarketinganrufe mittels automatisierter Wähltechnologie durch, außer soweit dies durch das anwendbare Recht ausdrücklich gestattet ist. Wir rufen keine Telefonnummern an, die im National Do Not Call Registry eingetragen sind, außer wenn eine Ausnahme anwendbar ist.

Produktinterne Benachrichtigungen

Innerhalb der Ciosanna-Plattform können wir produktinterne Benachrichtigungen anzeigen (wie z. B. Banner, Dialoge und Toast-Nachrichten). Diese Benachrichtigungen können betriebliche Ankündigungen, Funktionsveröffentlichungen und gelegentlich Werbeinhalte umfassen. Es ist möglicherweise nicht möglich, alle produktinternen Benachrichtigungen global zu unterdrücken, jedoch werden wir angemessene Bemühungen unternehmen, Werbeinhalte in produktinternen Benachrichtigungen klar zu kennzeichnen und Schließsteuerungen bereitzustellen.

So lehnen Sie Marketingkommunikation ab

Sie können sich von Marketing-Mitteilungen durch eine der folgenden Methoden abmelden:

• Klicken Sie auf den „Abmelde"-Link in der Fußzeile jeder Marketing-E-Mail, die Sie von uns erhalten.
• Aktualisieren Sie Ihre Kommunikationseinstellungen in Ihren Kontoeinstellungen, sofern Sie ein Ciosanna-Konto besitzen.
• Antworten Sie mit STOP auf jede Marketing-SMS, die Sie von uns erhalten.
• Senden Sie uns eine E-Mail an support@ciosanna.com mit dem Betreff „Opt-Out of Marketing."

Wir werden Abmeldeanfragen so bald wie vernünftigerweise möglich berücksichtigen und in jedem Fall innerhalb der von dem anwendbaren Recht vorgeschriebenen Fristen (in der Regel zehn Werktage gemäß dem CAN-SPAM Act).

Auswirkungen des Widerspruchs

Das Abmelden von Marketingkommunikationen hat keinen Einfluss auf transaktionale oder betriebliche Kommunikationen und wirkt sich nicht auf Ihr Konto oder eine sonstige Beziehung zu uns aus. Sie können sich jederzeit erneut anmelden, indem Sie Ihre Kommunikationseinstellungen in Ihren Kontoeinstellungen aktualisieren oder uns kontaktieren.

Umgang mit Unterauftragsverarbeitern

Wir beauftragen Unterauftragsverarbeiter mit der Wahrnehmung einzelner Funktionen, die für den Betrieb der Dienste erforderlich sind. Jeder Unterauftragsverarbeiter ist durch eine schriftliche Vereinbarung gebunden, die mindestens Folgendes vorschreibt: (a) Verarbeitung Personenbezogener Daten ausschließlich auf der Grundlage unserer dokumentierten Weisungen; (b) Vertraulichkeit in Bezug auf Personenbezogene Daten; (c) Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen; (d) Beschränkungen hinsichtlich der Beauftragung weiterer Unterauftragsverarbeiter ohne unsere Genehmigung; (e) Zusammenarbeit mit uns bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen und Anfragen von Aufsichtsbehörden; (f) Unterstützung bei der Meldung von Verletzungen des Schutzes Personenbezogener Daten; (g) Löschung oder Rückgabe Personenbezogener Daten nach Beendigung des Auftragsverhältnisses; sowie (h) Duldung von Prüfungen oder Inspektionen zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften.

Aktuelle wesentliche Unterauftragsverarbeiter

Die wichtigsten Unterauftragsverarbeiter, die wir derzeit zur Unterstützung der Dienste einsetzen, sind nachstehend aufgeführt. Diese Liste kann sich ändern. Wir aktualisieren diese Liste, wenn wir einen neuen wesentlichen Unterauftragsverarbeiter beauftragen oder einen bestehenden entfernen.

• Supabase, Inc. — Datenbankhosting, Authentifizierung, Dateispeicherung und zeilenbasierte Sicherheit für Personenbezogene Daten, die innerhalb der Ciosanna-Plattform verarbeitet werden. Land der Verarbeitung: Vereinigte Staaten.
• Stripe, Inc. — Zahlungsabwicklung für Kundenabonnementzahlungen, Mietzahlungen von Bewohnern, Ausschüttungen an Immobilieneigentümer und Auszahlungen an Lieferanten. Stripe handelt als eigenständiger Verantwortlicher in Bezug auf bestimmte zahlungsbezogene Informationen, die es für eigene Compliance- und Betrugsbekämpfungszwecke verarbeitet. Land der Verarbeitung: Vereinigte Staaten.
• Twilio Inc. (SendGrid) — Transaktionale und Marketing-E-Mail-Zustellung, einschließlich E-Mail-Interaktions- und Zustellungsanalysen. Land der Verarbeitung: Vereinigte Staaten.
• Cloudflare, Inc. — Content-Delivery-Netzwerk, Web Application Firewall, DDoS-Schutz, Bot-Management (einschließlich Bot Fight Mode und dem Turnstile CAPTCHA) sowie Geolokalisierung anhand der IP-Adresse. Land der Verarbeitung: Vereinigte Staaten und globales Edge-Netzwerk.
• Anthropic, PBC — Large-Language-Model-Dienste, die den Cio AI Assistant innerhalb der Plattform sowie den Cio Sales Agent auf der Marketing-Website betreiben. Anthropic ist vertraglich daran gehindert, Ihre Konversationen zum Training seiner KI-Modelle zu verwenden. Land der Verarbeitung: Vereinigte Staaten.
• Replit, Inc. — Cloud-Entwicklungs- und Anwendungshosting-Infrastruktur für die Ciosanna-Plattform und die Verkaufswebsite CiosannaConnect.com. Land der Verarbeitung: Vereinigte Staaten.

Wir können darüber hinaus weitere Unterauftragsverarbeiter auf vorübergehender oder eingeschränkter Basis beauftragen (beispielsweise Beratungsunternehmen, die als vertrauliche Berater tätig sind, Anbieter zur Identitätsverifizierung, die von einem Kunden beauftragt werden, oder Analyseanbieter, die auf datenschutzwahrende Weise eingesetzt werden), wobei in jedem Fall die in Abschnitt 15.1 beschriebenen vertraglichen Schutzmaßnahmen Anwendung finden.

Mitteilung über neue Unterauftragsverarbeiter und Widerspruchsrecht

Soweit dies durch einen anwendbaren Datenverarbeitungszusatz mit einem Kunden vorgeschrieben ist, werden wir dem Kunden eine Vorabmitteilung über jeden neuen wesentlichen Unterauftragsverarbeiter sowie eine angemessene Möglichkeit zum Widerspruch einräumen. Erhebt ein Kunde aus vertretbaren datenschutzrechtlichen Gründen Widerspruch gegen einen neuen Unterauftragsverarbeiter, werden wir in gutem Glauben mit dem Kunden zusammenarbeiten, um eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden; dies kann die Bereitstellung zusätzlicher Schutzmaßnahmen umfassen oder, sofern keine Einigung erzielt werden kann, dem Kunden die Möglichkeit einräumen, den betroffenen Teil der Dienste zu kündigen.

Wo Sie die aktuelle Liste finden

Eine aktuelle, datierte Version der wesentlichen Unterauftragsverarbeiter-Liste ist auf Anfrage erhältlich, indem Sie support@ciosanna.com kontaktieren. Wir stellen die Liste zusammen mit dem Verarbeitungsland für jeden Unterauftragsverarbeiter und den Kategorien der Personenbezogenen Daten zur Verfügung, die jeder Unterauftragsverarbeiter verarbeitet.

Offenlegung von KI-Interaktionen

Gemäß Artikel 50 des EU AI Act (Regulation (EU) 2024/1689) und entsprechenden Transparenzpflichten in anderen Rechtsordnungen legen wir klar und deutlich offen, wenn Sie mit einem KI-System und nicht mit einem Menschen interagieren. Der Cio Sales Agent auf CiosannaConnect.com und der Cio AI Assistant innerhalb der Ciosanna-Plattform sind KI-Systeme, die auf der Grundlage großer Sprachmodelle betrieben werden, die von unserem KI-Unterauftragsverarbeiter (Anthropic, PBC) bereitgestellt werden. Jede Cio-Interaktion wird zu Beginn des Gesprächs als KI-Interaktion gekennzeichnet, und es werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um Sie an den KI-Charakter der Interaktion zu erinnern, sofern das Gespräch über einen erheblichen Zeitraum andauert.

Kennzeichnung KI-generierter Inhalte

Soweit Cio Inhalte generiert, die vernünftigerweise für von einem Menschen erstellte Inhalte gehalten werden könnten (einschließlich Antworten auf Ihre Fragen, generierter Zusammenfassungen oder generierter Texte), werden diese Inhalte in einer klar gekennzeichneten KI-Oberfläche präsentiert und nicht als von Menschen verfasst dargestellt. Wir generieren keine KI-synthetisierten Medien (wie etwa Deepfake-Bilder, -Audio oder -Video). Sollten wir in Zukunft damit beginnen, KI-synthetisierte Medien zu generieren, werden wir diese gemäß dem anwendbaren Recht als künstlich generiert oder manipuliert kennzeichnen.

Einschränkungen KI-generierter Inhalte

Von KI generierte Inhalte werden ausschließlich zu Informations- und Gesprächszwecken bereitgestellt. Sie können ungenau, unvollständig oder veraltet sein. Sie stellen keine rechtliche, finanzielle, steuerliche, immobilienbezogene, medizinische oder sonstige Fachberatung dar. Sie sollten sich bei Entscheidungen mit erheblichen Folgen nicht ohne unabhängige Überprüfung auf von KI generierte Inhalte verlassen. Sofern von KI generierte Inhalte eine Antwort liefern, die im Widerspruch zu dieser Datenschutzrichtlinie, den Nutzungsbedingungen oder anderen maßgeblichen Dokumenten steht, sind die maßgeblichen Dokumente ausschlaggebend.

Kein Profiling auf der Grundlage von KI-Gesprächen

Wir verwenden den Inhalt Ihrer Gespräche mit Cio nicht, um ein Profil von Ihnen für Werbezwecke zu erstellen, Entscheidungen über Ihre Anspruchsberechtigung zu treffen oder Merkmale über Sie zum Zweck des Marketings an Dritte weiterzugeben. Wir können aggregierte oder de-identifizierte Informationen über Gesprächsmuster verwenden, um die Cio-Funktionen selbst zu verbessern, wie in Abschnitt 3.9 beschrieben.

Ihr Recht auf Interaktion mit einem Menschen

Sie haben jederzeit das Recht, eine KI-Interaktion abzubrechen und stattdessen mit einem Menschen zu interagieren (im Fall des Cio Sales Agent durch eine E-Mail an support@ciosanna.com oder durch die Buchung einer Demo mit einem Mitglied unseres Teams; im Fall des Cio AI Assistant innerhalb der Plattform durch Kontaktaufnahme mit den designierten Administratoren Ihrer Kundenorganisation oder, sofern der Kunde einen menschlichen Support-Kanal bereitstellt, durch Kontaktaufnahme mit diesem Kanal).

Einstufung gemäß dem EU AI Act

Wir haben die Cio-Funktionen anhand der im EU AI Act festgelegten Kategorien bewertet und sind zu dem Ergebnis gelangt, dass sie in ihrer aktuellen Konfiguration keine „high-risk AI systems" im Sinne von Annex III des Gesetzes darstellen. Wir werden diese Einstufung erneut prüfen, sobald sich die Cio-Funktionen weiterentwickeln und Leitlinien der EU-Behörden vorliegen. Sollten wir feststellen, dass eine Cio-Funktion in eine Hochrisikokategorie fällt, werden wir die zusätzlichen Anforderungen einhalten, die für „high-risk AI systems" gelten, einschließlich der Anforderungen an Risikomanagement, Daten-Governance, technische Dokumentation, Aufzeichnungspflichten, Transparenz, menschliche Aufsicht, Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit.

Keine ausschließlich auf KI gestützten Entscheidungen

Wie in Abschnitt 10 beschrieben, trifft Cio selbst keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkungen entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinflussen. Das Cio-Verhaltens-Bewertungssystem ist ein Entscheidungsunterstützungswerkzeug, dessen Ergebnisse von Menschen (in der Regel autorisiertem Kundenpersonal) geprüft und umgesetzt werden. Der Cio AI Assistant und der Cio Sales Agent erzeugen Textantworten auf Nutzereingaben und handeln weder eigenständig in Ihrem Konto noch treffen sie in Ihrem Namen folgenreiche Maßnahmen.

Gründe für Änderungen

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken, den Diensten, unseren Unterauftragsverarbeitern, dem anwendbaren Recht oder der Auslegung des anwendbaren Rechts widerzuspiegeln. Wir können diese Richtlinie auch aktualisieren, um die Formulierung zu präzisieren oder Fehler zu berichtigen.

Kategorien von Änderungen

Wir klassifizieren Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie in zwei Kategorien:

• Unwesentliche Änderungen sind Änderungen, die Ihre Rechte oder die Art und Weise, wie wir Ihre Personenbezogenen Daten verarbeiten, nicht wesentlich beeinträchtigen. Beispiele hierfür sind Klarstellungen, Korrekturen von Tippfehlern, Änderungen der Namen von Unterauftragsverarbeitern, die keine Änderung der ausgeübten Funktion beinhalten, sowie geringfügige Formatierungsänderungen.
• Wesentliche Änderungen sind Änderungen, die Ihre Rechte oder die Art und Weise, wie wir Ihre Personenbezogenen Daten verarbeiten, wesentlich beeinträchtigen. Beispiele hierfür sind die Hinzufügung neuer Kategorien erhobener Personenbezogener Daten, neue Verarbeitungszwecke, neue Kategorien von Unterauftragsverarbeitern oder Empfängern, Änderungen in der Art und Weise, wie wir Opt-out-Signale berücksichtigen, Änderungen, die Ihre Datenschutzrechte einschränken, sowie Änderungen an unseren Verpflichtungen zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen.

Hinweis auf Änderungen

Wenn wir Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie vornehmen, werden wir:

• Die aktualisierte Datenschutzrichtlinie auf der CiosannaConnect.com-Website veröffentlichen.
• Das Datum „Zuletzt aktualisiert" am Anfang der Richtlinie aktualisieren.
• Bei wesentlichen Änderungen über einen oder mehrere der folgenden Kanäle, je nach Eignung, zusätzlich benachrichtigen: (a) per E-Mail an Ihre registrierte E-Mail-Adresse; (b) durch eine gut sichtbare Benachrichtigung innerhalb des Produkts auf der Ciosanna-Plattform beim nächsten Einloggen; (c) durch ein Banner auf der Website; oder (d) durch sonstige Mittel, die vernünftigerweise geeignet sind, Sie über die Änderung zu informieren.
• Sofern das anwendbare Recht eine Vorankündigung einer wesentlichen Änderung vorschreibt, werden wir eine solche Ankündigung vor dem Datum des Inkrafttretens bereitstellen.
• Sofern das anwendbare Recht Ihre ausdrückliche Einwilligung in eine wesentliche Änderung erfordert, bevor diese auf Ihre Personenbezogenen Daten Anwendung findet, werden wir diese Einwilligung einholen, bevor wir die Änderung anwenden.

Datum des Inkrafttretens und fortgesetzte Nutzung

Jede aktualisierte Datenschutzrichtlinie tritt ab dem oben in der aktualisierten Richtlinie angegebenen „Datum des Inkrafttretens" in Kraft, sofern für eine bestimmte Bestimmung kein früheres oder späteres Datum des Inkrafttretens festgelegt ist. Ihre fortgesetzte Nutzung der Dienste nach dem Datum des Inkrafttretens einer aktualisierten Datenschutzrichtlinie gilt als Ihre Zustimmung zur aktualisierten Richtlinie, soweit dies nach anwendbarem Recht zulässig ist und vorbehaltlich etwaiger Einwilligungsanforderungen, die in Abschnitt 17.3 beschrieben sind.

Frühere Versionen

Sie können eine Kopie einer früheren Version dieser Datenschutzrichtlinie anfordern, indem Sie uns unter support@ciosanna.com kontaktieren. Wir bewahren frühere Versionen gemäß unseren Dokumentenaufbewahrungsrichtlinien auf.

So erreichen Sie uns

Bei Fragen, Anfragen, Anliegen oder Beschwerden in Bezug auf diese Datenschutzrichtlinie, unsere Datenschutzpraktiken oder die Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte über eine der folgenden Methoden an uns:

• E-Mail: support@ciosanna.com
• Postanschrift: Ciosanna LLC, 714 W 2nd St, Waitsburg, WA 99361, Vereinigte Staaten
• Online-Formular: Reichen Sie eine Anfrage über unser Datenschutz-Anfrageformular ein unter https://www.ciosannaconnect.com/legal/privacy-request

Wenn Sie uns kontaktieren, geben Sie bitte ausreichende Informationen an, damit wir Sie identifizieren und die Art Ihrer Anfrage oder Ihres Anliegens verstehen können, und achten Sie dabei darauf, in Ihrer ersten Nachricht keine unnötigen Besonderen Personenbezogenen Daten anzugeben.

Benannte Datenschutzkontaktstelle

Anfragen, die an support@ciosanna.com mit einer Betreffzeile gerichtet werden, die auf ein Datenschutzanliegen hinweist (wie z. B. „Privacy Request", „Privacy Rights Request", „DSAR" oder „Privacy Complaint"), werden an die bei Ciosanna für die Bearbeitung von Datenschutzangelegenheiten zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeleitet.

EU-Vertreter

Ciosanna bietet die Dienste derzeit nicht in der Europäischen Union an und hat daher keinen Vertreter in der Union gemäß Artikel 27 der GDPR benannt. Ein Vertreter wird gemäß Artikel 27 vor einer etwaigen Einführung der Dienste in der Europäischen Union benannt, und diese Datenschutzerklärung wird zu diesem Zeitpunkt aktualisiert. Bis ein EU-Vertreter förmlich benannt wurde, können in der EU ansässige Personen uns direkt über die in Abschnitt 18.1 beschriebenen Methoden kontaktieren. Die Benennung eines EU-Vertreters berührt weder unsere noch die Verantwortlichkeiten oder Haftungen unserer Vertreter gemäß der GDPR.

UK-Vertreter

Sofern wir verpflichtet sind, einen Vertreter im Vereinigten Königreich gemäß Artikel 27 des UK GDPR zu benennen, wird der benannte UK-Vertreter in diesem Abschnitt aufgeführt. Bis zur formellen Benennung eines UK-Vertreters können sich Personen mit Wohnsitz im Vereinigten Königreich direkt über die in Abschnitt 18.1 beschriebenen Kontaktwege an uns wenden.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten gegen anwendbares Recht verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Land oder dem Staat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsorts oder des Orts der mutmaßlichen Verletzung. Nachfolgend finden Sie nicht abschließende Informationen zu den wichtigsten Aufsichtsbehörden, die für unsere Nutzer relevant sind:

• Europäische Union: Eine Liste der nationalen Aufsichtsbehörden wird vom European Data Protection Board unter https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en gepflegt. Sie können eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsorts oder des Orts der mutmaßlichen Verletzung einreichen.
• Vereinigtes Königreich: Information Commissioner's Office (ICO), https://ico.org.uk, Telefon +44 0303 123 1113.
• Schweiz: Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC), https://www.edoeb.admin.ch.
• Kalifornien, Vereinigte Staaten: California Privacy Protection Agency (https://cppa.ca.gov) und California Attorney General (https://oag.ca.gov/privacy).
• Andere Bundesstaaten der Vereinigten Staaten: Anfragen zu datenschutzrechtlichen Vorschriften der einzelnen Bundesstaaten können an den jeweils zuständigen Attorney General des Bundesstaats gerichtet werden. Kontaktdaten der jeweiligen Attorney General sind unter https://www.naag.org/find-my-ag/ abrufbar.
• Kanada: Office of the Privacy Commissioner of Canada (https://www.priv.gc.ca) sowie für Einwohner von Quebec die Commission d'accès à l'information du Québec (https://www.cai.gouv.qc.ca).
• Brasilien: Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), https://www.gov.br/anpd.
• Australien: Office of the Australian Information Commissioner (OAIC), https://www.oaic.gov.au.

Wir empfehlen Ihnen, sich vor der Einreichung einer Beschwerde zunächst unter support@ciosanna.com an uns zu wenden, damit wir die Möglichkeit haben, Ihre Anliegen direkt zu klären.

Beschwerden gemäß dem Fair Housing Act

Wenn sich Ihre Beschwerde auf die Nutzung der Dienste durch einen Kunden bezieht, von der Sie glauben, dass sie gegen den Fair Housing Act oder ein analoges staatliches oder lokales Gesetz zum fairen Wohnungswesen verstößt, können Sie eine Beschwerde beim U.S. Department of Housing and Urban Development unter https://www.hud.gov/fairhousing oder bei der zuständigen staatlichen oder lokalen Behörde für faires Wohnungswesen einreichen. Wir werden mit Untersuchungen und Verfahren im Bereich des fairen Wohnungswesens in dem gesetzlich vorgeschriebenen Umfang kooperieren.

Beschwerden gemäß dem Fair Credit Reporting Act

Wenn Ihre Beschwerde die Verwendung von Verbraucherberichtsinformationen betrifft (einschließlich des Cio-Verhaltens-Scoring-Systems, soweit es als Verbraucherbericht verwendet wird) und Sie der Ansicht sind, dass diese Verwendung gegen den Fair Credit Reporting Act verstößt, können Sie eine Beschwerde beim bundesstaatlichen Consumer Financial Protection Bureau unter https://www.consumerfinance.gov, bei der Federal Trade Commission unter https://www.ftc.gov oder bei der zuständigen staatlichen Aufsichtsbehörde einreichen. Unsere FCRA Disclosure (abrufbar unter /legal/fcra) enthält weitere Informationen.

Barrierefreiheit

Wenn Sie diese Datenschutzerklärung in einem alternativen barrierefreien Format benötigen oder wenn Sie Unterstützung bei der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter support@ciosanna.com, und wir werden eine angemessene Unterstützung bereitstellen.