Divulgation FCRA

La présente Divulgation au titre de la loi sur l'exactitude des rapports de crédit (FCRA) explique comment fonctionne le système de notation comportementale Cio, quel rôle jouent respectivement Ciosanna et nos Clients (gestionnaires immobiliers et entreprises similaires qui utilisent le Service), et quels droits ont les Résidents et les candidats lorsqu'un Cio Score est utilisé comme facteur dans une sélection des locataires, une décision de crédit ou une autre décision en matière de logement.

La loi sur l'exactitude des rapports de crédit, 15 U.S.C. § 1681 et seq., est la loi fédérale qui régit l'utilisation des rapports de consommateur dans les décisions de logement, de crédit, d'emploi et similaires. La présente Divulgation explique comment la FCRA peut s'appliquer au Cio Score et ce que Ciosanna fait et ne fait pas au titre de la FCRA.

La présente Divulgation s'inscrit dans notre cadre juridique aux côtés de la Politique de confidentialité et des Conditions d'utilisation. La Section 10 de la Politique de confidentialité décrit en détail le système de notation Cio et vos droits en matière de décision automatisée, et la Section 9 des Conditions d'utilisation énonce nos clauses de non-responsabilité relatives à la notation ainsi que les obligations des Clients. Lorsque la présente Divulgation recoupe ces documents, les trois doivent être lus conjointement.

Pour toute question concernant la présente Divulgation ou le Cio Score, contactez-nous à support@ciosanna.com. Pour soumettre une contestation formelle ou une autre demande relative à vos droits, consultez la Section 7 ci-dessous ou utilisez notre formulaire de demande de confidentialité à l'adresse /legal/privacy-request.

Le Cio Score est un indicateur numérique généré par le système de notation comportementale Cio qui reflète les tendances dans les interactions d'un Résident sur le Service. Le score varie de 300 à 850, avec une base de départ de 650 pour les nouveaux Résidents, et il est recalculé à mesure que de nouveaux événements sont enregistrés.

Le Cio Score, tel que Ciosanna le génère et le conserve, ne constitue pas en soi un rapport de consommateur ni un score de crédit, et Ciosanna n'est pas une agence de renseignements sur les consommateurs au sens de la FCRA. Le score est dérivé uniquement des propres interactions d'un Résident sur le Service —telles que l'historique du grand livre, la réactivité dans les communications, le comportement en matière de maintenance et les événements de conformité au bail— et est destiné à servir d'indicateur interne de service client.

La FCRA peut s'appliquer lorsqu'un Client utilise le Cio Score comme facteur dans une sélection des locataires, une décision de crédit ou une autre décision couverte par la FCRA. Dans cette situation, le Client est responsable du respect de la FCRA, y compris l'obtention des consentements requis, la fourniture des divulgations décrites dans le présent document et la mise en œuvre d'un processus de contestation de 30 jours. Ciosanna fournit des outils pour aider les Clients à respecter ces obligations, mais ne décide pas elle-même si la FCRA s'applique à un usage donné.

Le Cio Score est calculé à partir de quatre catégories de données comportementales enregistrées à mesure que le Résident utilise le Service :

• Historique des paiements — paiements effectués à temps, en retard ou manqués sur le grand livre
• Réactivité dans les communications — délai de réponse aux messages et aux avis
• Comportement en matière de maintenance — comment les demandes de maintenance sont soumises, traitées et suivies
• Événements de conformité au bail — avis, infractions et événements similaires liés au bail

Le Cio Score n'est calculé à partir d'aucun attribut de catégorie protégée. La race, la couleur, l'origine nationale, la religion, le sexe, la situation familiale, le handicap, l'âge, la source de revenus et les attributs similaires ne sont pas des données d'entrée pour le score et ne sont pas utilisés par le système de notation pour pondérer, ajuster ou modifier le score de quelque manière que ce soit.

Le Cio Score varie de 300 (le plus bas) à 850 (le plus élevé). Les nouveaux Résidents commencent avec une base de 650. Le score est conçu pour augmenter ou diminuer au fil du temps à mesure que les événements sont enregistrés —les événements favorables l'augmentent et les événements défavorables le diminuent.

Le Cio Score est recalculé chaque fois qu'un événement de notation est enregistré. Les recalculs ont lieu en continu à mesure que de nouveaux événements surviennent, et non selon un calendrier fixe. Les événements plus anciens cessent d'être pris en compte dans le calcul après sept (7) ans, conformément à la politique de conservation décrite à la Section 7 ci-dessous.

Ciosanna utilise le Cio Score en interne comme indicateur de service client —par exemple, pour mettre en évidence des tendances dans les interactions des résidents auprès du personnel du Client, pour alimenter des programmes de récompenses facultatifs et pour soutenir les opérations quotidiennes de la propriété du Client. Cette utilisation interne ne déclenche pas en soi la FCRA.

Un Client peut, à sa discrétion et sous réserve de la législation applicable, choisir d'utiliser le Cio Score comme l'un des facteurs dans une sélection des locataires, un renouvellement de bail ou une autre décision en matière de logement similaire. Lorsqu'un Client procède ainsi, il utilise le Cio Score comme un rapport de consommateur aux fins de la FCRA et assume les obligations décrites à la Section 6 ci-dessous, y compris l'obligation de fournir un avis de mesure défavorable si une décision est défavorable au Résident ou au candidat.

Le Cio Score est uniquement une aide à la décision. Un Client doit procéder à un examen humain véritable avant toute décision en matière de logement qui repose sur le score, et le Client ne doit pas déléguer les décisions de logement défavorables au score ni à Cio. Ciosanna ne prend pas de décisions de logement finales et n'autorise pas l'utilisation du Cio Score comme seul fondement d'une quelconque décision concernant un Résident, un candidat, un propriétaire ou un fournisseur.

Si vous êtes un Résident disposant d'un Cio Score, vous pouvez consulter votre score actuel à tout moment via le portail des résidents. Le portail affiche également les événements ayant contribué à votre score, organisés par catégorie.

Vous pouvez contester tout événement de notation que vous estimez inexact ou incomplet en soumettant une contestation via le portail du Résident. Le Client est tenu d'examiner la contestation dans un délai de trente (30) jours. Si la contestation est retenue, l'événement est supprimé et votre score est recalculé. Si la contestation est rejetée, vous recevrez une explication écrite ainsi que le droit d'ajouter une déclaration à l'événement contesté. Le processus de contestation est décrit plus en détail dans Section 6 ci-dessous.

Si un Client refuse votre candidature, décide de ne pas renouveler votre bail, ou prend toute autre mesure défavorable à votre encontre basée en tout ou en partie sur le Cio Score, le Client est tenu de vous fournir un avis d'action défavorable dans un délai de trente (30) jours. L'avis doit identifier la note utilisée, les facteurs principaux ayant abaissé la note, votre droit de contester la note, ainsi que les coordonnées de Ciosanna et du Client.

Après avoir reçu un avis d'action défavorable, vous avez le droit de demander une copie gratuite du rapport de notation qui a été utilisé dans la décision. Vous pouvez demander ce rapport en contactant support@ciosanna.com dans un délai de soixante (60) jours suivant la réception de l'avis d'action défavorable.

Vous pouvez vous désinscrire du Cio Score et demander la suppression de vos données de notation à tout moment. Étant donné que certaines données de notation doivent être conservées afin de se conformer à la FCRA et à toute autre loi applicable, la suppression est mise en œuvre par pseudonymisation — vos informations d'identification sont retirées du dossier de notation, tandis qu'un dossier dépersonnalisé est conservé pour la période décrite dans Section 7. Après la désinscription, une période de refroidissement s'applique avant que vous puissiez vous réinscrire, comme décrit dans votre consentement de notation.

Un Client est tenu d'émettre un avis d'action défavorable lorsque le Client prend une action défavorable à l'encontre d'un Résident ou d'un candidat — par exemple, en refusant une demande, en décidant de ne pas renouveler un bail, ou en imposant des conditions sensiblement moins favorables — et que le Cio Score a été un facteur dans cette décision. L'obligation de notification s'applique même si le Cio Score n'était qu'un facteur parmi plusieurs pris en considération.

Un avis d'action défavorable doit inclure :

• Le Cio Score qui a été utilisé dans la décision
• Les facteurs principaux ayant contribué à abaisser la note
• Une déclaration indiquant que le Résident ou le demandeur a le droit de contester la note
• Les coordonnées de Ciosanna (support@ciosanna.com) accompagnées d'une déclaration précisant que Ciosanna n'a pas pris la décision en matière de logement sous-jacente
• Les coordonnées du Client ayant pris la décision

L'avis d'action défavorable doit être fourni au Résident ou au demandeur dans un délai de trente (30) jours suivant la décision défavorable. Ciosanna fournit des outils permettant aux Clients de générer automatiquement des avis d'action défavorable lorsqu'un refus est enregistré dans le Service, mais le Client demeure responsable de la remise et du contenu.

Si vous pensez qu'un événement de notation est inexact ou incomplet, vous pouvez déposer une contestation via le portail Résident. La contestation doit identifier l'événement spécifique faisant l'objet de la contestation ainsi que la raison pour laquelle vous estimez qu'il est inexact ou incomplet. Le dépôt d'une contestation est gratuit.

Le Client est tenu d'examiner la contestation dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception. Pendant l'instruction de la contestation, l'événement contesté est signalé comme tel dans votre rapport de notation. Si la contestation est retenue, l'événement est supprimé et votre score est recalculé immédiatement. Si la contestation est rejetée, vous recevrez une explication écrite, et vous avez le droit d'ajouter une déclaration d'au maximum cent (100) mots à l'événement contesté, laquelle sera visible à côté de celui-ci. Si le Client ne procède pas à l'instruction de la contestation dans un délai de trente (30) jours, la contestation est automatiquement retenue et l'événement est supprimé.

Ciosanna maintient des procédures raisonnables pour garantir l'exactitude des données de notation, notamment la validation des événements au moment de leur enregistrement, la procédure de contestation décrite dans Section 6, ainsi qu'un journal d'audit de chaque événement de notation et de chaque recalcul. Les Clients sont tenus de valider les événements enregistrés sous leur compte et de traiter les contestations dans les meilleurs délais.

Les données de notation sont conservées pendant sept (7) ans à compter de la date de l'événement. Après sept ans, l'événement est retiré du calcul de notation actif, mais le dossier peut être conservé sous une forme dépersonnalisée à des fins d'audit et de conformité. Lorsqu'un Résident demande la suppression de ses données de notation, les données sont pseudonymisées — les informations identificatrices sont supprimées et le dossier dépersonnalisé est conservé pendant la période décrite dans la présente Section.

Pour toute question concernant la présente Divulgation, le Cio Score, ou vos droits en vertu de la FCRA, veuillez contacter support@ciosanna.com. Pour soumettre une contestation formelle ou demander un rapport de score gratuit après une action défavorable, utilisez le portail Résident ou le formulaire de demande de confidentialité à l'adresse /legal/privacy-request. Nous répondrons aux demandes relatives à FCRA dans un délai de trente (30) jours suivant leur réception.

Si vous pensez que Ciosanna ou un Client ne s'est pas conformé aux FCRA, vous pouvez déposer une plainte auprès du Bureau fédéral de protection financière des consommateurs (CFPB) à l'adresse consumerfinance.gov, auprès de la Commission fédérale du commerce (FTC) à l'adresse ftc.gov, ou auprès du bureau du procureur général de votre État. Vous pouvez également bénéficier de droits supplémentaires en vertu des lois de protection des consommateurs de votre État.